Organy gmin, na podstawie danych zgłoszonych przy ubieganiu się o wydanie lub wymianę dowodu osobistego, a także danych uzyskanych w związku z realizacją obowiązków – meldunkowego oraz związanego ze zgłoszeniem utraty dowodu, prowadzą ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Ewidencję prowadzi się w formie elektronicznej, a dane osobowe z tych ewidencji mogą być przetwarzane elektronicznie.