Czego pracodawca może żądać od zatrudnianego pracownika?

Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie zamkniętego katalogu informacji, jakich pracodawca może żądać od zatrudnianego pracownika, także kandydata do pracy. Zgodnie z art. 22 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,  
2. imiona rodziców,  
3. datę urodzenia,  
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),  
5. wykształcenie,  
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.  

Nowość: Umowy zlecenia 2015

Przepis art. 22 k.p. dzieli informacje dotyczące życia pracownika/ kandydata na pracownika na cztery sfery:

1. sferę identyfikacji per­sonalnej (imię i nazwisko, imiona rodziców, miejsce zamieszkania lub adres do kore­spondencji, a także numer PESEL),
2. sferę pracy (okoliczności dotyczące wykształcenia oraz przebiegu jego dotychczasowego zatrudnienia),
3. sferę tajemnicy osobistej i
4. sferę tajemnicy prywatnej. Za okoliczności należące do sfery prywatnej ustawodawca uznał inne dane osobowe pracownika (np. wiek, inwalidztwo, kombatanctwo, posiadanie dzieci do lat czternastu oraz imiona i nazwiska dzieci).

Zgodnie z treścią paragfrafu 2 pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,  
• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).  

Zobacz również: Urlop wypoczynkowy 2015

Dane osobowe kandydatów do pracy

Danymi osobowymi w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowa­nej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6). Przepis wyraźnie zakazuje prze­twarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy poli­tyczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i man­datów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Czego nie może żądać pracodawca od kandydata do pracy?

Wskazany przepis ogranicza więc zakres informacji, jakie może zbierać pracodawca. Powyższe ma na celu ochronę pracownika (ale – co ważne – także kandydata do pracy) jako słabszej strony stosunku pracy. Jest o korzystne gdyż pracodawca ma jasno i enumeratywnie wyliczone informacje, których może żądać. Jednocześnie oznacza to, że innych informacji nie może się domagać. Takie żądanie pracodawcy może stanowić naruszenie zasad ochrony autonomii informacyjnej jed­nostki. Przyjmując, że z art. 22 k.p. wynika zakaz żądania od pracownika (kandydata na pracownika) innych informacji niż określone w tym przepi­sie, to należy uznać, że ochrona ustanowiona w nim jest szersza niż w ustawie o ochronie danych osobowych (do którego odsyła kodeks pracy).

Zobacz również: Jak zaplanować urlop w Święta Bożego Narodzenia 2014?

Potencjalny pracodawca nie ma możliwości sprawdzenia, czy kandydat do pracy w kancelarii prawnej (np. w charakterze adwokata) był uprzednio karany za przestępstwo ujawnienia informacji objętych tajemnicą zawodową. Lojalność to bardzo ważna cecha nie tylko w branży prawniczej. Wskazana redakcja przepisu może więc prowadzić do absurdu.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych

Warto także podkreślić, że zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, pracownik nie może zgodzić się na ujawnienie większego zakresu informacji. Zdaniem Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 5 sierpnia 2008 roku, sygnatura akt PK 37/08) polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (także danych osobowych) niewymienionych w art. 221 § 1 i 2 k.p. lub w odrębnych przepisach (art. 221 § 4 k.p.) jest niezgodne z prawem (art. 100 § 1 k.p.). Odmowa wykonania takiego polecenia nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Zobacz również: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych kandydata do pracy (pracownika) następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Osoba składa oświadczenie, w którym wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji/ zatrudnienia.  Pracodawca ma prawo żądać udoku­mentowania powyższych danych osobowych (poprzez okazanie świadectw, dyplomów, itp.).

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Żądanie innych danych osobowych

Zgodnie z art. 221 § 4 k.p., pracodawca może – w wyjątkowych przypadkach - żądać podania innych danych osobowych. Obowiązek ich podania musi wynika z odrębnych przepisów, np. art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który zezwala na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych dla ustalenia prawa do świadczeń socjalnych przydzielanych ze środków funduszu (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 267/01).

Odmowa udzielenia przez pracownika/ kandydata danych

Odmowa udzielenia przez pracownika informacji przewidzianych w art. 221 k.p. jest naruszeniem jego obowiązków pracowniczych i tym samym uzasadnia zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy.

Warto zastanowić się, czy taka redakcja przepisów prawa pracy nie stanowi nadmiernej ochrony pracownika, która ogranicza pracodawcę a także samego zatrudnionego.

Polecamy serwis: Prawo pracy

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.).

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (jednolity tekst: Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 sierpnia 2008 r., (sygn. I PK 37/08).

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., (I PKN 267/01).