Czy organ publiczny może wdrożyć jeden system dla zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych?

• Zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne
• Dwie procedury
• Podsumowanie

Zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne

W artykule „Sygnalista w samorządzie terytorialnym. Obowiązek wdrożenia systemów zgłoszeń” opisaliśmy pokrótce obowiązki jednostek samorządu terytorialnego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów.

W artykule „Sygnalista w urzędzie - role jednostek samorządu terytorialnego w procesach wdrożeniowych” opisaliśmy w jakiej roli może wystąpić urząd i jednostka samorządu terytorialnego przy wdrożeniu i zarządzaniu systemem do przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych i ochronie sygnalistów.

Dziś chcielibyśmy odpowiedzieć na pytanie: Czy organ publiczny może wdrożyć jeden system dla zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych?

Większości jednostek samorządu terytorialnego np. w gminach, wójt/burmistrz/Prezydent będzie jednocześnie podmiotem prawnym zobowiązanym do wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych i organem publicznym zobowiązanym do wdrożenia zgłoszeń zewnętrznych. 

Dwie procedury

Na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów nie ulega wątpliwości, że powinny być w powyższej sytuacji dwie procedury:

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych
2. Procedura zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wymaga uzgodnień ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę i wchodzi w życie w terminie 7 dni od podania jej do wiadomości osobom świadczącym pracę.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych nie wymaga uzgodnień i może wejść w życie w dniu przyjęcia lub innym terminie określonym przez organ publiczny.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych można dopuścić zgłaszanie naruszeń również innych przepisów, obejmując sygnalistów ochroną w takich przypadkach. Natomiast w procedurze zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych nie można tego zrobić. Nawet jeżeli organ publiczny dopuści zgłaszanie innych naruszeń niż określonych w ustawie, to w takim przypadku zgłaszającemu nie będzie przysługiwał status sygnalisty.

W obydwu procedurach mamy m.in.:

1. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia,
2. obowiązek przekazania informacji zwrotnej,
3. wstępną weryfikację zgłoszenia,
4. fakultatywność zgłoszeń anonimowych
5. obowiązek upoważnienia osób przyjmujących zgłoszenia, prowadzących działania następcze i kontaktujących się z sygnalistą
6. obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych mamy w odróżnieniu od procedury zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych:

1. możliwość upoważnienia podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń,
2. możliwość wspólnego przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych przez parę podmiotów (w określonych warunkach i pod określonymi warunkami),
3. obowiązek wyznaczenie jednostki organizacyjnej lub osoby do przyjmowania zgłoszeń.

W procedurze zgłoszeń zewnętrznych i działań następczych mamy w odróżnieniu od procedury zgłoszeń wewnętrznych:

1. zaświadczenie dla sygnalisty o podleganiu ochrony,
2. badanie właściwości,
3. przekazanie zgłoszenia zgodnie z właściwością lub odstąpienie od przekazania zgłoszenia.

Ponadto w przypadku zgłoszeń zewnętrznych w odróżnieniu od zgłoszeń wewnętrznych mamy m.in.:

1. określone wymogi co do osób przyjmujących zgłoszenia i kontaktujących się z sygnalistą,
2. obowiązek przeszkolenia osób przyjmujących zgłoszenia i kontaktujących się z sygnalistą,
3. określenie wymagań co do kanałów zgłoszeniowych, muszą one być niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów,
4. określenie obowiązków pracownika organu publicznego, który mimo braku upoważnienia przyjął zgłoszenie o naruszeniu,
5. możliwość w uzasadnionych przypadkach przekazania postępowania wyjaśniającego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
6. obowiązek corocznych sprawozdań,
7. obowiązek umieszczanie obszernych informacji w BIP,
8. obowiązkowy przegląd procedur raz na 3 lata,
9. pomocnicze stosowanie kodeksu postępowania administracyjnego.

Podsumowanie

Zważywszy na różnice rekomendujemy, żeby obydwa systemy były odrębne i były załatwiane w dwóch odrębnych komórkach organizacyjnych lub co najmniej były obsługiwane przez różne osoby.

Polecamy: Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawców