Czy pracodawca może wyznaczyć termin urlopu dla pracownika? Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest oczywista

• Kto decyduje o terminie wykorzystania urlopu przez pracownika?
• Złożenie wniosku o urlop nie kończy sprawy
• Czy pracodawca może wyznaczyć termin urlopu dla pracownika?

Gdy pracodawca podejmie decyzję o tworzeniu planu urlopów, może pojawić się pytanie, jak przygotować go prawidłowo? Z jednej strony pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu, z drugiej jednak musi zapewnić normalny tok pracy i nie może dopuścić do sytuacji, w której normalna, codzienna działalność nie będzie możliwa. Jak więc postępować, aby pozostać w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a jednocześnie zachować dobre relacje?

Polecamy: Niezbędnik kadrowo- płacowy 2025 - seria 12 poradników - pakiet STANDARD

Kto decyduje o terminie wykorzystania urlopu przez pracownika?

Pracodawca ustala plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy – wynika to z art. 163 ustawy z 26 czerwca 2974 r. – Kodeks pracy. To jednak wcale nie oznacza, że każdy pracownik będzie miał możliwość skorzystania z urlopu w terminie, który sam wybierze. Pracodawca ma jedynie obowiązek wziąć ten wniosek pod uwagę, jeśli konieczność zapewnienie normalnego toku pracy na to pozwala i nie jest tymi wnioskami związany, co potwierdził w swoim wyroku Sąd Najwyższy (patrz: wyrok SN z 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10). Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków. Dotyczą one przypadków udzielenie urlopu wypoczynkowego:
1) bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 Kodeksu pracy);
2) bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g Kodeksu pracy);
3) bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1823 § 3 Kodeksu pracy);
4) bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 Kodeksu pracy);
5) pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 Kodeksu pracy).

Złożenie wniosku o urlop nie kończy sprawy

To oznacza, że jeśli pracownik chce zapewnić sobie możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w konkretnym terminie, musi złożyć do pracodawcy wniosek w tej sprawie z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby z jednej strony dać pracodawcy możliwość zorganizowania pracy na ten okres, a z drugiej, w razie konieczności móc jeszcze zmienić swoje plany. W żadnym wypadku pracownik nie może zakładać, że samo złożenie wniosku uprawnia go do rozpoczęcia wypoczynku i nie musi czekać na odpowiedź pracodawcy. Taki tok postępowania jest również przyjmowany jako obowiązujący przez Sąd Najwyższy, który w jednym ze swoich wyroków stwierdził, że wniosek o udzielenie urlopu należy złożyć w sposób i w terminie umożliwiającym pracodawcy uwzględnienie jego interesów. Nie można wymagać, aby pracodawca natychmiast rozpoznawał taki wniosek, a więc czasowa nieobecność osób uprawnionych do udzielenia urlopu nie może usprawiedliwiać jego rozpoczęcia przez pracownika bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08). Odmowa udzielenia urlopu w terminie wybranym przez pracownika nie wymaga nawet uzasadnienia i w żaden sposób nie łamie praw pracownika. Nie stanowi również naruszenia obowiązujących przepisów. Również ten wniosek jest potwierdzany przez Sąd Najwyższy, który wskazał w swoim wyroku, że (…) brak jest podstaw do stwierdzenia, że powódka (…), odmawiając zgody na udzielenie urlopu wypoczynkowego w tym terminie, naruszyła jakiekolwiek przepisy prawa pracy, w szczególności art. 183 § 3 k.p., a tym samym nie można uznać, że takim zachowaniem pracodawca w ogóle naruszył swoje podstawowe obowiązki wobec pracownika, w związku z czym rozważania odnośnie do kwalifikacji odmowy wyrażenia zgody na udzielenie tego urlopu w kategoriach ciężkiego naruszenia takich obowiązków w rozumieniu art. 55 § 1 k.p., są bezprzedmiotowe (wyrok SN z 24 lutego 2015 r., sygn. akt II PK 84/14).

Polecamy: Kodeks pracy 2025 + Wideoszkolenie: Rodzicielstwo po nowemu, czyli zmiany w Kodeksie pracy 2025

Czy pracodawca może wyznaczyć termin urlopu dla pracownika?

Ale czy to oznacza, że pracodawca może sam zdecydować o terminie, w którym pracownik wykorzysta urlop? Co prawda to do niego należy ostateczna decyzja w zakresie udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym terminie, to jednak nie oznacza, że może on narzucać mu termin jego wykorzystania. Urlopów udziela się zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca. Jeżeli ustalając go nie ma możliwości uwzględnienie wniosków pracowników, to przyjmuje się, że może samodzielnie wyznaczyć termin urlopu. Jeśli jednak nie ustala planu urlopów, to co do zasady nie ma możliwości bieżącego narzucania terminów, w których pracownik ma wykorzystać przysługujący mu urlop. Ma on bowiem ustalać termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. Od tej zasady istnieją jednak dwa wyjątki. Dotyczą one urlopów zaległych i okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

W pierwszym przypadku urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, czyli urlopu zaległego, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że dopuszczalne jest w takim przypadku jednostronne udzielenie pracownikowi urlopu w celu dotrzymania wyznaczonego przez ustawodawcę terminu. Drugim przypadkiem, w którym pracodawca ma prawo jednostronnie zdecydować o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego jest okres wypowiedzenia umowy o pracy. Ustawodawca wprost przewidział bowiem, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.