Te kwoty pracodawca odliczy z pensji pracownika. Ochrona wynagrodzenia ich nie obejmuje. Dlaczego?

• Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie
• Kolejność dokonywania potrąceń
• Odliczenie z wynagrodzenia a potrącenie
• Po upływie terminu zmieniają się zasady

Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie

Wynagrodzenie za pracę jest objęte szczególną ochroną. Jednym z jej przejawów jest to, że nie wolno dokonywać z niego potrąceń innych, niż wyraźnie wskazane przez ustawodawcę. Korzystając z tej możliwości trzeba jednak przestrzegać sztywnych reguł – dokonywać potrąceń w określonej kolejności oraz w ustalonych przez ustawodawcę granicach i uwzględniając kwoty wolne od potrąceń. To jednak nie oznacza, że wynagrodzenie zawsze zostanie wypłacone w stałej wysokości. Dlaczego?

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W sytuacji gdy termin wypłaty wynagrodzenia zostanie w zakładzie pracy ustalony po zakończeniu miesiąca, ryzyko wypłaty pracownikom zbyt wysokiego wynagrodzenia znacząco się zmniejsza, bo pracodawca w większości przypadków w momencie naliczania go posiada informacje o ewentualnych nieobecnościach pracowników. Jednak również w takim przypadku może zdarzyć się, że informacje dotrą do działu kadr zbyt późno, a wynagrodzenie zostanie zawyżone. W takim przypadku dochodzi do sytuacji, w której pracownik otrzymuje więcej pieniędzy, niż powinien, a pracodawca musi w jakiś sposób dokonać wyrównania tej kwoty. Jak powinien to zrobić zgodnie z przepisami?

Polecamy: Kalendarz 2026

Kolejność dokonywania potrąceń

Z wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Dokonanie potrącenia innych należności wymaga uzyskania na to zgody pracownika. Jednak ustawodawca przewidział stosowne rozwiązanie tego problemu. Jak bowiem wynika z art. 87 § 7 kp, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Odliczenie z wynagrodzenia a potrącenie

Jak z tego wynika w przypadkach takich, jak omawiany w tekście nie mamy do czynienia z potrąceniem z wynagrodzenia, a z odliczeniem. Oznacza to, że nie znajdują w tym wypadku zastosowania ograniczenia dotyczące potrąceń, a odliczenia, co wprost wynika z przepisu, dokonuje się w pełnej wysokości. Takie podejście potwierdzają również w wydawanych wyrokach sądach. Co więcej również Sąd Najwyższy podjął uchwałę dotyczącą tej problematyki. Wskazał w niej, że pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia z góry powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu w każdym przypadku nieświadczenia pracy, chyba że z mocy przepisu szczególnego zachował do niego prawo mimo nieświadczenia pracy. Również pracownik, któremu zakład pracy wypłaca wynagrodzenie po wykonaniu pracy („z dołu”), musi liczyć się z tym, że nie otrzyma wynagrodzenia za czas nie przepracowany (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., sygn. akt I PZP 49/94).

Po upływie terminu zmieniają się zasady

Tym na co trzeba zwrócić w tym przypadku uwagę jest jednak to, że możliwość odliczenia wynagrodzenia nadpłaconego w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia jest ograniczona jedynie do najbliższego terminu płatności, czyli do terminu wypłaty kolejnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli pracodawca w wyniku błędu czy przeoczenia nie dokona „wyrównania” wynagrodzenia w najbliższym terminie wypłaty, to nie będzie już miał możliwości zrobienia tego na podstawie art. 87 § 7 kp. Po tym terminie potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia będzie możliwe jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Jeżeli pracownik takiej zgody nie wyrazi, to pracodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia bez naruszenia przepisów o ochronie wynagrodzeń. Jak bowiem wynika z art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. W takich przypadkach należy pamiętać również o tym, że nawet jeśli pracownik wyrazi zgodę na potrącenie, to trzeba będzie go dokonać przy uwzględnieniu grani potrąceń i kwot wolnych.