Międzynarodowy kontrakt: Jak uniknąć najczęstszych pułapek prawnych i komunikacyjnych?

• 1. Wybór prawa fundamentem bezpieczeństwa
• 2. Wybór sądu kolejnym punktem na liście
• 3. Język kluczem do porozumienia
• 4. Forma formie nierówna
• 5. Czas jest pojęciem względnym
• 6. Różnice kulturowe i odmienne podejście do biznesu

Międzynarodowy kontrakt: Jak uniknąć najczęstszych pułapek prawnych i komunikacyjnych? Oto kluczowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę przy konstruowaniu umów z zagranicznymi kontrahentami.

1. Wybór prawa fundamentem bezpieczeństwa

To w zasadzie najważniejszy punkt każdego kontraktu międzynarodowego. Pominięcie ustalenia właściwego dla danej umowy prawa powoduje, że w razie sporu zastosowanie znajdą normy kolizyjne określające, które prawo będzie właściwe częstokroć z nieoczekiwanymi rezultatami.

Najbezpieczniej jest dążyć do wyboru prawa rodzimego ze względu chociażby na jego częściową znajomość. Wybór ten nie pozostanie bez wpływu na koszty obsługi prawnej w przypadku konieczności korzystania z zagranicznych prawników. Jeśli jednak kontrahent się na to nie zgadza, dążąc do wyboru „swojego” prawa, warto rozważyć kompromisowe rozwiązanie i wskazać na prawo państwa trzeciego, uznawanego za "neutralne" i stabilne. W przypadku sporu, któremu prawu ma podlegać umowa warto zbadać podstawowe zasady rządzące danym porządkiem prawnym dotyczące przede wszystkim terminów przedawnienia, zasad rozwiązania umowy, formy czynności prawnych, zasad odpowiedzialności za niewykonanie i nieprawidłowe wykonanie umowy.

2. Wybór sądu kolejnym punktem na liście

Kolejną istotną kwestią jest określenie, który sąd będzie właściwy do rozstrzygania sporów. W praktyce strony umowy w pierwszej kolejności muszą zdecydować czy poddadzą spory procedurze polubownego rozwiązywania sporów czy też tradycyjnie skierują sprawę na drogę postępowania sądowego. W tym drugim przypadku istnieje możliwość wskazania konkretnego sądu (np. sąd w Kłodzku), odesłania do sądu właściwego dla danego elementu umowy np. jednej ze stron lub ogólnie sądów powszechnych w konkretnym kraju.

Polubowne metody rozwiązywania sporów (ADR – Alternative Dispute Resolution) to pozasądowe sposoby kończenia konfliktów, takie jak mediacja, negocjacje, koncyliacja i arbitraż. Ich zastosowanie pozwala bardzo często zaoszczędzić czas i koszty oraz niekiedy zachować względnie dobre relacje pomiędzy kontrahentami. Istotnym jest by w umowie możliwie jak najbardziej konkretnie opisać procedurę polubowną i unikać zapisów ograniczających się do stwierdzenia, że spory będą rozstrzygane polubownie. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji patowej w której strony umowy nie będą wiedziały jak mają postępować w razie chęci polubownego załatwienia sporu.

3. Język kluczem do porozumienia

Współpraca podmiotów nieposługujących się tożsamym językiem ojczystym może prowadzić do wielu wyzwań na drodze do porozumienia się. W relacjach międzynarodowych standardem jest język angielski, ale nie oznacza to że każdy kontrakt międzynarodowy sporządzony jest w tym języku.

Ponadto prawa poszczególnych państw tworzone są w ich językach urzędowych, wobec czego kwestia odpowiedniego tłumaczenia nazw danych instytucji prawnych jest kluczowa aby nie wprowadzić w błąd kontrahenta co do znaczenia danego terminu. Pewnym rozwiązaniem tej niepewności językowej są umowy wielojęzyczne (najczęściej sporządzane w dwóch wersjach językowych). W takim przypadku należy wyraźnie wskazać, która wersja językowa ma charakter rozstrzygający w razie rozbieżności interpretacyjnych. W niektórych sytuacjach dobrym rozwiązaniem może być zastosowanie w umowie słowniczka pojęć definiującego poszczególne terminy, tak by strony rozumiały dane pojęcie jednakowo. Ze względów praktycznych warto również określić język stosowany w komunikacji codziennej przy wykonywaniu umowy.

