Gdy pracodawca płaci, może wymagać. W jakich przypadkach pracownik będzie zobowiązany zwrócić mu poniesione koszty?

• Warto zawrzeć umowę szkoleniową, by uniknąć niedomówień
• W tych przypadkach pracownik będzie musiał zwrócić koszty
• Gdy pracodawca płaci, może wymagać

Warto zawrzeć umowę szkoleniową, by uniknąć niedomówień

Gdy pracownik decyduje się na podniesienie swoich kwalifikacji zawodowych, to choć przede wszystkim jest to jego inwestycja we własną przyszłość, to może to również odbywać się z korzyścią dla pracodawcy. W takich przypadkach możliwe jest odbywanie kształcenia nie tylko za zgodą, ale nawet i na polecenie pracodawcy. A to oznacza, że zgodnie z obowiązującemu przepisami pracownikowi przysługują w takiej sytuacji szczególne uprawnienia.
Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Jej postanowienia zależną od pracownika i pracodawcy, którzy mają możliwość indywidualnego kształtowania zasad, na jakich pracownik będzie się dokształcał, jednak co istotne, taka umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy art. 102–1036 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Co powinno zostać zawarte w zawieranej przez pracodawcę i pracownika umowie szkoleniowej? Przede wszystkim należy możliwie najdokładniej określić wzajemne prawa i obowiązki tak, aby uniknąć sytuacji, w której wzajemne oczekiwania stron rozminą się, a rozstrzygnięcie wątpliwości okaże się trudne. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że przepisy nie zobowiązują pracodawcy i pracownika do zawarcia umowy. Jest to jednak konieczne w sytuacji, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki. Gdy dochodzi do takiej sytuacji, umowę należy zawrzeć na piśmie. Jednocześnie jednak przepisy nie przewidują konsekwencji niedochowania tej formy, co oznacza, że forma pisemna ma znaczenie głównie dla celów dowodowych.

Polecamy: Kalendarz 2026

W tych przypadkach pracownik będzie musiał zwrócić koszty

Trzeba pamiętać również o tym, że w sytuacji, gdy pracodawca wspiera pracownika w podnoszeniu kwalifikacji, to dla obu stron oznacza to zarówno dodatkowe prawa, jak i obowiązki. Z przepisów wynika, że pracownik:
1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie, w którym pracownik zobowiązał się pozostać w zatrudnieniu (określonym w umowie), nie dłuższym niż 3 lata,
3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (za wyjątkiem sytuacji, gdy umowa został wypowiedziana z powodu mobbingu), który w okresie, w którym zobowiązał się pozostać w zatrudnieniu, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943 k.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach
- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2025

Gdy pracodawca płaci, może wymagać

Należy zwrócić uwagę na to, że zwrot kosztów, o których mowa dotyczy tylko dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę, które może on przyznać dobrowolnie, a więc np. opłat za kształcenie, związanego z tym zakwaterowania, kosztów zakupu podręczników. Nie może natomiast dotyczyć np. kosztów poniesionych z tytułu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy czy też za zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Co ważne, prawo do takiego zwrotu nie jest powiązane z tym, czy strony zawarły umowę szkoleniową.
Warto zwrócić uwagę na to, że ustawodawca mówi o nieuzasadnionych przyczynach. To oznacza, że nie w każdym przypadku, gdy podnoszenie kwalifikacji nie zakończy się sukcesem, trzeba będzie zwrócić pracodawcy koszty. W sytuacjach takich, jak choroba, czy inne zdarzenia losowe, na które pracownik nie miał wpływu, nie będzie on ponosił wobec pracodawcy wskazanej odpowiedzialności.

Jak już wspomniano, gdy pracodawca chce uzależnić wsparcie podnoszenia kwalifikacji pracownika od pozostania w zatrudnieniu przez określony czas, konieczne jest zawarcie umowy. Taki okres może zgodnie z przepisami wynosić maksymalnie 3 lata i należy sprecyzować go w zawartej przez strony umowie. Co istotne, ten okres ten jest okresem nieprzerwanym i nie podlega zawieszeniu w przypadku nieobecności pracownika w pracy, choćby była to nieobecność długoterminowa. Chodzi tu o nieobecności wynikające z tzw. ryzyka osobowego, czyli choroby, urlop wypoczynkowy, czy też realizację uprawnień związanych z rodzicielstwem. Nie dotyczy to jednak np. urlopu bezpłatnego.
Przyjmuje się, że jeżeli pracodawca nie finansuje pracownikowi żadnych dodatkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, umowa szkoleniowa nie powinna przewidywać okresu odpracowania nauki, gdyż takie postanowienie może być uznane za mniej korzystne od postanowień Kodeksu pracy (patrz: stanowisko MPIPS z 12 sierpnia 2010 r., nr DPR-III-053-80457/TW/AGr/10).