REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Dąbrowska
Ekspert z zakresu doradztwa personalnego  

REKLAMA

REKLAMA

Każde dobrze przeprowadzone zebranie składa się z określonych etapów, zaczynając od planowaniu kończąc na wnioskach końcowych.

NAJWAŻNIEJSZE ETAPY

Etap Pierwszy: Planowanie

REKLAMA

Dokładnie określone cele zebrania. Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego jest potrzebne - lista tematów.

Najważniejsze pytanie, to: "jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?"

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:
a) Informacja
Funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
b) Burza mózgów - dyskusja
Dyskusja odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
c) Decyzja
Kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów należy zastanowić się: "w jaki sposób chcemy to osiągnąć?". Celowe jest aby omówić to podczas zebrania ponieważ:

  • umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji.
  • każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Etap drugi: Informowanie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel dyskusji.

Uczestnicy spotkania powinni być poinformowani i przygotowani do zebrania, tak aby każdy mógł wykorzystać swój czas efektywnie.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4 do 7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na 2 grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Wszystkie zagadnienia należy wcześniej przemyśleć, jeżeli mają być przedmiotem ogólnej dyskusji.

Faza trzecia: Przygotowanie

Zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia.

Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić.

Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (np. kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku Agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia, godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

Faza czwarta: Kontrolowanie przebiegu spotkania

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

  • propozycję,
  • uzasadnienie,
  • wysłuchanie argumentów za i przeciw,
  • przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualna sytuacja,
  • elementy do ustalenia,
  • przedstawienie różnych aspektów sprawy,
  • działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Faza piąta: Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
  • Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
  • Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
  • Zapisanie ważnych uwag nie.
  • Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne ryzyka używania AI przez pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Prawo pracy, prawo autorskie, ochrona danych poufnych i osobowych

Sztuczna inteligencja (AI) stanowi dużą pomoc w pracy, ułatwiając ją i przyspieszając w znacznym stopniu. Zdają sobie z tego sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Tak jednak ze strony pracodawców lub potencjalnych pracodawców wobec pracowników lub kandydatów, jak po ze strony pracowników, nieodpowiedzialne korzystania z AI może rodzić określone ryzyka prawne, które możemy ocenić przez pryzmat prawa pracy. Świadomość tych ryzyk jest ważna pod kątem znalezienia rozwiązań przed nimi zabezpieczających w sytuacji w której prawo powszechne takiego zabezpieczenia nie przewiduje.

Zmiana miejsca głosowania. Wybory 2025. Jak zagłosować w innym obwodzie?

Zmiana miejsca głosowania w wyborach na Prezydenta RP w dniu 18 maja 2025 r. jest możliwa. Co zrobić, aby zagłosować w obwodzie poza stałym miejscem zamieszkania? Niezbędne jest zaświadczenie o zmianie miejsca głosowania.

Ostatni dzień na rozliczenie PIT 2024 Sprawdź, co musisz zrobić, zanim system zamknie dostęp

Ministerstwo Finansów przypomina: 30 kwietnia mija termin składania zeznań podatkowych za 2024 rok. Ponad 8 milionów Polaków skorzystało już z usługi Twój e-PIT. Sprawdź, co zrobić, by nie zapłacić kary, jak uniknąć błędów i co grozi za brak reakcji.

Specustawa o przeliczeniu emerytur: Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I dopiero od połowy 2026 r.

Specustawa: ZUS załatwi sam ponowne przeliczenie emerytur. Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I niestety dopiero od połowy 2026 r.

REKLAMA

Artur Bartoszewicz – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Artur Bartoszewicz – czy należy do partii politycznej? Przedstawiamy program wyborczy kandydata na Prezydenta RP w 2025 roku, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź pełną listę kandydatów w wyborach 2025 r. i wyniki najnowszego sondażu.

Kamery nasobne dla ratowników medycznych a RODO [Ochrona danych osobowych]

Z pewnością zgodzicie się że ratownicy medyczni są bardzo często narażeni na brutalne ataki ze strony agresywnych pacjentów. Coraz głośniej mówi się o wprowadzeniu kamer nasobnych dla ratowników medycznych. Co na to przepisy RODO i Konstytucja?

Koniec z wypłacaniem przez pracodawcę 140 zł, za okulary które kosztowały 900 zł i limitowaniem częstotliwości refundacji? Nareszcie jest decyzja A. Dziemianowicz-Bąk

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przedstawiło swoje stanowisko w sprawie uregulowania minimalnej kwoty refundacji okularów (lub soczewek kontaktowych) korygujących wzrok dla osób pracujących przy komputerze oraz częstotliwości przysługiwania tegoż dofinansowania od pracodawcy. Wynika ono z odpowiedzi na interpelację poselską nr 4813 posłanki Marta Stożek, z dnia 12 września 2024 r.

Praca w majówkę. Czy należy się dodatek?

Zbliżają się 3 ważne dni w roku 2025: 1 maja, 2 maja, 3 maja. Niektórzy w tym czasie pracują. Czy zatem za pracę w majówkę należy się dodatek pieniężny czy inna rekompensata?

REKLAMA

Kto nowym papieżem? Media kreują „papabile”, a Kościół przygotowuje się do konklawe 2025

7 maja rozpoczyna się konklawe, które wybierze nowego papieża. Papież Franciszek niestety już nie żyje, a świat katolicki z napięciem śledzi możliwych następców. Media już teraz lansują swoich faworytów – tzw. papabili. Kim są kandydaci na nowego papieża? Jakie poglądy reprezentują? Czy Kościół czeka kontynuacja, czy radykalna zmiana?

Będą zmiany w kodach recept: S – przyznawanych osobom 65+ oraz DZ – dla osób poniżej 18. roku życia, co do odbioru bezpłatnych leków bądź innych produktów medycznych

Trwają konsultacje w zakresie zmian prawa co do wydawania i realizacji recept. Projekt przewiduje umożliwienie farmaceucie lub personelowi wydającemu uzupełnienia recepty o ten kod. Dzięki temu, pacjent otrzyma produkt bezpłatnie, po uzupełnieniu recepty w aptece, bez konieczności ponownego kontaktu z lekarzem czy dodatkowych wizyt u świadczeniodawcy. Przypominamy też o trwającym w wielu gminach w Polsce tzw. PROGRAMIE LEK. W maju 2025 r. też będą dopłaty do leków, nawet do 300 zł.

REKLAMA