Jak PIP może ukarać pracodawcę od 8 lipca 2026 r. Wyższe grzywny i nakaz przekształcenia umów. Jak będą kontrolowane i oceniane umowy cywilnoprawne?

• Jakie nowe uprawnienia zyska PIP po wejściu w życie nowych przepisów?
• Czy po wejściu ustawy w życie zawieranie umów cywilnoprawnych nie będzie już opłacalne?
• Po czym poznać, czy w firmie istnieje realne ryzyko przekwalifikowania umowy?
• Czy przedsiębiorca będzie mógł odwołać się od decyzji PIP?
• Kiedy pojawią się skutki podatkowe i składkowe, jeśli umowa zostanie przekwalifikowana?
• Czy pracownik jest chroniony przed zwolnieniem lub innymi negatywnymi konsekwencjami po wydaniu decyzji PIP o ustaleniu stosunku pracy?
• Jakie konsekwencje grożą pracodawcy za represjonowanie pracownika po wydaniu decyzji PIP?
• Czy po reformie kontrole PIP będą wyglądały inaczej niż dotychczas?
• Czy zmiany dotyczą tylko B2B i zleceń, czy również umów o dzieło?
• Czy można sprawdzić model współpracy zanim pojawi się kontrola?
• O ile wzrosną grzywny nakładane przez PIP i jakie naruszenia będą szczególnie objęte surowszymi sankcjami?

Jakie nowe uprawnienia zyska PIP po wejściu w życie nowych przepisów?

Najdalej idąca zmiana polega na tym, że PIP ma uzyskać środek władczy w postaci decyzji okręgowego inspektora pracy stwierdzającej istnienie stosunku pracy, jeżeli umowa cywilnoprawna albo faktyczny sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom z art. 22 § 1 kodeksu pracy. To oznacza odejście od modelu, w którym PIP co do zasady mogła jedynie kierować sprawę do sądu i czekać na jego rozstrzygnięcie.

Oprócz tego reforma przewiduje:
– interpretacje indywidualne wydawane przez Głównego Inspektora Pracy,
– kontrole zdalne,
– szerszy dostęp do danych z ZUS oraz
– możliwość kontroli także tych podmiotów, które utraciły status podmiotu zatrudniającego w ciągu roku przed rozpoczęciem kontroli.

Czy po wejściu ustawy w życie zawieranie umów cywilnoprawnych nie będzie już opłacalne?

Nie, lecz może wiązać się z dodatkowym ryzykiem (jednak ryzykiem w zakresie samej kontroli i jej przebiegu, ponieważ nie zmienia się sama podstawa materialnoprawna, czyli art. 22 Kodeksu pracy). Umowy cywilnoprawne nadal będą dopuszczalne tam, gdzie odpowiadają rzeczywistemu charakterowi współpracy. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy umowa cywilnoprawna ma przykrywać relację podporządkowaną, zorganizowaną jak zatrudnienie pracownicze. W takim przypadku reforma nie tworzy nowego zakazu, ale znacząco zwiększa szansę, że dotychczasowe naruszenie zostanie wykryte i formalnie zakwestionowane.

Po czym poznać, czy w firmie istnieje realne ryzyko przekwalifikowania umowy?

Punktem wyjścia nie będzie nazwa umowy, lecz rzeczywisty sposób świadczenia. Najważniejsze jest stwierdzenie, czy istnieją realnie cztery klasyczne cechy stosunku pracy:
1) podporządkowanie (pracownika pracodawcy),
2) odpłatność,
3) osobiste świadczenie pracy oraz
4) wykonywanie jej w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego.

Im więcej tych elementów występuje łącznie, tym większe ryzyko uznania umowy cywilnoprawnej za faktyczną umowę o pracę. Dotyczy to także współpracy B2B, jeżeli wykonawca działa jak zwykły członek zespołu, jest objęty bieżącymi poleceniami, nie ma realnej swobody organizacyjnej, nie może posługiwać się zastępcą i funkcjonuje według harmonogramu narzuconego przez firmę.

W praktyce przedsiębiorca powinien patrzeć nie na wzór umowy, tylko na codzienne operacje. Jeżeli dana osoba ma stałe godziny, przełożonego, obowiązek osobistego świadczenia, służbową strukturę raportowania, niewielką autonomię i ekonomiczną zależność od jednego podmiotu, to ryzyko wzrasta. Najczęściej problemem nie jest pojedynczy zapis kontraktu, lecz niespójność między treścią umowy a realiami współpracy.

Czy przedsiębiorca będzie mógł odwołać się od decyzji PIP?

Tak. Reforma przewiduje odwołanie od decyzji okręgowego inspektora pracy do sądu pracy. Termin na odwołanie ma wynosić miesiąc od dnia wydania decyzji. Jednocześnie przewidziano mechanizm tzw. autokontroli, czyli możliwość zmiany albo uchylenia decyzji przez sam organ jeszcze przed przekazaniem sprawy do sądu, jeżeli uzna argumenty strony za zasadne.

Kiedy pojawią się skutki podatkowe i składkowe, jeśli umowa zostanie przekwalifikowana?

