Porada Eksperta: Jak zawierać umowy ze "spółką cywilną"?

Jeżeli spółka została założona w celu prowadzenia działalności gospodarczej, a wspólnikami są osoby fizyczne, to wtedy każda z nich powinna zarejestrować swoją jednoosobową działalność gospodarczą. W chwili obecnej spółka cywilna traktowana jest jedynie jako porozumienie pomiędzy przedsiębiorcami co do zasad wspólnego prowadzenia działalności gospodarczej. Aczkolwiek należy zaznaczyć, że zdarzają się także spółki cywilne zakładane niekoniecznie w celu prowadzenia działalności gospodarczej - spółki takie występują zdecydowanie rzadziej.

Ujęcie spółki cywilnej przez ustawodawcę nie jest do końca konsekwentne. Wprawdzie nie posiada ona osobowości prawnej, to jednak posiada NIP, regon i ma zdolność do wystawiania faktur, co daje jej namiastkę podmiotowości. Stwierdzić więc należy, że założenia prawa cywilnego nie do końca pokrywają się z rozwiązaniami prawa podatkowego.

Konsekwencją nie posiadania przez spółkę cywilną statusu przedsiębiorcy jest to, że spółka ta jest jedyną w obrocie prawnym, która nie podlega rejestracji.

Rozwiązanie to należy traktować jako poważne niedopatrzenie ze strony ustawodawcy. Niezależnie od jej statusu nie ulega wątpliwości, że spółka cywilna, która posiada regon i NIP jest uczestnikiem obrotu gospodarczego. A skoro tak, to powinna być rejestrowana. Skutkiem tego niedopatrzenia jest to, że osoby, które chciałyby pozwać wspólników spółki cywilnej, nie mają skąd czerpać informacji na temat jej aktualnego składu osobowego. W konsekwencji nie raz stają przed problemem, kogo należy pozwać. Pojawiają się także trudności z ustaleniem adresu dla doręczeń np. wezwań do zapłaty. 

Zobacz również: Jak zaliczać dokonane wpłaty?

Dlatego też warto pamiętać o tych niedogodnościach już na etapie zawierania umowy ze wspólnikami spółki cywilnej. A zwłaszcza gdy jest to umowa w ramach której dochodzi do udzielenia kredytu kupieckiego (tj. sprzedaży towaru bądź usługi z odroczonym terminem płatności).

Aby uniknąć w/w trudności po pierwsze umowa zawierana ze wspólnikami spółki cywilnej powinna wskazywać adres dla doręczeń. Po drugie przed jej podpisaniem należy poprosić wspólników o dostarczenie kserokopii umowy ich spółki (tylko w ten sposób będzie można ustalić w razie konieczności, kto do niej należy).

Wspólnicy nie powinni czynić problemów z okazaniem takiego dokumentu, albowiem obrót gospodarczy w naszym kraju jest jawny. Najlepszym dowodem na jawność obrotu gospodarczego jest to, że wszystkie pozostałe spółki, które są rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym w związku z procesem rejestracji mają obowiązek przesłać do sądu swoje umowy.

Umowy takie są następnie przechowywane w aktach rejestrowych spółki, które to akta są ogólnie dostępne, to znaczy, że każdy może się z nimi zapoznawać. W aktach tych przechowywane są także inne dokumenty takie jak np. sprawozdania finansowe.

Zawierając umowę ze wspólnikami spółki cywilnej warto też zadbać o odebranie zaświadczeń z Ewidencji Działalności Gospodarczej w odniesieniu do każdego z nich (gdy są oni osobami fizycznymi). Jeżeli wierzyciel tego ostatniego nie uczyni, może mieć w przyszłości problemy z identyfikacją osób w szczególności, gdy będą one posiadać powszechnie występujące imię i nazwisko (np. Jan Kowalski). 

Zobacz również serwis: Działalność gospodarcza