Zmiany w pracy i prowadzeniu biznesu w 2026 r. - jakie najważniejsze zmiany czekają pracowników i pracodawców? Podsumowanie

• Rok 2026 - przełomowy dla biznesu i pracowników, czy po prostu kolejne zmiany prawne do przyzwyczajenia?
• Jawność wynagrodzeń
• Naliczanie stażu pracy po nowemu
• B2B czy UoP?
• Dalsza cyfryzacja dokumentów firmowych

Rok 2026 - przełomowy dla biznesu i pracowników, czy po prostu kolejne zmiany prawne do przyzwyczajenia?

W nadchodzącym roku rodzimy rynek pracy i biznesu czekają bardzo poważne zmiany przepisów, które przyniosą długotrwałe efekty zarówno dla pracodawców jak i pracobiorców - i to zatrudnianych na różnych podstawach. Do najważniejszych należy wejście w życie ustawy implementującej dyrektywę o jawności wynagrodzeń. Ale to nie jedyna poważna zmiana w nowym 2026 roku.

– Część z nadchodzących zmian, jak transparentność płac czy eliminowanie z rynku pracy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych bądź umów B2B, będzie miała głębszy wpływ na struktury firmowe oraz ogólne polityki dotyczące wynagrodzeń i zatrudniania nowych pracowników. Inne z kolei będą miały bardziej doraźne, ale skumulowane konsekwencje. Nadal oznacza to konieczność przygotowania się na zmiany, okres bardziej natężonej pracy, szkolenia z nowych technologii i digitalizacji dokumentów kadrowo-płacowych – twierdzi Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

Jawność wynagrodzeń

Nie ma wątpliwości – przejrzystość płac zdominuje debatę dotyczącą pracy w pierwszej połowie 2026 roku. Już od 24 grudnia wchodzą nowe przepisy dotyczące informowania o wynagrodzeniu kandydatów do pracy. W przygotowaniu są kolejne, które będą wdrażać zasady dyrektywy, dotyczące struktury wynagrodzeń w firmach oraz raportowania o różnicach płacowych.

Organizacje będą musiały się przyjrzeć swojej strukturze stanowisk i przypisanych do nich zarobków. To wywoła dyskusje na temat – uzasadnionych lub nie – różnic w wynagrodzeniach na poziomie konkretnych stanowisk i działów. Zbyt duża luka płacowa, przekraczająca 5%, będzie wymagała szczególnej uwagi i podejmowania działań mających na celu minimalizację rozbieżności.

Naliczanie stażu pracy po nowemu

Wiele osób pracowało w przeszłości na umowach zlecenia lub działalności gospodarczej, a teraz mają etat, podczas gdy ich organizacja ma wewnętrzne zasady dotyczące dodatków stażowych i nagród. Wliczenie do stażu lat przepracowanych na innych rodzajach umowy może być dla nich opłacalne. Tylko jak się do tego zabrać?

Nowe naliczanie stażu odbywa się na wniosek pracownika, a ten musi być udokumentowany. Dla działów kadr i płac oznacza to konkretną dodatkową pracę do wykonania, związaną z rozpatrywaniem wniosków praktycznie przez cały rok, bo ustawa nie wyznacza okienek czasowych, w których w danym roku zgłaszałoby się takie dokumenty. Od stycznia lub maja 2026 r. (w zależności od tego czy pracodawca należy do jednostek sektora finansów publicznych) kadry muszą ustalić zasady rozpatrywania wniosków i komunikacji z pracownikami w tym zakresie, by cały proces był możliwie efektywny i sprawny.

Sprawy zapewne nie ułatwi fakt, że w zakresie określonym szczegółowymi przepisami, dokumenty potwierdzające staż (np. w zakresie działalności gospodarczej), trzeba będzie pozyskiwać z ZUS.

B2B czy UoP?

Usługi w modelu business to business, czy po prostu umowa o pracę? W Polsce, gdzie ok. 2,5 mln osób pracuje w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej i ok. 1,5 mln na umowie zalecenia, widmo kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem prawidłowości tej formy współpracy może budzić poważne obawy. Czy czeka nas masowe przekształcanie umów? Prawdopodobnie nie, jednak w przypadku zawierania nowych umów pracodawcy będą częściej decydować się na umowy o pracę, aby uniknąć ryzyk ze strony PIP.

Dla pracownika to oznaczać ma lepszą ochronę pracy i wszelkie uprawnienia kodeksowe, natomiast dla pracodawcy – więcej zadań i obowiązków związanych z obsługą listy płac i pilnowaniem przestrzegania szczegółowych regulacji z kodeksu pracy. W wielu wypadkach firmy będą więc profesjonalizować proces payrollu, stawiając na sprawdzone oprogramowanie, automatyzujące naliczanie płac i eliminujące ludzkie pomyłki. W gąszczu regulacji prawa pracy, trzeba w pewnym stopniu postawić na automatyzację, bo ręcznie będzie trudno wszystkiego dopilnować.

Dalsza cyfryzacja dokumentów firmowych

Już od stycznia 2026 wiele firm zapozna się z terminem e-Doręczenie. Cała korespondencja urzędowa stanie się elektroniczna (zamiast np. pism poleconych dostarczanych przez pocztę). Będzie bezpłatna i błyskawiczna, niemniej dla firm często będzie oznaczać to naukę obsługi nowego systemu i nowy sposób przechowywania takiej korespondencji.

Wkrótce też wszyscy będziemy mieć częściej do czynienia z podpisami elektronicznymi kwalifikowanymi. Instytucje publiczne będą np. podpisywać nowe umowy o pracę tylko w formie elektronicznej. Każdy z nas otrzyma pakiet e-podpisów do wykorzystania za pośrednictwem profilu zaufanego, prostszych w obsłudze niż kwalifikowany podpis elektroniczny. Funkcja jest już dostępna przez aplikację mObywatel. Dla pracodawców i dla pracowników oznacza to jedno: dalsze oswajanie się z cyfryzacją, zmianę procesów związanych z obiegiem dokumentów i mniej papieru.

Źródło: Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska.