Tworzenie planu urlopów na 2026 rok. Już w grudniu warto pomyśleć o planach na przyszłoroczny wypoczynek

• Pracownik ma prawo do urlopu, ale potrzeby pracodawcy też są ważne
• Czy tworzenie planu urlopów jest obowiązkowe?
• Plan urlopów trzeba tworzyć z wyprzedzeniem

Zbliża się początek nowego roku kalendarzowego, a wraz z nim, czas pomyśleć o planach urlopowych. Choć obecnie wiele zakładów pracy rezygnuje z przygotowania planu urlopów, trzeba zwrócić uwagę na to, że takie postępowanie niekoniecznie jest słuszne. Plan urlopowy, który zostanie przygotowany w zgodzie z potrzebami konkretnego zakładu pracy, może bowiem być bardzo użytecznym narzędziem zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Jak więc się do tego zabrać?

Polecamy: Niezbędnik kadrowo- płacowy 2025 - seria 12 poradników - pakiet STANDARD

Pracownik ma prawo do urlopu, ale potrzeby pracodawcy też są ważne

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec (art. 152 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Zasadą jest, że pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Jednak jak wynika z orzecznictwa i praktyki, ten obowiązek nie ma bezwzględnego charakteru. Z art. 163 § 11 k.p. wynika, że wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku podlega korekcie z uwzględnieniem potrzeb pracodawcy. Taka korekta może nastąpić na przykłada w sytuacji, gdy pomimo tego, że pracodawca i pracownik umówili się na wykorzystanie urlopu w konkretnym terminie, okaże się to niemożliwe w związku ze zwiększoną absencją pracowników wynikającą z choroby. W takim przypadku może zdarzyć się, że pracodawca poinformuje pracownika o konieczności zmiany terminu urlopu i odmówi udzielenia go w zaplanowanym wcześniej terminie. To między innymi na wypadek takich okoliczności ustawodawca przewidział w art. 168 Kodeksu pracy, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 tej ustawy należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Taki urlop po „przejściu” na następny rok przekształca się w urlop zaległy.

Czy tworzenie planu urlopów jest obowiązkowe?

Zasadą jest to, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 Kodeksu pracy). Skoro powinny, to znaczy, że nie muszą, a w konsekwencji, że tworzenie planu urlopów nie jest obowiązkowe. W przypadku pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, musi ona wyrazić zgodę na jego nietworzenie. Jeżeli takiej organizacji u pracodawcy nie ma, to pracodawca po prostu ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, czyli w praktyce, we własnym zakresie decyduje on o tym, że takiego planu nie będzie tworzył. Z tej możliwości najczęściej korzystają mali pracodawcy, którzy zatrudniają niewielu pracowników i są w stanie łatwo dokonywać z nimi bezpośrednich ustaleń co do terminu wypoczynku.

Plan urlopów trzeba tworzyć z wyprzedzeniem

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się tworzyć plan urlopów, to w jakim terminie musi to zrobić? Z przepisów to nie wynika. Jednak biorąc pod uwagę rolę tego planu i cel, którego osiągnięcie ma umożliwić stworzenie go, przyjmuje się, że należy go przygotować przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. To oznacza, że jeśli pracodawca tworzy plan na cały rok kalendarzowy (co raczej jest rzadkością), to należy przygotować go do ostatniego dnia roku poprzedzającego, czyli do 31 grudnia. Jednak zanim decyzja o przygotowaniu go na tak długo czas zostanie podjęta, warto zastanowić się nad tym, takie działanie ma sens? W takim przypadku z dużym prawdopodobieństwem nie uda się dotrzymać planu, a pracownicy będą ubiegali się o możliwość przesunięcia terminu wykorzystania urlopu, co wprowadzi niepotrzebne zamieszanie. Warto więc dostosować tworzony plan do potrzeb pracodawcy i przygotować go na krótszy czas, np. kwartał czy miesiąc. W takich przypadkach wystarczy sporządzić go najpóźniej do ostatniego dnia poprzedzającego rozpoczęcie tego nowego okresu. Ważne jest również to, że planowanie urlopów w różnych działach zakładu pracy może obejmować różne okresy. U tego samego pracodawcy mogą więc być tworzone zarówno plany miesięczne, kwartalne, jak i roczne. To zwiększa elastyczność planu i sprawia, że staje się on skutecznym narzędziem w planowaniu pracy i nie pełni jedynie roli „podkładki”, której postanowieniami nikt nie czuje się zobowiązany.