Czy pracodawca musi zapłacić pracownikowi za udział w szkoleniu po godzinach pracy albo w dniu wolnym? Zasady są proste

• Szkolenia po godzinach pracy są źródłem sporów
• Czas szkolenia zalicza się do czasu pracy?
• Za udział w szkoleniu w dniu wolnym należy się rekompensata

Szkolenia po godzinach pracy są źródłem sporów

Uczestnictwo przez pracowników w szkoleniach organizowanych przez pracodawcę (z inicjatywy pracodawcy) budzi w praktyce wiele wątpliwości. Bo choć co do zasady szkolenie się i zdobywanie nowych umiejętności jest najczęściej w interesie pracownika, to jednak często zdarza się, że pracownicy z własnej woli nie chcą w nich uczestniczyć, jeśli odbywają się on poza godzinami ich pracy. Czy mają do tego prawo?
Jak wynika z art. 94¹³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Szkolenia te należy odróżnić od sytuacji, o których mowa w art. 103¹ Kodeksu pracy i następnych, a które dotyczą podnoszenia kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. W przypadkach określonych w tych regulacjach nie mamy bowiem do czynienia z poleceniem służbowym. Nawet jeśli podnoszenie kwalifikacji odbywa się z inicjatywy pracodawcy, to dzieje się to za zgodą pracownika i w oparciu o zawartą z nim umowę szkoleniową.

Polecamy: Kalendarz 2026

Czas szkolenia zalicza się do czasu pracy?

Co do zasady jednak, gdy mowa o szkoleniach na polecenie pracodawcy, czas uczestniczenia w nich jest zaliczany do czasu pracy pracownika. Oznacza to, że w sytuacji, gdy szkolenie odbywa się poza godzinami pracy tego pracownika wynikającymi z obowiązującego go harmonogramu pracy, może dojść do świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, a pracownik powinien z tego tytułu zostać odpowiednio wynagrodzony – czasem wolnym lub dodatkiem do wynagrodzenia. Analogicznie należy ocenić sytuację, gdy szkolenie ma miejsce w dniu, który jest dla pracownika dniem wolnym od pracy.
Trzeba pamiętać o tym, że na gruncie obowiązujących przepisów czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Z taką sytuacją mamy do czynienia podczas udziału w szkoleniu na polecenie pracodawcy. Być może pracownik nie znajduje się w tym czasie w zakładzie pracy, ale jest w miejscu wskazanym przez pracodawcę, znalazł się tam na jego polecenie i pozostaje do jego dyspozycji. Czas ten zalicza się więc do jego czasu pracy. Tymczasem zasadą jest, że nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Za udział w szkoleniu w dniu wolnym należy się rekompensata

Dniem wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w większości przypadków jest sobota. Nie jest to jednak regułą i w niektórych branżach, szczególnie usługowych, jako dzień wolny wyznaczany jest inny dzień tygodnia. Niezależnie od tego, który dzień tygodnia jest dla pracownika takim dniem wolnym, ustawodawca przewidział, że w razie:
1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

Jeżeli wykonywał on pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje mu w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.
Zasady te należy stosować również w sytuacji, gdy pracownik w takim dniu wolnym od pracy uczestniczy w szkoleniu. Oznacza to, że za taki dzień należy udzielić pracownikowi innego dnia wolnego, a co więcej, musi to być cały dzień wolny, niezależnie od tego, jak długo trwało szkolenie. Nawet jeśli pracownik uczestniczył w nim w dniu wolnym np. tylko przez 4 godziny zegarowe, pracodawca musi udzielić mu w zamian całego dnia wolnego przypadającego do końca okresu rozliczeniowego, a konkretny termin ma obowiązek ustalić z pracownikiem. Pracodawcy często kwestionują prawo pracowników do dnia wolnego z tytułu uczestnictwa w szkoleniach weekendowych, szczególnie jeśli nie trwają one przez cały dzień, czy mają formę zdalną. Tymczasem nawet jeśli pracownik uczestniczy w szkoleniu online siedząc we własnym domu i poświęca na to w ciągu dnia jedynie 2 godziny, zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługuje mu w zamian inny dzień wolny od pracy.