4. Forma formie nierówna

Różnorodność systemów prawnych to także różnorodność form dokumentów i podpisów. Decydując się na współpracę międzynarodową, w szczególności z państwami spoza Unii Europejskiej należy zbadać czy kontrahent dokładnie tak samo postrzega uzgodnioną w toku negocjacji biznesowych formę dokumentu. W Polsce rygor formy pisemnej i inne wymogi formalne (np. określona forma prawna dla danego rodzaju czynności) są dość surowe. W niektórych krajach dopuszczalność podpisów elektronicznych jest szeroka, w innych – bardziej restrykcyjna. W obrocie z podmiotami spoza UE szczególnego znaczenia nabiera kwestia uznawalności podpisów kwalifikowanych wydanych w innym państwie. Warto więc upewnić się na początku współpracy jak zorganizować proces zawierania umowy pod względem formy dokumentu czy podpisu. Dla przykładu - w Europie to podpis osoby uprawnionej jest istotnym elementem zawarcia umowy. W krajach azjatyckich podpis jest często drugorzędny, a najważniejsza jest oficjalna pieczęć.

5. Czas jest pojęciem względnym

"Czas to pieniądz", ale definicja tego czasu bywa drastycznie różna w zależności od szerokości geograficznej. Nieuwzględnienie tych różnic w umowie może prowadzić do nieuzasadnionych pretensji o brak kontaktu lub, co gorsza, do niedotrzymania terminów umowy. Współpraca z partnerem z innego kraju wymaga synchronizacji kalendarzy i zegarków. Ignorowanie lokalnych uwarunkowań to częsty problem przy zarzucie nieterminowości działania przez kontrahenta. Warto więc w umowie wskazać co należy rozumieć przez dzień roboczy, dzień wolny, czy w jakich godzinach (jakiej strefy czasowej) oferujemy swoją dostępność. Warto również zapoznać się z modelem pracy jaki funkcjonuje u naszego partnera – być może jest on bowiem Włochem lub Hiszpanem, który pielęgnuje pracę przerywaną z siestą, a może przedsiębiorstwo położone jest w Chinach, gdzie podczas Chińskiego Nowego Roku fabryki i biura zamierają na 2-3 tygodnie.

6. Różnice kulturowe i odmienne podejście do biznesu

Współpraca międzynarodowa wymaga wyjścia poza schematy stosowane w obrocie krajowym. Kontrahenci z różnych kultur napotkają również różnice w podejściu do prowadzenia biznesu. Nawet najlepiej skonstruowana umowa może okazać się bezużyteczna, jeśli nie zrozumiemy hierarchii wartości naszego kontrahenta. W obrocie międzynarodowym ścierają się dwie skrajne filozofie: kultura kontraktu (Zachód) oraz kultura relacji (Wschód i Południe). Warto więc przed podpisaniem umowy z zagranicznym partnerem poświęcić nieco czasu i przyjrzeć się specyfice relacji. Może się bowiem okazać, że fundamentem transakcji jest zaufanie i zbyt wczesne przejście w negocjacjach do kwestii kar umownych zostanie odebrane jako sygnał braku zaufania i może doprowadzić do zakończenia współpracy zanim się ona faktycznie rozpoczęła. Polska jest krajem nisko-kontekstowym – komunikat jest jasny i bezpośredni. W krajach wysoko-kontekstowych często najważniejsze jest to co niewypowiedziane. Dlatego w takich relacjach konieczne jest uświadomienie sobie różnić między stronami umowy zanim jeszcze przystąpimy do jej negocjowania i znalezienie wspólnego języka.

Autor: Monika Pawłowska-Bielas