Dyrektywa UE o transparentności wynagrodzeń – co pracodawcy muszą wdrożyć do czerwca 2026?

• Zakres podmiotowy dyrektywy
• Transparentność wynagrodzeń w procesie rekrutacyjnym
• Kryteria ustalania wynagrodzeń
• Prawo pracownika do informacji
• Obowiązki sprawozdawcze pracodawców
• Wspólna ocena wynagrodzeń
• Sankcje i środki ochrony prawnej – realne konsekwencje dla firm
• Podsumowanie

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, poprzez mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmy egzekwowania (Dz. Urz. UE L 132 z 17.05.2023), weszła w życie 6 czerwca 2023 r. Nowe regulacje nakładają na państwa członkowskie – a pośrednio również na pracodawców – istotne obowiązki w zakresie transparentności płacowej.

Zgodnie z art. 34 dyrektywy, państwa członkowskie są zobowiązane do jej implementacji do prawa krajowego najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. Oznacza to, że pracodawcy już teraz powinni przygotowywać się do nadchodzących zmian.

Zakres podmiotowy dyrektywy

Dyrektywa ma zastosowanie do wszystkich pracodawców, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego, oraz do wszystkich pracowników w rozumieniu prawa krajowego (art. 2 dyrektywy). Co istotne, jej przepisy obejmują również osoby ubiegające się o zatrudnienie – już na etapie rekrutacji.

Transparentność wynagrodzeń w procesie rekrutacyjnym

Zgodnie z art. 5 dyrektywy, pracodawca jest zobowiązany (od 24 grudnia 2024 r.) przekazywać kandydatom informacje o początkowym poziomie wynagrodzenia lub jego przedziale przed nawiązaniem stosunku pracy. Informacja ta powinna zostać udostępniona w ogłoszeniu o pracę lub w inny sposób przed rozmową kwalifikacyjną, tak aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje płacowe.

Jednocześnie dyrektywa wprowadza zakaz pytania kandydatów o aktualne lub wcześniejsze wynagrodzenie. Pracodawcy muszą również zadbać o to, aby ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminacyjny, niepodważający prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Kryteria ustalania wynagrodzeń

Przepis art. 6 dyrektywy zobowiązuje pracodawców do zapewnienia, aby kryteria stosowane przy ustalaniu wynagrodzeń, poziomów płac i progresji płacowej były obiektywne, przejrzyste i neutralne pod względem płci. Kryteria te muszą być dostępne dla pracowników, co w praktyce oznacza konieczność uporządkowania i formalizacji systemów wynagradzania.

Prawo pracownika do informacji

Na podstawie art. 7 dyrektywy pracownicy uzyskują prawo do informacji o:
- swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia,
- średnich poziomach wynagrodzeń – z podziałem na płeć – dla pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Pracodawcy będą zobowiązani co najmniej raz w roku informować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do uzyskania takich danych oraz o procedurze jego realizacji. Informacje te muszą zostać przekazane w „rozsądnym terminie”, nie dłuższym niż dwa miesiące od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Obowiązki sprawozdawcze pracodawców

Dyrektywa wprowadza obowiązek raportowania luki płacowej ze względu na płeć. Harmonogram raportowania zależy od liczby zatrudnionych pracowników:
- pracodawca zatrudniający co najmniej 250 pracowników – pierwsze raportowanie do 7 czerwca 2027 r., a następnie co roku,
- 150–249 pracowników – raportowanie co trzy lata, począwszy od 7 czerwca 2027 r.,
- 100–149 pracowników – raportowanie co trzy lata, od 7 czerwca 2031 r.

Jednocześnie dyrektywa promuje dobre praktyki także wśród mniejszych pracodawców. Zgodnie z art. 9, pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 osób mogą raportować lukę płacową dobrowolnie, a państwom członkowskim nie wolno tego zakazywać. Państwa mogą jednak – choć nie muszą – objąć tych pracodawców obowiązkiem raportowania w prawie krajowym. Aktualny projekt polskiej ustawy (UC127*) nie przewiduje takiego obowiązku, choć rozwiązanie to może ulec zmianie na dalszym etapie prac legislacyjnych.

Wspólna ocena wynagrodzeń

Artykuł 10 dyrektywy wprowadza mechanizm tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń, mający na celu realne przeciwdziałanie luce płacowej między kobietami i mężczyznami. Obowiązek ten powstaje, jeżeli różnica w wynagrodzeniach w danej kategorii pracowników przekracza 5 proc. i nie może być obiektywnie uzasadniona neutralnymi kryteriami.

