REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Magdalena Dąbrowska
Ekspert z zakresu doradztwa personalnego  

REKLAMA

REKLAMA

Każde dobrze przeprowadzone zebranie składa się z określonych etapów, zaczynając od planowaniu kończąc na wnioskach końcowych.

NAJWAŻNIEJSZE ETAPY

Etap Pierwszy: Planowanie

REKLAMA

Dokładnie określone cele zebrania. Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego jest potrzebne - lista tematów.

Najważniejsze pytanie, to: "jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?"

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:
a) Informacja
Funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
b) Burza mózgów - dyskusja
Dyskusja odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
c) Decyzja
Kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów należy zastanowić się: "w jaki sposób chcemy to osiągnąć?". Celowe jest aby omówić to podczas zebrania ponieważ:

  • umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji.
  • każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Etap drugi: Informowanie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel dyskusji.

Uczestnicy spotkania powinni być poinformowani i przygotowani do zebrania, tak aby każdy mógł wykorzystać swój czas efektywnie.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4 do 7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na 2 grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Wszystkie zagadnienia należy wcześniej przemyśleć, jeżeli mają być przedmiotem ogólnej dyskusji.

Faza trzecia: Przygotowanie

Zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia.

Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić.

Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (np. kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku Agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia, godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

Faza czwarta: Kontrolowanie przebiegu spotkania

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

  • propozycję,
  • uzasadnienie,
  • wysłuchanie argumentów za i przeciw,
  • przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualna sytuacja,
  • elementy do ustalenia,
  • przedstawienie różnych aspektów sprawy,
  • działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Faza piąta: Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
  • Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
  • Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
  • Zapisanie ważnych uwag nie.
  • Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
(Stare) świadczenie pielęgnacyjne. Poszkodowane osoby niepełnosprawne z wnioskiem do MOPS. Najnowszy wyrok TK także bez publikacji

Osoba niepełnosprawna (stopień znaczny) przez lata nie mogła otrzymać świadczenia pielęgnacyjnego (jako opiekun innej osoby niepełnosprawnej ze znacznym stopniem niepełnosprawności). Brzmi skomplikowanie. Ale chodzi o to, że mąż jest niepełnosprawny i opiekuje się niepełnosprawną żoną (albo odwrotnie). Pomimo faktycznej opieki nie mógł otrzymać świadczenia pielęgnacyjnego. Wydaje się to logiczne. Jak niby jedna osoba z poważnymi ograniczeniami zdrowotnymi mogłaby opiekować się osobą także niepełnosprawną. Jednak w praktyce w rodzinach (zwłaszcza wielopokoleniowych) występuje taka sytuacja. Ale prawo było tak napisane przez polityków jakby takich sytuacji nie było - opiekunowie byli pozbawieni świadczenia pielęgnacyjnego pod pretekstem, że często będzie tu wyłudzanie przez osoby niepełnosprawne świadczeń.

Procedury KYC: czy firmy mogą żądać od konsumenta kopii dokumentu tożsamości?

Procedury KYC czyli "Poznaj swojego klienta" muszą równoważyć bezpieczeństwo i prawa konsumenta. Na czym mogą polegać procedury KYC? Czemu mają przeciwdziałać? Jakie dane osobowe zbierają przedsiębiorcy? Czy mogą żądać kopii dokumentu tożsamości?

Nauczyciele i podwyżki brutto: 5153 zł (początkujący), 5310 zł (mianowany) 6211 zł (dyplomowany). Wsteczne 5%. Od 239 zł do 296 zł. 6 stawek. Tabela

Minimalne wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli wzrasta o 5 proc., czyli o od 239 zł do 296 zł brutto, zależnie od stopnia awansu zawodowego i grupy zaszeregowania.

Zasiłek chorobowy od 1. dnia niezdolności do pracy - od kiedy? MRPiPS: Teraz nad projektem pracuje Komitet Ekonomiczny Rady Ministrów

Projekt w sprawie finansowania przez ZUS zasiłku chorobowego dla pracowników od 1. dnia niezdolności do pracy jest obecnie przedmiotem prac Komitetu Stałego Rady Ministrów - poinformował minister rodziny, pracy i polityki społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską.

REKLAMA

Poczta Polska: nie wszyscy emeryci są zwolnieni z abonamentu RTV

Emeryci, którzy ukończyli 60 lat i miesięcznie otrzymują do 4090,86 zł (brutto) są zwolnieni z opłaty abonamentu RTV; w tym celu muszą zgłosić się do placówki pocztowej - przekazała Poczta Polska w odpowiedzi na pytania PAP. Zwolnienie dotyczy ponadto m.in. osób po 75 roku życia, bezrobotnych i z niepełnosprawnościami.

Zakłócanie spokoju dziennego w 2025 r. Kiedy pies może szczekać w bloku?

Zakłócanie spokoju dziennego w 2025 r. Kiedy pies może szczekać w bloku? Czy właściciel czworonoga może zostać ukarany? Czym jest zakłócanie spokoju dziennego? Co grozi za zakłócanie spokoju dziennego?

Błonica: groźny przypadek we Wrocławiu. Chore dziecko podróżowało trzema samolotami

Wrocławscy lekarze potwierdzili przypadek błonicy u nieszczepionego dziecka, które wróciło z Afryki. Stan pacjenta jest ciężki, ale stabilny. GIS prowadzi dochodzenie epidemiologiczne – dziecko podróżowało trzema samolotami, a pasażerowie z najbliższego kontaktu mogą zostać objęci nadzorem.

Przemoc a rozwód [WYWIAD]

„Przygotowanie się do rozwodu w przypadku przemocy wymaga przemyślanej strategii” – podkreśla adwokat Karolina Jagiełło-Przychodzka. Na co warto zwrócić uwagę?

REKLAMA

Niebezpieczne pułapki w umowach o dożywocie. Jak nie stracić mieszkania i zabezpieczyć swoje prawa?

Umowa o dożywocie może zapewnić seniorom spokojną przyszłość, ale nieostrożność przy jej podpisywaniu grozi utratą nieruchomości i finansowymi problemami. Brak precyzyjnych zapisów, zaniżone świadczenia czy niewypłacane renty – to tylko niektóre z zagrożeń. Sprawdź, na co zwrócić uwagę i jak skutecznie się zabezpieczyć przed ryzykiem.

Pracownik po 50. roku życia bardziej opłacalny. Pracodawcy dostaną dofinansowanie do wynagrodzeń. [Senat klepną poprawki, kiedy podpis prezydenta]

Pracownik po 50. roku życia bardziej opłacalny. Pracodawcy dostaną dofinansowanie do wynagrodzeń. Sejmowa Komisja Nadzwyczajna do rozpatrzenia projektów ustaw dotyczących rynku pracy oraz cudzoziemców przebywających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zajmie się uchwałą Senatu w środę, 19 marca.

REKLAMA