O okazjonalną pracę zdalną można wnioskować nawet wtedy, gdy nie przewiduje tego regulamin. Jakie są zasady?

• Można wnioskować o okazjonalną pracę zdalną
• Wymiar tej pracy zdalnej jest ograniczony
• Pracujesz częściowo zdalnie? Może też pracować okazjonalnie
• Okazjonalna praca zdalna a obowiązki pracodawcy

Można wnioskować o okazjonalną pracę zdalną

Praca zdalna przebojem weszła do zakładów pracy i choć jeszcze 5 lat temu korzystały z niej tylko określone grupy zawodowe, dziś wielu pracowników nie wyobraża sobie pracy bez możliwości świadczenia jej choćby częściowo w formie zdalnej. Nadal jednak istnieją takie zakłady pracy, w których świadczenie pracy w tej formie nie jest dopuszczalne, a ma to związek albo z profilem prowadzonej działalności, albo z przyjętą polityką kadrową. Jednak czy w sytuacji, gdy w firmie nie obowiązuje regulamin pracy zdalnej, stosowanie jej jest wykluczone?

Jak wynika z obowiązujących przepisów, nie. Jest w nich bowiem mowa również o szczególnym rozwiązaniu – okazjonalnej pracy zdalnej. Może ona mieć zastosowanie jedynie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. I choć regulacja ta brzmi obiecująco, trzeba zwrócić uwagę na użyte w niej słowo „może”. Wskazuje ono, że pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania wniosku pracownika, a składając go, zawsze trzeba liczyć się z odmową. Co więcej, ustawodawca nie nałożył na pracodawcę nawet obowiązku uzasadnienia takiej decyzji.

Polecamy: Kalendarz 2026

Wymiar tej pracy zdalnej jest ograniczony

A co, gdy pracodawca się zgodzi? Wymiar 24 dni wskazany przez ustawodawcę to maksymalnym wymiar, który pozwala na uznanie pracy zdalnej za okazjonalną. Z założenia ma ona mieć charakter incydentalny i stanowić wyjątek od zasady świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy. W związku tym wiąże się ona z koniecznością dopełnienia znacznie mniejszej ilości obowiązków formalnych niż praca zdalna całkowita lub częściowa. Wiąże się również po stronie pracodawcy z mniejszymi kosztami. Nie jest przy niej wymagane między innymi dokonanie szczegółowych uzgodnień dotyczących zasad jej wykonywania, zmiany miejsca pracy określonego w umowie, czy też zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania. Aby stosowanie tych uproszczonych zasad było możliwe, jej maksymalny wymiar określony przez ustawodawcę nie może zostać przekroczony.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Pracujesz częściowo zdalnie? Może też pracować okazjonalnie

Co ciekawe, ustawodawca nie wprowadził żadnych szczególnych regulacji dotyczących wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej. Nie przelicza się on na godziny pracy pracownika i nie jest uzależniony od wymiaru czasu pracy. Nie podlega również proporcjonalnemu obliczaniu w sytuacji przepracowania przez pracownika tylko części roku kalendarzowego. Zasadą jednak jest to, że określony wymiar dotyczy zatrudnienia w roku kalendarzowym u wszystkich pracodawców, co oznacza, że jeśli pracownik zmieni pracę i w tym samym roku podejmie zatrudnienie u kolejnego pracodawcy, to trzeba będzie obliczać go wspólnie dla obu miejsc pracy.

Okazjonalna praca zdalna przysługuje każdemu pracownikowi, co oznacza, że każdy pracownik ma prawo o nią wnioskować, jednak nie oznacza to, że pracodawca ma obowiązek każdemu jej udzielić. O taką pracę zdalną można wnioskować również wtedy, gdy nie przewidziano jej w regulaminie obowiązującym w zakładzie pracy. Co więcej, wnioskować o nią mogą również pracownicy, którzy korzystają już z częściowej pracy zdalnej. Co to znaczy? Na przykład, jeśli pracownicy w danym zakładzie pracy pracują hybrydowo, czyli częściowo w siedzibie firmy, a częściowo w domu, a zajdzie potrzeba, aby pracownik przejściowo pracował całkowicie zdalnie, bo np. jego współmałżonek uległ wypadkowi, ma nogę w gipsie i wymaga pomocy przy poruszaniu się nawet po mieszkaniu, to taki pracownik, który ma już możliwość częściowej pracy w domu, może złożyć do pracodawcy wniosek o okazjonalną pracę zdalną przypadająca na dni, w których powinien pracować stacjonarnie w biurze. Oczywiście na ogólnych zasadach, które zostały już omówione, pracodawca może się na to zgodzić, ale nie musi.

Okazjonalna praca zdalna a obowiązki pracodawcy

Warto pamiętać również o tym, że choć świadczenie pracy zdalnej na podstawie tych przepisów wymaga spełnienia niewielu warunków formalnych, to jednak na pracodawcy ciążą w związku z tym pewne obowiązki. Dotyczy to na przykład obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych – pozostają one takie same, jak w przypadku pracy zdalnej całkowitej lub częściowej. Pracodawca musi także ustalić z pracownikiem zasady kontroli wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.