Etapy dobrze prowadzonego spotkania

NAJWAŻNIEJSZE ETAPY

Etap Pierwszy: Planowanie

Dokładnie określone cele zebrania. Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego jest potrzebne - lista tematów.

Najważniejsze pytanie, to: "jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?"

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:
a) Informacja
Funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
b) Burza mózgów - dyskusja
Dyskusja odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
c) Decyzja
Kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów należy zastanowić się: "w jaki sposób chcemy to osiągnąć?". Celowe jest aby omówić to podczas zebrania ponieważ:

• umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji.
• każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Etap drugi: Informowanie

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel dyskusji.

Uczestnicy spotkania powinni być poinformowani i przygotowani do zebrania, tak aby każdy mógł wykorzystać swój czas efektywnie.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4 do 7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na 2 grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Wszystkie zagadnienia należy wcześniej przemyśleć, jeżeli mają być przedmiotem ogólnej dyskusji.

Faza trzecia: Przygotowanie

Zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia.

Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić.

Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (np. kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku Agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia, godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

Faza czwarta: Kontrolowanie przebiegu spotkania

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

• propozycję,
• uzasadnienie,
• wysłuchanie argumentów za i przeciw,
• przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

• dlaczego dana kwestia jest omawiana,
• niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
• aktualna sytuacja,
• elementy do ustalenia,
• przedstawienie różnych aspektów sprawy,
• działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Faza piąta: Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

• Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
• Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
• Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
• Zapisanie ważnych uwag nie.
• Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl