REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć wydatek poniesiony przez pracownika w delegacji bez dokumentów potwierdzających ten koszt?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak rozliczyć wydatek poniesiony przez pracownika w delegacji bez dokumentów potwierdzających ten koszt? /fot. Fotolia
Jak rozliczyć wydatek poniesiony przez pracownika w delegacji bez dokumentów potwierdzających ten koszt? /fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik wyjeżdżający w zagraniczną podróż służbową miał opłacony przez pracodawcę przelot. Nie ponosił dodatkowych kosztów przejazdów lokalnych (strona zagraniczna zapewniała przejazdy na miejscu). Po powrocie pracownik nie przedstawił żadnych dokumentów potwierdzających wydat­ki, stwierdzając, że nie musi. W oświadczeniu nie wskazał także powodów, dla których tych dokumen­tów nie ma. Czy w takiej sytuacji powinniśmy wypłacić pracownikowi świadczenia związane z podróżą służbową?

Tak. Mimo że pracownik nie udokumentował kosztów podróży, należy wypłacić mu świadczenia delegacyjne w postaci diety, ryczałtów na jazdy lokalne i tzw. ryczałtu dojazdowego oraz ryczałtu noclego­wego.

REKLAMA

Zobacz serwis: Czas pracy

Jeżeli pracownik nie przedstawił dokumentów potwierdzających wydatki ani nie złożył oświadcze­nia o poniesionych wydatkach i przyczynach braku możliwości ich udokumentowania na podstawie § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (np. z powodu zgubienia rachunku za nocleg), to świadczenia powinny zostać wypłacone w sposób ryczałtowy, określony w tym rozporządzeniu. Ry­czałty nie muszą być dokumentowane, co oznacza, że pracownik nie jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesione koszty i ich wysokość. Na żądanie pracodawcy pracownik składa oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do ryczałtów (§ 5 ust. 3 rozporządze­nia w sprawie podróży służbowych), które obejmuje ewentualne informacje powodujące brak prawa do ryczałtowych świadczeń. Nie można jednak wymagać podania uzasadnienia dla niezłożenia dokumentów potwierdzających świadczenia określone ryczałtowo. Pobranie oświadczenia od pracownika umożliwia prawidłowe, dokonane na podstawie rzeczywistych sytuacji, rozliczenie:

  • diet (zapewnienie wyżywienia całodziennego lub częściowego, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, godzina przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej),
  • prawa do świadczeń noclegowych (np. zapewnienie bezpłatnego noclegu przez instytucję zagranicz­ną, do której pojechał pracownik),
  • ryczałtów na przejazdy lokalne (pracownik ponosił lub nie ponosił kosztów tych przejazdów, np. hotel zapewnił transfer z lotniska),
  • koszty przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów).

REKLAMA

Wiele świadczeń delegacyjnych wyrażonych jest ryczałtowo. Dotyczy to kosztów jazd i dojazdów lokal­nych, kosztów noclegowych (gdy pracownik nie przedstawił dokumentów - rachunek, faktura - potwier­dzających poniesiony na nocleg wydatek). Ryczałtowy charakter ma również dieta, gdyż jej wysokość jest wyrażona w kwocie określonej z góry.

Zasadą jest, że pracownik otrzymuje świadczenia z tytułu podróży służbowych w postaci diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej (przy czym w delegacji krajowej jest to jeden ryczałt, w delegacji zagranicznej dwa ryczałty), noclegów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których ryczałt ten jest prze­widziany, jeżeli brak ponoszenia tych kosztów powiązany jest z pracodawcą (np. pracodawca wynajmuje w danej miejscowości mieszkanie, gdzie pracownicy mają zapewnione noclegi; strona zagraniczna za­prasza pracownika do skorzystania z pokoju noclegowego, którym dysponuje). Poszczególne ryczałty nie przysługują również w sytuacjach, które wskazują przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służ­bowych odnoszące się do tych ryczałtów (§ 7 ust. 3-5, § 8 ust. 3-5, § 9 ust. 2-3, § 14, § 15, § 16 ust. 2-4, § 17 ust. 4 tego rozporządzenia).

W art. 775 Kodeksu pracy i rozporządzeniu wykonawczym wydanym na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywi­ście poniósł (wyrok SN z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06).

Podstawa prawna:

• § 5 ust. 2-3, § 7 ust. 3-5, § 8 ust. 3-5, § 9 ust. 2-3, § 14, § 15, § 16 ust. 2-4, § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samo­rządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: 100 pytań o wynagrodzenia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd odpowiada na wysokie ceny energii! Nie boi się weta prezydenta Nawrockiego

Rząd w najbliższy wtorek zajmie się ustawą, która ma zagwarantować utrzymanie cen energii na dotychczasowym poziomie – zapowiedział minister energii Miłosz Motyka. Dodał, że od stycznia 2026 r. możliwe będzie odejście od mrożenia cen energii.

Prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, za jazdę po zatrzymaniu prawka – ponowny egzamin i obowiązkowe kaski dla rowerzystów i użytkowników hulajnóg elektrycznych. Rząd zmienia przepisy prawa o ruchu drogowym

Większa mobilność osób młodych, czyli prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, cofnięcie uprawnień do kierowania pojazdami w przypadku prowadzenia samochodu po zatrzymaniu prawa jazdy oraz obowiązkowe kaski dla dzieci do 16 roku życia, poruszających się rowerem lub hulajnogą elektryczną. To najważniejsze założenia nowego projektu ustawy o zmianie prawa o ruchu drogowym autorstwa rządu.

