Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

(…)

System teleinformatyczny

Zgodnie z projektem rozporządzenia, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 projektu;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4; projektu
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

System taki ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

Zapewnienie możliwości „skutecznego wyszukiwania dokumentacji” w systemie teleinformatycznym, ma na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.

Natomiast określenie „funkcjonalność” odnoszące się do systemu teleinformatycznego jest zrozumiałe przede wszystkim dla twórców systemów i jest stosowane także w przepisach prawa np. w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (§ 80 pkt 8), w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 lipca 2016 r. w sprawie wydawania zezwoleń na obrót hurtowy środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi lub prekursorami kategorii 1 (§ 8 ust. 3 pkt 7), w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (art. 24 ust.10).

Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: