Instytucja dokumentu – w prawie cywilnymi i procedurze cywilnej

• Instytucja dokumentu – na czym polegają zmiany

Na mocy ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 7 września 2015, poz. 1311) wprowadzono m.in. z dniem 8 września 2016 roku nowe przepisy dotyczące procedury postępowania cywilnego.

Zapoznając się z uzasadnieniem projektu rządowego (druk sejmowy nr 2678), odnosi się wrażenie iż zasadniczym celem projektu, obejmującego zmiany w przepisach normujących postępowanie rozpoznawcze, klauzulowe oraz egzekucyjne, jest przyspieszenie postępowań sądowych między innymi przez uproszczenie niektórych czynności procesowych oraz zmodyfikowanie tych instytucji, które są wykorzystywane przez strony postępowań celem wydłużenia postępowań sądowych.

Instytucja dokumentu – na czym polegają zmiany

Jednym z zasadniczych elementów obowiązujących zmian są nowe regulacje dotyczące instytucji dokumentu.

W znowelizowanym Kodeksie cywilnym wprowadzono tak zwaną koncepcję szerokiego rozumienia dokumentu, która jest związana z rozwojem elektronicznych środków wymiany informacji.

Powszechne ich stosowanie elektronicznych środków informacji ma znajdować odzwierciedlenie w przepisach prawa. Jak wynika z praktyki, coraz częściej umowy dochodzą do skutku z pominięciem dotychczasowych przepisów dotyczących formy czynności prawnych. W związku z czym strony umów zawartych w taki sposób powinny mieć możliwość skutecznego dowodzenia w sporze sądowym faktu zawarcia umowy i jej treści.

Obecnie technika pozwala na sporządzanie dokumentów w innej postaci niż tekst składający się z liter alfabetu ułożonych według reguł językowych. Za potrzebą przyjęcia wyżej wskazanych zmian przemawia praktyka stosowana coraz powszechniej przez uczestników postępowań i przez sądy. Zaproponowane rozwiązania mają ułatwić prowadzenie postępowania sądowego, a czy tak się stanie, pokaże to w najbliższym czasie praktyka.

Definicja pojęcia „dokument” została na nowo wprowadzona w znowelizowanych  przepisach Kodeksu cywilnego. Nowa definicja wprowadza rozróżnienie na dokumenty zawierające tekst, czyli sporządzone za pomocą znaków alfabetu i reguł językowych, oraz inne dokumenty. Do tych pierwszych znajdą zastosowanie przepisy art. 244 k.p.c. i nast., natomiast do tych drugich będzie się odnosił art. 308 k.p.c.

Przepisy oddziału 2 Kodeksu postępowania cywilnego „Dokumenty” regulują szczegółowo prowadzenie dowodu z dokumentu zawierającego tekst. Na mocy wprowadzonego nowelą art. 243¹ k.p.c. przepisy te znajdą zastosowanie do dokumentów zawierających tekst i umożliwiających identyfikację ich wystawców. Tym samym zostaną uchylone wątpliwości, co do możliwości stosowania tychże przepisów do dokumentów w postaci elektronicznej. Przepisy oddziału 2 będą stosowane do wszelkich dokumentów zawierających tekst, sporządzonych w postaci tradycyjnej (papierowej) lub w postaci elektronicznej.

W związku z podziałem dokumentów na zawierające tekst i inne, pojawiła się konieczność nowelizacji również art. 308 k.p.c. Przepis ten ma zastosowanie do dokumentów zawierających inną treść niż tekst. Chodzi tu w szczególności o dokumenty zawierające zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku (np. fotografie, plany, rysunki, zapisy dźwięku, filmy). Ogólne wskazanie, że chodzi w szczególności o dokumenty zawierające zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku zapewni tej regulacji neutralność technologiczną.

Dowód z dokumentów wskazanych w art. 308 k.p.c. jest przeprowadzany według odpowiednio stosowanych przepisów regulujących dowód z oględzin. Dowód z dokumentu zawierającego zarówno tekst, jak i dźwięk albo obraz i dźwięk w ocenie ustawodawcy będzie przeprowadzany na podstawie art. 244 k.p.c. i nast. (w zakresie treści stanowiącej tekst) i art. 308 k.p.c. (w pozostałym zakresie). Proponowana zmiana uwzględnia tzw. elektroniczne protokoły, czyli zapisy dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia sądu. Protokoły te obejmują nie tylko zapis audialny albo audiowizualny, ale również zsynchronizowany z tym zapisem tekst (czyli adnotacje). Łącznie oba elementy stanowią tzw. protokół elektroniczny. Należy przy tym zauważyć, że coraz więcej dokumentów ma postać multimedialną łączącą w sobie obraz, tekst i dźwięk.

W artykule wykorzystano fragmenty uzasadnienia projektu rządowego (druk nr 2678, dostępny w wersji elektronicznej na stronie www.sejm.gov.pl), którym zainicjowano prace nad ustawą.

Autor: Angelika Tomeczko, aplikant radcowski w Kancelarii GHMW – Gach, Hulist, Prawdzic Łaszcz – radcowie prawni spółka partnerska