W takiej sytuacji pracodawca, we współpracy z przedstawicielami pracowników, jest zobowiązany przeanalizować system wynagrodzeń, zidentyfikować przyczyny nierówności oraz wdrożyć konkretne środki naprawcze. Dyrektywa przesuwa tym samym akcent z samego monitorowania różnic płacowych na aktywne ich eliminowanie.

Sankcje i środki ochrony prawnej – realne konsekwencje dla firm

Dyrektywa UE o transparentności wynagrodzeń znacząco wzmacnia mechanizmy egzekwowania prawa. Zgodnie z Rozdziałem III, w sporach dotyczących dyskryminacji płacowej ciężar dowodu zostaje przeniesiony na pracodawcę, który musi wykazać, że różnice w wynagrodzeniach są obiektywnie uzasadnione.

Pracownicy uzyskują prawo do pełnego odszkodowania, obejmującego m.in. wyrównanie wynagrodzenia, premie oraz odsetki, bez ustawowych limitów rekompensaty. Dyrektywa przewiduje także ochronę przed niekorzystnym traktowaniem osób domagających się informacji o wynagrodzeniach lub zgłaszających podejrzenia nierównego wynagradzania. Państwa członkowskie są zobowiązane do wprowadzenia skutecznych i odstraszających sankcji, w tym kar finansowych oraz nakazów zmiany systemów wynagradzania.

Podsumowanie

Dyrektywa UE o transparentności wynagrodzeń w dużej części wyznacza kierunek zmian już rozpoczętych w polskim porządku prawnym. Część obowiązków, zwłaszcza dotyczących procesu rekrutacji, została wdrożona do Kodeksu pracy nowelizacją z grudnia 2024 r. Kolejne powinny zostać zaimplementowane do 7 czerwca 2026 r.

Z perspektywy zarządów i działów HR kluczowe są trzy obszary:

Po pierwsze – transparentność wynagrodzeń w rekrutacji (już obowiązuje).
Już dziś pracodawcy mają obowiązek informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu lub jego przedziale na etapie rekrutacji oraz nie mogą pytać o wynagrodzenie uzyskiwane w poprzednich miejscach pracy. Dyrektywa potwierdza ten kierunek i wpisuje go w szerszy unijny standard równego wynagradzania.

Po drugie – systemy wynagradzania i dostęp do informacji (do wdrożenia lub rozbudowy).
Do czerwca 2026 r. firmy powinny przygotować się na pełną transparentność kryteriów ustalania wynagrodzeń i progresji płacowej oraz na realizację prawa pracowników do informacji o poziomach wynagrodzeń – w tym średnich wynagrodzeniach z podziałem na płeć. W wielu organizacjach będzie to oznaczać konieczność uporządkowania polityk płacowych i wartościowania stanowisk, a nie jedynie uzupełnienia dokumentacji.

Po trzecie – raportowanie i egzekwowanie równości płac (nowe obowiązki).
Najistotniejszą nowością, która nadal pozostaje przed pracodawcami, są obowiązki raportowania luki płacowej ze względu na płeć, mechanizm wspólnej oceny wynagrodzeń oraz wzmocnione środki ochrony prawnej pracowników. Odwrócony ciężar dowodu i brak limitów odszkodowań istotnie podnoszą ryzyka prawne i finansowe związane z nieuzasadnionymi różnicami w wynagrodzeniach.

W praktyce dyrektywa nie tyle rewolucjonizuje polskie prawo pracy, ile konsekwentnie pogłębia już rozpoczęte zmiany, przesuwając ciężar z samej transparentności na realną równość płac. Firmy, które już teraz traktują wdrożenie dyrektywy jako proces ciągły – a nie jednorazowy obowiązek legislacyjny – zyskają przewagę organizacyjną, ograniczą ryzyka sporów i lepiej przygotują się na pełne obowiązywanie przepisów po czerwcu 2026 r.

* Rządowy projekt ustawy „o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości” przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, mający na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy (UE) 2023/970.

Anna Smagłowska, Senior Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars

Forvis Mazars to globalna sieć świadcząca usługi audytorsko-doradcze. Działa w ponad 100 krajach i terytoriach, oferując swoim klientom wiedzę i doświadczenie ponad 40 tys. wybitnych specjalistów. W Polsce pod marką Mazars obecna od 1992 roku.