Jak doręcza się pisma w postępowaniu administracyjnym?

Zgodnie z treścią kodeksu postępowania administracyjnego pisma, czyli zawiadomienia i wezwania doręcza organ administracji publicznej za pokwitowaniem, za pośrednictwem:

• poczty;

• swoich pracowników;

• inne upoważnione osoby lub organy.

Zobacz również: Kto może być stroną w postępowaniu administracyjnym?

W niektórych przypadkach istnieje również możliwość doręczenia pisma za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to możliwe, jeśli:

• strona wystąpiła do organu o tego typu doręczenie;

• strona wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pisma, co do zasady doręcza się stronie, czyli osobie bezpośrednio zainteresowanej i zaangażowanej w sprawę. Nie zmienia to jednak faktu, że prawo przewiduje także inne możliwości, na wypadek napotkania trudności w doręczeniu pisma adresatowi.

Zobacz również: Postępowanie administracyjne

Po pierwsze, pismo może zostać doręczone przedstawicielowi bądź pełnomocnikowi strony, jeżeli tak został ustanowiony. 

Jeżeli adresat pisma jest nieobecny, pismo może zostać doręczone dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu (za pokwitowaniem), jeśli osoba ta zobowiąże się do przekazania pisma. Mamy wówczas do czynienia z tzw. doręczeniem zastępczym.

Warto również pamiętać o funkcjonującej w przepisach regulujących postępowanie administracyjne fikcji doręczenia. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku niemożności doręczenia pisma w żaden wyżej wskazany sposób. Wówczas adresata zawiadamia się (poprzez tzw. awizo) o konieczności odbioru przesyłki we wskazanym miejscu (np. w danej placówce pocztowej) w ciągu 7 dni. Jeżeli w ciągu tego czasu pismo nie zostanie odebrane, wówczas wystawione zostaje awizo powtórne i adresat ma kolejne 7 dni na odebranie pisma. Jeśli i w tym terminie go nie odbierze, uznaje się, że pismo zostało doręczone wraz z upływem czternastego dnia.

Należy pamiętać, że w toku postępowania administracyjnego strona musi informować organ, przed którym toczy się postępowanie, o każdej zmianie adresu. W przeciwnym razie, pismo doręczone pod poprzedni adres zostanie uznane za doręczone prawidłowo i będzie wywoływało wszelkie skutki prawne.

Odbiór pisma powinien zostać przez adresata pokwitowany (złożenie podpisu ze wskazaniem daty odbioru). W razie gdyby adresat nie chciał bądź nie mógł pokwitować odbioru, wówczas doręczający stwierdza datę odbioru, osobę, która pismo odebrała oraz przyczynę braku podpisu.

Zobacz serwis: Sprawy urzędowe

A co dzieje się w przypadku, gdy adresat odmawia przyjęcia pisma? Wówczas pismo zwracane jest nadawcy z adnotacją o odmowie odbioru pisma (i dacie tego zdarzenia). Pismo wraz z adnotacją umieszcza się w aktach sprawy, a za datę doręczenia pisma uznaje się dzień odmowy przyjęcia pisma przez adresata.