Jakie dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika?

• Te dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych
• Wydzielone części tematyczne akt osobowych

Te dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych

Dokumenty zamieszczane w aktach osobowych pracowników należy dzielić na części. Zgodnie z obowiązującymi przepisami tych części ma być aż 5 i są one oznaczane literami od A do E. Część B akt osobowych to zazwyczaj ich najobszerniejsza część, bo związana z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (§ 3 pkt 2 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przechowuje się w niej m.in.:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych,
e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
f) potwierdzenie poinformowania pracownika:
- o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania,
g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
- wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),
- okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku,
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek,
y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika,
z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy).

Polecamy: Kalendarz 2026

Wydzielone części tematyczne akt osobowych

Wymienione rodzaje dokumentów nie stanowią katalogu zamkniętego, a w części B akt mogą oczywiście być przechowywane także inne dokumenty, o ile mają związek z przebiegiem zatrudnienia, a ich przechowywanie jest celowe i zgodne z prawem. Z uwagi na obszerność tej części akt, w praktyce warto skorzystać z możliwości stworzenia w nich wydzielonych części dla dokumentów powiązanych tematycznie. Dla przykładu, można wyodrębnić części:

• B1 Dane osobowe
• B2 Tajemnica zawodowa i zakaz konkurencji
• B3 Nawiązanie i zmiana stosunku pracy, warunki pracy
• B4 Potwierdzenie zapoznania się z wewnętrznymi regulacjami
• B5 Badania BHP, badania profilaktyczne, ryzyko zawodowe
• B6 Nagrody i wyróżnienia
• B7 Podnoszenie kwalifikacji
• B8 Powierzenie mienia do rozliczenia
• B9 Pozostałe dokumenty

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2025