Jak założyć adres do e-Doręczeń? Od kiedy e-Doręczenia będą obowiązkowe?

• e-Doręczenia - na czym polega ta usługa?
• Jak zrobić e-Doręczenia?
• Jak założyć adres do e-Doręczeń?
• Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń - jak to zrobić?
• Kiedy wchodzą e-Doręczenia? Od kiedy obowiązkowe?
• Jak aktywować ADE, aby korzystać z e-Doręczeń i Q-Doręczeń? Instrukcja wideo

e-Doręczenia - na czym polega ta usługa?

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia przedsiębiorcy wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Od zwykłej poczty elektronicznej różni się tym, że jest to tak zwana usługa zaufania, a więc gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez ministra właściwego ds. cyfryzacji.

Jak zrobić e-Doręczenia?

Przedsiębiorcy mogą składać wnioski o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov. Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Adres do e-Doręczeń można tam założyć dla: przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG, spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki partnerskiej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, spółki europejskiej, spółdzielni, spółdzielni europejskiej, samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych, głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji, głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń, innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców, oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Natomiast, przedstawiciele zawodu zaufania publicznego mogą utworzyć adres do e-Doręczeń składając wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl. Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

W celu uruchomienia adresu do e-Doręczeń w pierwszej kolejności należy założyć adres i wpisać go do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Wyjaśnijmy, że baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

Jeśli przedsiębiorca chce mieć adres u publicznego dostawcy nie musi oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywuje utworzony dla siebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy - aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, przedsiębiorca uzyska dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka dostępna w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu. Przy czym przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń - jak to zrobić?

Po naciśnięciu na stronie Biznes.gov przycisku "Załatw online" przechodzi się do e-usługi złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku należy się zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem.

Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Aby podpisać wniosek można wykorzystać profil zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód lub pieczęć elektroniczną.

W celu załatwieniu sprawy należy przygotować dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń, tj.:

• nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
• numer REGON, jeżeli został nadany
• numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
• adres do korespondencji
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - numer KRS, jeżeli został nadany
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - oznaczenie formy prawnej
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - siedzibę i adres
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
• imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)

W przypadku gdy wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS przygotować należy pełnomocnictwo, dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa albo dokument potwierdzający reprezentację.

Żeby adres do e-Doręczeń firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Kiedy wchodzą e-Doręczenia? Od kiedy obowiązkowe?

Warto mieć na uwadze, że ustawodawca określił terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe. Otóż przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 października 2024, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 stycznia 2025. Od 1 października 2024 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG muszą założyć adres do e-Doręczeń do 30 września 2026 roku.

Dodatkowo, wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:

• wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2025 roku;
• wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku (dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku).

Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, muszą zacząć stosować e-Doręczenia od 1 października 2024 roku.

Jak aktywować ADE, aby korzystać z e-Doręczeń i Q-Doręczeń? Instrukcja wideo

Poniżej materiał wideo autorstwa Poczty Polskiej, dotyczący tego, jak założyć ADE na stronie gov.pl, aby korzystać z usługi e-Doręczenia oraz Q-Doręczenia. Prosta instrukcja pomoże przejść z tradycyjnej korespondencji na przesyłania korespondencji w formie elektronicznej.

Z elektronicznych doręczeń mogą korzystać osoby, które spełnią dwa warunki. Po pierwsze posiadają unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawany decyzją administracyjną przez ministra właściwego ds. informatyzacji, porównywalny do numerów PESEL lub NIP, nadawanych dla konkretnych osób czy firm. Po drugie każdorazowo potwierdzą swoją tożsamość i uwierzytelnią się przy wykorzystaniu środka identyfikacji elektronicznej np. profilu zaufanego, e-dowodu czy aplikacji mObywatel.

Źródła: na podstawie informacji z Biznes.gov.pl i Poczty Polskiej