Jawność wynagrodzeń już blisko. Jak się przygotowywać do dyrektywy płacowej?

• Jawności wynagrodzeń, czyli dyrektywa płacowa, która wymaga raportowania danych o wynagrodzeniach i luce płacowej
• Dane, które mają zostać uwzględnione w raporcie płacowym organizacji
• Organizacje muszą przygotować się do jawności płac i podjąć odpowiednie działania już teraz

Jawności wynagrodzeń, czyli dyrektywa płacowa, która wymaga raportowania danych o wynagrodzeniach i luce płacowej

Dyrektywa płacowa 2023/970, czyli o jawności płac najczęściej kojarzy się z obowiązkiem podawania kandydatom do pracy wysokości wynagrodzeń lub widełek płacowych. Jest to tylko jeden z obowiązków, i to tych łatwiejszych do spełnienia. Znacznie poważniejszym zadaniem będzie raportowanie danych o wynagrodzeniach i luce płacowej do wskazanego organu (w Polsce przepisy wykonawcze nie zostały jeszcze uchwalone), a w przypadku, gdy luka przekracza 5 procent – podjęcie działań zaradczych.

W przypadku organizacji zatrudniających co najmniej 150 osób zbieranie odpowiednich danych do sprawozdawczości należy rozpocząć jeszcze przed wejściem dyrektywy w życie. Dlaczego? Firmy z tak licznym personelem pierwszy raport będą musiały złożyć w 2027 roku, a okres sprawozdawczości obejmie cały 2026 rok. Kolejne raporty będą musiały być składane co roku lub co trzy lata, w zależności od wielkości organizacji (przy co najmniej 250 pracowników – corocznie, a w organizacjach w przedziale 150-249 pracowników – co trzy lata). W 2031 roku, a następnie co trzy lata, pierwszy raport będą musiały złożyć firmy zatrudniające co najmniej 100 osób.

Dane, które mają zostać uwzględnione w raporcie płacowym organizacji

Jakie dane mają zostać uwzględnione w raporcie płacowym? To również dyrektywa określa bardzo wyraźnie. Przede wszystkim: 

• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luka płacowa oraz mediana luki płacowej ze względu na płeć;
• luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według stawki godzinowej lub miesięcznej oraz zmiennych składników wynagrodzenia (premie, dodatki itp.);
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących zmienne składniki wynagrodzenia.

Należy pamiętać, że jeśli luka płacowa wykazana w raporcie będzie większa niż 5% - zgodnie z przepisami dyrektywy, zostanie uruchomiona oficjalna ścieżka zaradcza. Dotyczy to sytuacji, w których istnienie co najmniej pięcioprocentowej luki nie jest uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a do tego pracodawca w ciągu pół roku od przedłożenia sprawozdania nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w wynagrodzeniach – firma będzie musiała przeprowadzić wspólnie z przedstawicielami pracowników wspólną ocenę wynagrodzeń. Do tego poszkodowani pracownicy będą mogli dochodzić odszkodowania. W jakiej wysokości i na jakich warunkach? To określić mają przepisy krajowe. Jednak dyrektywa stanowi (art. 16 pkt 2), że ma to być „rzeczywiste i skuteczne odszkodowanie lub zadośćuczynienie za poniesione straty i szkody, w sposób określony przez państwa członkowskie, w sposób odstraszający i proporcjonalny”.

Organizacje muszą przygotować się do jawności płac i podjąć odpowiednie działania już teraz

Pozostaje więc około półtora roku, by przygotować się do jawności płac i podjąć odpowiednie działania już teraz. Wbrew pozorom – to niewiele czasu. Pierwszym krokiem może być przeprowadzenie audytu wynagrodzeń w firmie, w celu sprawdzenia, jakie dane znajdą się w naszym „próbnym” raporcie. Przegląd wynagrodzeń powinien odpowiedzieć na pytanie, czy w naszej organizacji występuje luka płacowa i w jakiej wysokości. W kolejnym etapie możemy przyjrzeć się zasadom dotyczącym płac i stanowisk, opisom stanowisk i przypisanych do nich zakresów obowiązków – po to, by odpowiedzieć na pytanie, czy wynagrodzenia w naszej organizacji są uzasadnione merytorycznie i mają podstawę w postaci regulaminów oraz czytelnych wymogów i zadań przypisanych do danego stanowiska. 

Wiedząc, z jakimi wyzwaniami się mierzymy, możemy wprowadzić odpowiednie działania. Jeśli luka płacowa w organizacji przekracza 5 procent, możemy przygotować plan stopniowego wyrównywania płac i zabezpieczyć na to środki w przyszłym budżecie. Jeśli nasze zasady wynagradzania, opisy stanowisk i zakresy obowiązków nie są wystarczająco jasne – mamy czas, by wprowadzić zmiany. W dużych organizacjach analiza zapisów, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie poprawek i praca nad nimi pochłoną sporo czasu, więc warto zaplanować harmonogram działań odpowiednio wcześniej. 

Najwięcej w kontekście jawności płac dotąd mówiło się o obowiązku informowania kandydata o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale (widełkach). Dyrektywa określa, że wynagrodzenie to ma być oparte na „obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów - przewidzianych w odniesieniu do danego stanowiska”. To również jest wskazówką, dlaczego potrzebujemy analizy stanowisk i zasad wynagradzania. Zgodnie z dyrektywą, ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci a proces rekrutacyjny ma być prowadzony w sposób niedyskryminacyjny. Nie będzie też można pytać kandydatów o ich aktualne oraz wcześniejsze zarobki. Warto jednak dodać, że coraz więcej firm już teraz podaje w ogłoszeniach przedział początkowych zarobków. Nie jest to obowiązkowe ani nie będzie po wejściu dyrektywy w życie - kandydat będzie musiał być poinformowany o wynagrodzeniu przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną, ale niekoniecznie przez ogłoszenie. Z praktyki firm wynika jednak, że kandydaci chętniej aplikują na ogłoszenia z widełkami, a proces rekrutacyjny jest szybszy i sprawniejszy.

Anna Barbachowska, dyrektorka HR w ADP Polska