Jak rozliczyć zwrot wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych przez pracownika uprawnionego do posiłków profilaktycznych?

Otrzymany przez pracownika Państwa spółki zwrot wydatków poniesionych na zakup artykułów spożyw­czych, z których przygotowuje sobie posiłki profilaktyczne, nie może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof. Zwrot ten będzie mógł być zwolniony na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 usta­wy o pdof, pod warunkiem że faktura potwierdzająca zakup tych artykułów będzie wystawiona na Państwa spółkę. W takim przypadku nie będą Państwo mieli obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy.

W przedstawionej przez Państwa sytuacji problemem jest, czy do otrzymywanego przez pracownika zwrotu poniesionych wydatków na zakup artykułów spożywczych można zastosować zwolnienie przewi­dziane w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof.

Po pierwsze, aby zastosować zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof, praco­dawca musi być zobowiązany do zapewniania posiłków i napojów pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Z pytania wynika, że na Państwa spółce ciąży taki obowiązek. A zatem warunek ten jest spełniony.

Zobacz serwis: Pracownik

Po drugie, z przywołanego przepisu wynika, że zwolniona z podatku jest wartość otrzymanych przez pracow­nika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich pod­stawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Z pytania wynika jednak, że Państwa pracownik nie otrzymuje bonu (talonu, kuponu) uprawniającego go do odbioru posiłku w firmie zewnętrznej, np. barze. A zatem drugi z warunków nie jest spełniony. Oznacza to, że otrzymywany przez Państwa pracownika zwrot wydatków nie będzie mógł skorzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof.

Nie oznacza to jednak, że zwrot ten będzie opodatkowany. Zdaniem organów podatkowych w takim przypadku pracownicy mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.

Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 sierpnia 2009 r. (sygn. IBPBII/1/415-497/09/AŻ):

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że wnioskodawca jest zobowiązany do zapewnienia IS pracownikom posiłków profilaktycznych. Wnioskodawca przyjął rozwiązanie, zgodnie z którym pracowni­cy przyrządzają posiłki we własnym zakresie. Pracownicy zostali upoważnieni do zakupu produktów spo­żywczych - działają jako intendenci, nabywając produkty w imieniu i na rzecz Spółki. Reasumując, należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym znajdzie zastosowanie zwolnienie opisane w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Okoliczność, że pracownicy dokonujący zakupów działają w imieniu i na rzecz wnioskodawcy, co potwierdzać mają faktury VAT wystawione bezpośrednio na wnioskodawcę, stanowi, że w istocie dochodzi do wydania pracownikom produktów zakupionych przez wnioskodawcę. Obowiązki inten­denta w zakresie zakupu produktów spożywczych może bowiem spełniać każda osoba umocowana przez wnio­skodawcę, w tym także uprawniony do posiłków pracownik. Zatem skoro ww. rozporządzenie dopuszcza możli­wość samodzielnego przygotowania posiłku profilaktycznego przez pracownika, bez znaczenia powinno być to, kto faktycznie dokonał zakupu artykułów spożywczych - pracownik na koszt wnioskodawcy czy bezpośrednio wnio­skodawca. Wspomniane rozporządzenie zabrania wyłącznie wypłacania pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za posiłki i napoje. W opisanym stanie faktycznym wnioskodawca zwraca każdemu pracownikowi kwotę wynikającą z faktury wystawionej na pracodawcę, której wartość odpowiada wydatkom faktycznie poniesionym na nabycie ar­tykułów spożywczych, z których został przygotowany posiłek (...).

Zobacz serwis: Prawa pracownika

Jeżeli zatem Państwa pracownik kupuje artykuły spożywcze, z których przygotuje posiłki profilaktyczne:

• we własnym imieniu i na własny rachunek (faktura za ich zakup wystawiana jest na pracownika) - otrzy­many zwrot wydatków nie korzysta ze zwolnienia z pdof i Państwa spółka powinna od tego świadcze­nia pobrać zaliczkę na podatek,
• w imieniu i na rachunek pracodawcy (faktura za ich zakup wystawiana jest na Państwa spółkę) - otrzymany zwrot wydatków korzysta ze zwolnienia z pdof i Państwa spółka nie pobiera od niego zaliczki na podatek.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 i pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863