Jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy?

Dane w rekrutacji

Bez względu na to, w jaki sposób przedsiębiorcy poszukują kandydatów do pracy, proces ten zawsze wiąże się z pozyskiwaniem danych osobowych. Firmy powinny zbierać i przetwarzać tylko takie informacje, które są niezbędne do realizacji celów rekrutacyjnych. Potencjalni pracodawcy mogą prosić o podanie tylko określonych danych. Ekspert z ODO 24 wskazuje, na co warto zwrócić uwagę, wysyłając aplikację, a także na kolejnych etapach rekrutacji.

Informacje dotyczące kandydata do pracy

Od kandydata do pracy nie należy żądać większej ilości informacji niż jest to wskazane w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może bowiem przetwarzać tzw. danych nadmiarowych, czyli danych wykraczających poza zakres określony przepisami prawa.

Polecamy: Zmiany w ustawie o związkach zawodowych (19 marca) Praktyczne warsztaty dotyczące zmian w ustawie o związkach zawodowych

Kandydat wysyłając swoją aplikację lub przychodząc na rozmowę rekrutacyjną, nie powinien być proszony o udostępnienie więcej informacji wykraczających poza dane:

• identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia),
• kontaktowe (adres zamieszkania)
• oraz o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym, ukończonych szkołach i studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, a także zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych.

Przedsiębiorca nie może oczekiwać przekazania przez kandydata do pracy danych, które nie mają związku z zatrudnieniem, np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej. Może się natomiast zdarzyć tak, że przy aplikacji na konkretne stanowisko wymagane będzie spełnienie dodatkowych wymogów np. przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Należy jednak pamiętać, że pracodawca może żądać przedmiotowego zaświadczenia tylko, jeżeli wynika to wprost z przepisów prawa. Nie może więc dochodzić do sytuacji, w której pracodawca żąda takiego dokumentu jedynie na wszelki wypadek, musi być on do tego uprawniony z mocy ustawy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Warto pamiętać, że każdy przedsiębiorca, który zbiera dane potencjalnych pracowników, zobowiązany jest przekazać im wszystkie informacje wymagane przez art. 13. RODO, tj. w szczególności poinformować kandydata do pracy o pełnej nazwie i adresie swojej siedziby oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych (jeżeli został on powołany w organizacji). Powinien także wskazać cele przetwarzania danych, podstawę prawną przetwarzania, okres, przez który dane będą przechowywane, bądź kryteria jego ustalania, oraz poinformować kandydata do pracy o przysługujących mu na gruncie RODO prawach m. in. o prawie do usunięcia danych, prawie do przenoszenia danych, prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO, jeżeli zdaniem kandydata do pracy przetwarzanie jego danych osobowych przez pracodawcę pozostaje niezgodne z prawem – wskazuje Barbara Matasek, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV

Zamieszczanie w dokumentach aplikacyjnych, takich jak CV czy list motywacyjny, zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych jest powszechną praktyką. Warto jednak wiedzieć, że kandydaci do pracy nie mają obowiązku jej dodawania. Podstawę do przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym dane te są gromadzone przez pracodawcę w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy z kandydatem do pracy.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Zgoda, w tym przede wszystkim wyraźna zgoda na przetwarzanie danych udzielona w formie pisemnej, jest niezbędna jedynie w określonych sytuacjach. Przede wszystkim, gdy kandydat do pracy przekazuje pracodawcy tzw. dane wrażliwe, np. dane o stanie zdrowia. Wówczas aplikujący na konkretne stanowisko powinien wyrazić odrębną, wyraźną zgodę na przetwarzanie takich danych choćby w formie odrębnego oświadczenia. W przypadku nie wyrażenia takiej zgody przez potencjalnego pracownika, pracodawca powinien usunąć dane wrażliwe ze swoich zasobów. Wyjątkiem od pozyskiwania zgody kandydata do pracy na przetwarzanie danych wrażliwych będzie sytuacja, w której pracodawca może żądać tych danych na podstawie przepisów prawa np. przepisy dotyczące wymagań kwalifikacyjnych pracowników ochrony.

Informacje o kandydacie do pracy z mediów społecznościowych

W związku z rozwojem społeczeństwa informacyjnego coraz częściej spotykamy się z pytaniami, czy firmy mogą zbierać informacje na nasz temat, wykorzystując do tego media społecznościowe? W opublikowanym na stronie Urzędu Ochrony Danych poradniku dla pracodawców wskazane zostało, iż opisane wyżej działanie jest co do zasady niedopuszczalne. Prawdą jest, że obecnie potencjalni kandydaci do pracy budują swój wizerunek również na portalach społecznościowych, umieszczając tam wiele informacji o sobie w postaci różnych wpisów czy też zdjęć. Jednak musimy pamiętać, że nie oznacza to, iż informacje o potencjalnym pracowniku zdobyte w taki sposób mogą zostać wykorzystane przez pracodawcę w procesie rekrutacyjnym – mówi Barbara Matasek, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Niemniej jednak należy mieć na uwadze, że zamieszczane w Internecie informacje są często ogólnodostępne, w związku z czym pracodawca (nawet jeśli nieoficjalnie) może również mieć do nich dostęp, co w konsekwencji będzie mogło wpłynąć na ocenę potencjalnego pracownika przez rekruterów – dodaje.

Źródło: ODO 24