Ważne zmiany w pracy zdalnej w 2024 r. Pracodawca ma nowe obowiązki. Gdy je przegapi, czeka go kara - nawet do 30.000 zł.

• Wciąż wielu pracowników pracuje zdalnie
• Od listopada 2023 r. obowiązują nowe zasady
• Czy pracodawca może dostać zamiast sprzętu pieniądze?

Wciąż wielu pracowników pracuje zdalnie

Rozwój technologiczny sprawia, że wykonywanie każdej pracy o charakterze biurowym, czy to w księgowości, dziale kadr, marketingu, czy sprzedaży, wymaga używania komputerów. W okresie obostrzeń związanych z pandemią, gdy praca zdalna przeżyła prawdziwy rozkwit, komputery stacjonarne w dużym stopniu zostały zastąpione przez laptopy, które zapewniały większą mobilność pracowników i pozwalały na świadczenie pracy zarówno w siedzibie firmy, jak i w domu. Choć po odwołaniu zagrożenia epidemicznego losy pracy zdalnej bywają różne, to jednak z pewnością nadal wielu pracowników pracuje w tej formie przynajmniej częściowo.

Od listopada 2023 r. obowiązują nowe zasady

Zasady pracy zdalnej doczekały się już regulacji ustawowych, a przepisy, które jej dotyczą zostały zamieszczone w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jednak to, na co pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę, to nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, która obowiązuje od 17 listopada 2023 r. Zgodnie z nią, w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Po wprowadzeniu znowelizowanych regulacji pojawiły się wątpliwości dotyczące tego, czy obowiązek dostosowania stanowisk pracy do nowych wymogów dotyczy również pracowników zdalnych. Jednak jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, do obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej należy m.in. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześni, jak wynika z art. 215 Kodeksu pracy, zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii, a laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury zasad tych nie uwzględnia.

Czy pracodawca może dostać zamiast sprzętu pieniądze?

Pracodawca i pracownik mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Jak z tego wynika, pracownik i pracodawca muszą podjąć decyzję co do tego, w jaki sposób zapewnią spełnienie przez stanowisko pracy zdalnej zasad ergonomii – czy pracodawca zapewni pracownikowi niezbędne narzędzia pracy, czy też pracownik wykorzysta do pracy swój prywatny sprzęt i otrzyma z tego tytułu odpowiedni ekwiwalent.
Warto pamiętać, że choć ustawodawca dał pracodawcom 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk pracy do nowych wymagań, to nie dotyczy to nowych stanowisk pracy – w odniesieniu do nich nie obowiązuje okres przejściowy.