Sąd w Warszawie pyta TSUE o WIBOR. Czy bank jasno informował konsumentów o ryzyku i zasadach ustalania zmiennego oprocentowania kredytu? Komentarz radcy prawnego

W dniu 30 czerwca 2025 roku, Sąd Okręgowy Warszawa-Praga w Warszawie wydał postanowienie w sprawie II C 1440/24, w którym sformułował pytania prejudycjalne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące wskaźnika WIBOR. Uzasadnienie tego postanowienia komentuje dla infor.pl Beata Strzyżowska, radca prawny, której Kancelaria reprezentuje kredytobiorców w tej sprawie.

Młodsi i bardziej zadłużeni – multidłużnicy w Polsce

Profil polskiego multidłużnika wyraźnie się zmienia. Coraz większą część tej grupy stanowią młodsi konsumenci, a udział kobiet systematycznie maleje. W ciągu trzech lat udział osób w wieku 18–25 lat wzrósł sześciokrotnie, a w grupie 26–35 lat o ponad 7 pkt proc. Mężczyźni nie tylko stanowią większość, lecz także odpowiadają za coraz większą część zadłużenia. Szczegóły analizy poniżej.

REKLAMA

Przepada świadczenie wspierające. Umierają kolejne osoby niepełnosprawne. Co na to sądy?

Wszyscy wiemy, że przyznawanie świadczenie wspierającego obciąża przewlekłość. Okres oczekiwanie na przyznanie punktów w ramach poziomu potrzeby wsparcia wynosi w skrajnych przypadkach rok. Na punkty czekają osoby niepełnosprawne w tak poważnych stanach (i sędziwym wieku), że część z nich umiera. Ostrzegano przed takimi sytuacjami jeszcze przed wprowadzeniem świadczenia wspierającego. Niestety te obawy się spełniły. W efekcie rodziny osób zmarłych idą do sądu bo świadczenie wspierające ... przepada. Przykład takiej sytuacji poniżej.

Młodzi Polacy w trybie oszczędzania. Najczęściej od 20 do 60 proc. towarów kupują w promocjach [RAPORT]

Jak wynika z najnowszego raportu rynkowego, Polacy w wieku 18-25 lat najczęściej robią od 20% do 40% codziennych zakupów w promocjach – 32,5%. Głównie dotyczy to osób z dochodami w przedziale 3000-4999 zł, ze średnim wykształceniem i z mniejszych miejscowości. Z kolei 26,5% młodych konsumentów kupuje na co dzień od 40% do 60% podstawowych produktów w promocjach. Szczegóły poniżej wraz z omówieniem wyników raportu.

Zasiłek z MOPS? Tak, ale pamiętaj o wywiadzie środowiskowym

Osoby ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej często zapominają o ważnej roli, jaką odgrywa rodzinny wywiad środowiskowy. Jest to podstawowe narzędzie, które pozwala na ocenę sytuacji majątkowej i rodzinnej. Kto i gdzie przeprowadza taki wywiad? Czy jest on obowiązkowy?

MOPS od 10 lat naruszają prawo wbrew TK. Nie ma limitu 18 lat przy świadczeniu pielęgnacyjnym (starym) [osoba niepełnosprawna, stopień znaczny)

Nieufność staruszki z demencją (osoba niepełnosprawna, stopień znaczny) jest dodatkowym argumentem dla przyznania świadczenia pielęgnacyjnego. Bo staruszka ufa tylko swojej córce. I nie może wykonywać czynności opiekuńczych nikt inny. To ciekawostka z omówionego w artykule wyroku sądu. Wyrok ten pokazuje jednak stały problem z MOPS - urzędnicy wiedzą o tym, że nie ma limitu wieku (18 lat dla osoby nieuczącej się) przy świadczeniu pielęgnacyjnym (jako data powstania niepełnosprawności. Ale wciąż ten limit stosują. To karygodne. Bo wynika to w mojej ocenie z obawy, że wojewoda odbierze gminom pieniądze na świadczenie pielęgnacyjne albo RIO zarzucą gminie naruszenie zasad gospodarki środkami publicznymi - bo przepisy wciąż mówią o limicie 18 lat, a to że limit nie obowiązuje wynika z wyroku TK, którego Sejm nigdy nie przełożył na nowelizację przepisów

REKLAMA

Kłopoty ze skargą na MOPS za odebrany zasiłek pielęgnacyjny 215,84 zł. Tylko ePUAP albo papierowy dokument

W przepisach jest pułapka. Jeżeli spierasz się o zasiłek pielęgnacyjny (215,84 zł) z MOPS to nie można obecnie wnosić elektronicznie pism do sądu z nowym systemem e-Doręczenia. Będzie to możliwe dopiero od 2029 r. (o czym informują przepisy przejściowe, które łatwo przegapić). Można skorzystać z ePUAP. I tak wniesioną skargę na decyzję MOPS sąd przyjmie. Przez e-Doręczenia to się nie uda. W artykule przykład utraconego w ten sposób zasiłku pielęgnacyjnego. Na dziś najbezpieczniejszym prawnie sposobem wniesienia skargi na MOPS (i SKO) w sprawie zasiłku pielęgnacyjnego jest po prosty tradycyjna "papierowa" skarga.

1,1 mln osób dostanie czternastą emeryturę wcześniej. Ale nie każdy dostanie 1558,81 zł na rękę

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje wypłatę czternastych emerytur. Jeszcze przed najbliższym weekendem (do piątku 5 września 2025 r.) przelew na konto i przekaz pocztowy otrzyma prawie 1 mln 136 tys. osób. To emeryci i renciści, którym ZUS ustalił termin płatności głównego świadczenia na 6 dzień miesiąca.

REKLAMA