Decyzja wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania. Jej wykonanie – w zakresie konsekwencji wynikających z nawiązania stosunku pracy oraz obowiązków dotyczących podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wpłat na właściwe fundusze – następuje jednak dopiero od dnia następującego po upływie terminu do wniesienia odwołania, o ile żadna ze stron go nie złożyła, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu, ewentualnie od dnia nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Czy pracownik jest chroniony przed zwolnieniem lub innymi negatywnymi konsekwencjami po wydaniu decyzji PIP o ustaleniu stosunku pracy?

Pracownik po wydaniu decyzji o ustaleniu stosunku pracy korzysta z rozszerzonej ochrony przed działaniami odwetowymi, wynikającej zarówno z przepisów ustawy, jak i ogólnych norm kodeksu pracy dotyczących zakazu dyskryminacji oraz ochrony praw pracowniczych. Ochrona ta obejmuje w szczególności zakaz podejmowania jakichkolwiek represji w związku z wydaniem decyzji, a także szczególną ochronę trwałości stosunku pracy od dnia wszczęcia kontroli, co przekłada się na możliwość dochodzenia przywrócenia do pracy albo odszkodowania w przypadku niezgodnego z prawem wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.

Za niekorzystne traktowanie uznaje się przy tym każdą formę represji, niezależnie od jej intensywności czy formy, jeżeli pozostaje ona w związku z działaniami pracownika dotyczącymi postępowania PIP lub skutków decyzji, w tym w szczególności rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, zmiany pogarszające sytuację pracownika, odsunięcie od obowiązków, degradację czy stosowanie pośrednich form nacisku, przy czym ochrona ta ma charakter realny, a nie wyłącznie deklaratywny.

Jakie konsekwencje grożą pracodawcy za represjonowanie pracownika po wydaniu decyzji PIP?

Sankcje za represjonowanie pracownika po wydaniu decyzji PIP mają charakter wielotorowy – obejmują zarówno odpowiedzialność karną za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, jak i odpowiedzialność cywilnoprawną w postaci obowiązku naprawienia szkody, zapłaty odszkodowania, a nawet przywrócenia do pracy. W praktyce oznacza to, że wydanie decyzji nie może stanowić podstawy jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika.

Czy po reformie kontrole PIP będą wyglądały inaczej niż dotychczas?

Tak. Reforma przewiduje kontrole zdalne oraz elektroniczne dokumentowanie czynności kontrolnych. Przedsiębiorca będzie mógł przekazywać dokumenty elektronicznie, uczestniczyć w czynnościach online i składać wyjaśnienia na odległość. Z punktu widzenia urzędu takie kontrole mają być szybsze i mniej kosztowne, a więc mogą być stosowane częściej w sprawach dokumentowych i analitycznych.

Czy zmiany dotyczą tylko B2B i zleceń, czy również umów o dzieło?

Reforma koncentruje się przede wszystkim na nadużyciach związanych z B2B i zleceniami, ale rządowe wyjaśnienia wskazują wyraźnie, że także umowy o dzieło mogą być weryfikowane, jeżeli są wykorzystywane pozornie. Nie można więc zakładać, że samo nazwanie umowy „umową o dzieło” automatycznie usuwa ryzyko. Jeżeli sposób wykonywania współpracy odpowiada stosunkowi pracy, nazwa umowy nie będzie miała decydującego znaczenia.

Czy można sprawdzić model współpracy zanim pojawi się kontrola?

Tak. Reforma przewiduje instytucję interpretacji indywidualnej. Przedsiębiorca będzie mógł wystąpić do Głównego Inspektora Pracy z wnioskiem o ocenę, czy opisany stosunek prawny stanowi umowę o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 kodeksu pracy. Według materiału rządowego taka interpretacja nie będzie wiążąca dla samego wnioskodawcy, ale będzie wiążąca dla organów PIP, a przedsiębiorca, który się do niej zastosuje, nie powinien ponosić sankcji w zakresie objętym interpretacją.

O ile wzrosną grzywny nakładane przez PIP i jakie naruszenia będą szczególnie objęte surowszymi sankcjami?

Maksymalne grzywny nakładane przez PIP w postępowaniu mandatowym zostaną istotnie podwyższone – z dotychczasowych 2 000 zł do 5 000 zł oraz z 5 000 zł do 10 000 zł w przypadku recydywy, co oznacza co najmniej dwukrotne zwiększenie sankcji.

Równolegle podniesiono również wysokość grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w art. 281-283 Kodeksu pracy (grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł). Szczególnie surowo mają być karane naruszenia o charakterze systemowym, takie jak pozorne samozatrudnienie, obchodzenie przepisów prawa pracy, nielegalne zatrudnienie czy naruszanie podstawowych praw pracowniczych (jak niewypłacanie wynagrodzenia, czy nieudzielanie urlopu).
Zaś jeżeli te naruszenia dotyczyć będą osób fizycznych, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a które zalegają ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące – to kara grzywny dla pracodawcy może wynieść nawet 90 tys. zł.

Reforma PIP zapewne znacząco zmieni praktykę prowadzenia współpracy z osobami fizycznymi i zwiększy ryzyko związane z nieprawidłowym doborem formy zatrudnienia. W wielu przypadkach kluczowe będzie nie tyle dostosowanie samej umowy, co uporządkowanie faktycznego modelu współpracy w firmie. Już teraz warto się temu przyjrzeć.

Autor: Jakub Rojewski, Dział doradztwa prawnego - Kancelaria Mentzen

Podstawa prawna: Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2026 poz. 473.