REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Magdalena Dąbrowska
Ekspert z zakresu doradztwa personalnego  

REKLAMA

REKLAMA

Każde dobrze przeprowadzone zebranie składa się z określonych etapów, zaczynając od planowaniu kończąc na wnioskach końcowych.

NAJWAŻNIEJSZE ETAPY

Etap Pierwszy: Planowanie

REKLAMA

Dokładnie określone cele zebrania. Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego jest potrzebne - lista tematów.

Najważniejsze pytanie, to: "jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?"

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:
a) Informacja
Funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
b) Burza mózgów - dyskusja
Dyskusja odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
c) Decyzja
Kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów należy zastanowić się: "w jaki sposób chcemy to osiągnąć?". Celowe jest aby omówić to podczas zebrania ponieważ:

  • umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji.
  • każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Etap drugi: Informowanie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel dyskusji.

Uczestnicy spotkania powinni być poinformowani i przygotowani do zebrania, tak aby każdy mógł wykorzystać swój czas efektywnie.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4 do 7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na 2 grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Wszystkie zagadnienia należy wcześniej przemyśleć, jeżeli mają być przedmiotem ogólnej dyskusji.

Faza trzecia: Przygotowanie

Zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia.

Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić.

Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (np. kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku Agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia, godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

Faza czwarta: Kontrolowanie przebiegu spotkania

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

  • propozycję,
  • uzasadnienie,
  • wysłuchanie argumentów za i przeciw,
  • przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualna sytuacja,
  • elementy do ustalenia,
  • przedstawienie różnych aspektów sprawy,
  • działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Faza piąta: Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
  • Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
  • Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
  • Zapisanie ważnych uwag nie.
  • Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Urlop proporcjonalny a zmiana pracy. Co mówią przepisy?

Kiedy stosuje się urlop proporcjonalny? Co w przypadku zmiany pracy? Prezentujemy najważniejsze zasady.

5000 zł na wakacje dla dzieci i młodzieży szkolnej. Tym razem nie tylko dla dzieci rolników. Sprawdź, kto skorzysta.

5000 zł na aktywizację dzieci i młodzieży szkolnej w czasie wakacji, czyli wakacyjna AktywAKCJA. Tym razem nie jest to program skierowany jedynie do dzieci rolników.

Zdolność kredytowa Polaków w maju 2024 r. Kto ile może pożyczyć na mieszkanie? Co dalej w latach 2024-2026? Będą podwyżki i tańsze kredyty?

Zdolność kredytowa w przypadku kredytów hipotecznych (mieszkaniowych) jest w maju 2024 r. wyższa niż pod koniec 2021 roku, czyli przed serią podwyżek stóp procentowych. Jest tak mimo, iż aktualne oprocentowanie kredytów jest 2-3 razy wyższe niż niecałe 3 lata temu. Tak wynika z danych zebranych przez HREIT. Tak pozytywna sytuacja dla potencjalnych kredytobiorców wynika przede wszystkim ze wzrostu wynagrodzeń.

Aktywnie w żłobku - dla kogo nowe świadczenie? 1500 lub 1900 zł miesięcznie na dziecko

Aktywnie w żłobku - dla kogo? To nowe świadczenie w wysokości 1500 lub 1900 zł miesięcznie na dziecko ma przysługiwać na dofinansowanie kosztów objęcia dziecka opieką w żłobku, klubie dziecięcym albo sprawowaną przez dziennego opiekuna. Na jakich warunkach będzie przyznawane?

REKLAMA

Co ukrywał w domu Zbigniew Ziobro? Ruszy śledztwo

Krzysztof Kopania, rzecznik Prokuratury Okręgowej w Łodzi, ogłosił, że prokuratura rozpoczyna śledztwo w związku z ukryciem akt nadzoru wytworzonych w byłej Prokuraturze Generalnej. Dokumenty te dotyczą nadzoru nad postępowaniem prowadzonym przez Prokuraturę Rejonową w Ostrowcu Świętokrzyskim w sprawie narażenia ojca byłego ministra sprawiedliwości, Zbigniewa Ziobry, na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu. Za taki czyn grozi kara do 2 lat pozbawienia wolności.

Umowa zlecenia wliczana do stażu pracy? Ważne zmiany w Kodeksie pracy

To będzie ważna nowelizacja. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej chce dodać do kodeksu pracy nowy przepis, zgodnie z którym do stażu pracy będzie się liczyły m.in. okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia i prowadzenia indywidualnej działalności gospodarczej. Projekt nowelizacji ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów i wpłynąć do Sejmu w III kwartale 2024 r. 

Najwyższa emerytura w Polsce wynosi niemal 50 000 zł. Ile najniższa i od czego to zależy?

Najniższa emerytura wypłacana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych wynosi zaledwie 1 grosz. Wysokość emerytur i tzw. emerytury groszowe budzą sporo wątpliwości. Od czego zależy wysokość świadczeń?

3200 zł miesięcznie na rehabilitację. Wnioski można składać do 7 czerwca 2024 r.

3200 zł miesięcznie na rehabilitację w ramach programu „Rehabilitacja 25 plus”. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) informuje, że nabór wniosków o przyznanie środków finansowych potrwa do 7 czerwca 2024 r.

REKLAMA

Nawet 10 000 zł dla Kół Gospodyń Wiejskich w 2024 roku. Kwota ma być przeznaczona na działania ekologiczne

Nawet 10.000,- zł dofinansowania na działania w zakresie edukacji ekologicznej oraz promocji postaw proekologicznych w środowisku lokalnym może otrzymać jedno Koło Gospodyń Wiejskich od Fundacji Krajowej Grupy Spożywczej S.A. „Pomaganie krzepi”. Wnioski w programie grantowym „Eko-gospodyni” można składać do 31 lipca 2024 r.

Szkolenie wojskowe w wakacje. MON daje 6 tys. zł za miesiąc, do wyboru trzy terminy

Ministerstwo Obrony Narodowej (MON) zaprasza na szkolenia wojskowe pod hasłem "Wakacje z wojskiem". Za miesiąc szkolenia wojsko proponuje 6 tys. zł. Chętnie mają do wyboru trzy terminy szkoleń. Projekt wakacyjnej służby wojskowej skierowany jest przede wszystkim do osób pełnoletnich w wieku 18-35 lat.

REKLAMA