REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Portal  Procesowy
Wydawcą portalu jest kancelaria Wardyński i Wspólnicy.
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę.

Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę m.in. inspektor PIP.

REKLAMA

Zobacz: Pracownik - vademecum

REKLAMA

Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy (m.in. umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego treści.

Chociaż przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej (m.in. zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także m.in. stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy pisemnej.

Zobacz: Zaginione akta osobowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Z redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie m.in. w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.

Autorka: Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
12 rat dla powodzian. Rząd pomoże spłacić kredyt hipoteczny

Rząd zapowiedział możliwości wsparcia dla kredytobiorców poszkodowanych w wyniku powodzi. Rozwiązanie zakłada, że Fundusz Wsparcia Kredytobiorców spłaci 12 rat kredytu hipotecznego dla powodzian. Rząd pracuje też nad wprowadzeniem ulg dla powodzian w spłatach także innych zobowiązań – nie tylko tych hipotecznych.

Zasiłek opiekuńczy na zdrowe dziecko. Do 60 dni w roku. ZUS przypomina, który rodzic może dostać te pieniądze. Sprawdź zasady

Zasiłek opiekuńczy na zdrowe dziecko. Do 60 dni w roku. ZUS przypomina, że każdy może dostać te pieniądze. Jest to informacja szczególnie istotna dla osób z terenów dotkniętych powodzią, na których zajęcia w przedszkolach i szkołach zostały zawieszone.

ZUS: Świadczenia na zalanych terenach wypłacane są na bieżąco

Rzecznik Prasowy ZUS Paweł Żebrowski poinformował, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych na bieżąco wypłaca świadczenia na terenach dotkniętych powodzią, w tym 14 emerytury. Obecnie około 85 proc. emerytów w ZUS otrzymuje emeryturę bezpośrednio na rachunek bankowy

MON: Ubrać szpiega - kwoty na zakup cywilnego ubrania przez funkcjonariuszy Służby Wywiadu Wojskowego

Zmieni się wysokość równoważnika pieniężnego i kwota na zakup ubrania typu cywilnego w zamian za umundurowanie przyznawanego funkcjonariuszom Służby Wywiadu Wojskowego. W Ministerstwie Obrony Narodowej trwają prace nad nowelizacją przepisów.

REKLAMA

Rewolucja w szkołach! Czy biologia, chemia i geografia znikną ze szkół podstawowych? MEN stawia sprawę jasno

Rewolucja w szkołach! Czy biologia, chemia i geografia znikną ze szkół podstawowych? Ministerstwo Edukacji Narodowej stawia sprawę jasno. Założenia dotyczące profilu absolwenta przedszkola i szkoły podstawowej są już przygotowane.

Lex Kamilek: Niespójne przepisy powodują problemy organizacyjne w szkołach. Środowisko pedagogiczne skupia się na biurokracji

Ustawa Kamilka, lub inaczej lex Kamilek, wywołała pewne zamieszanie w kręgach m.in. nauczycieli i dyrektorów szkół. Ich wątpliwości budzi m. in. przepis o konieczności przedstawienia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Ten fragment ustawy pozostawia szerokie pole do interpretacji.

Wcześniejsze emerytury dla tych pracowników w 2025 r.

Wcześniejsze emerytury dla tych pracowników w 2025 r. Kto może liczyć na wcześniejszą emeryturę w 2025 r.? Czy pracownik musi osiągnąć powszechny wiek emerytalny, by uzyskać prawo do emerytury? Co z emeryturami stażowymi?

Zmiany w wypłatach emerytur. Niektórzy szybciej dostaną pieniądze. Może się zmienić sposób wypłaty. Sprawdź zasady.

Zmiany w procesie wypłat emerytur. Wiele osób szybciej dostanie pieniądze. Może się też zmienić sposób wypłaty. Wcześniejsza wypłata i specjalne punkty poboru świadczeń – sprawdź, czy to dotyczy również ciebie.

REKLAMA

Większość Polaków nie liczy na godne życie z emerytury. Przygnębiające wyniki badania

W argumenty o odkładaniu na godną, państwową emeryturę nie wierzy blisko 3/4 Polaków. Ich zdaniem waloryzacja emerytur nigdy nie dogoni wzrostu realnych cen. Polacy nie wierzą też w argumenty rządu za wprowadzeniem pełnego ozusowania umów o dzieło i zleceń.

Rząd jednak wprowadzi zakaz podwyższania cen? Od kiedy, czy dla wszystkich i na jak długo? Sprawdź, jakie rozwiązania są dopuszczalne

Rząd jednak wprowadzi zakaz podwyższania cen? Od kiedy, czy dla wszystkich i na jak długo? Na terenach poszkodowanych przez powódź trwają spekulacje cen. Rząd apeluje do przedsiębiorców i zapowiada konsekwencje.

REKLAMA