Legalizacja pracy cudzoziemców w Polsce. Co się zmieniło?

• Zezwolenie na pracę to standard dla cudzoziemca
• Zatrudnieniem cudzoziemca rządzą konkretne zasady
• Pracodawcę obciąża szereg obowiązków

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Celem zawartych w niej przepisów jest uszczelnienie i usprawnienie systemu oraz elektronizacja procedury legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Wiele kwestii z nią związanych nie zostało jednak uregulowanych w ustawie, a oddanych do dyspozycji ministra. Obowiązujące w tym zakresie rozporządzenia wykonawcze zostały wydane dopiero pod koniec 2025 r.
Pierwszym o czym należy pamiętać, gdy mowa o wykonywaniu pracy przez cudzoziemców jest to, że prawo do pobytu w Polsce nie jest równoznaczne z prawem do wykonywania pracy. To pierwsze reguluje głównie ustawa o cudzoziemcach, a prawo do pracy ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (wcześniej ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Zezwolenie na pracę to standard dla cudzoziemca

Po zmianach system powierzania pracy cudzoziemcom nadal opiera się na 3 podstawach:
1) standardem jest zezwolenie na pracę
2) procedurą uproszczoną jest procedura oświadczeniowa
3) określone grupy osób nie muszą uzyskiwać zezwolenia na pracę (np. obywatele UE, EOG, wskazane rozporządzeniu)

Nie ma już możliwości legalnego zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę cudzoziemca przebywającego w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen. Również wjazd do Polski w trybie bezwizowym nie może być podstawą do legalnego podjęcia pracy. Co do zasady pobyt w Polsce musi być oparty na polskim tytule pobytowym, jeśli ma być związany z legalnym wykonywaniem pracy.

Organem prowadzącym w całej procedurze nadal jest wojewoda, a system legalizacji zatrudnienia opiera się na dwóch instytucjach:
- urzędy wojewódzkie obsługują w zakresie zezwoleń na pracę,
- urzędy pracy zajmują się systemem oświadczeniowym oraz zezwoleniami na pracę sezonową.

Wprowadzone zmiany:
- brak testu rynku pracy, czyli obowiązku weryfikowania dostępu na lokalnym rynku pracy do ofert pracy w danym zawodzie,
- starosta może wpływać na kształtowanie lokalnego rynku pracy poprzez tworzenie list zawodów, dla których będzie odmawiał wydania zezwolenia,
- możliwość wprowadzenia limitów zezwoleń, oświadczeń o powierzeniu pracy oraz maksymalnego procentowego poziomu zatrudnienia pracowników cudzoziemskich (kompetencja Rady Ministrów).

Polecamy: Wideoszkolenie: Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – najważniejsze zmiany

Zatrudnieniem cudzoziemca rządzą konkretne zasady

Podstawowe zasady legalizacji pracy cudzoziemców:
- nie można zatrudniać cudzoziemca w wymiarze mniejszym niż ¼ etatu (przeciwdziałanie szarej strefie)
- okres ważności zezwolenia to standardowo 3 lata, jednak jeśli podmiot prowadzi działalność krócej niż rok albo wymiar pracy nie będzie przekraczał ½ lub 20 godzin tygodniowo – maksymalnie na rok
- nie ma możliwości przedłużenia zezwolenia – trzeba występować o wydani nowego

Obecnie obowiązują cztery typy zezwoleń na pracę:
- na rzecz polskiego podmiotu (A)
- w związku z pełnieniem funkcji w podmiocie (B)
- w związku z delegowaniem do Polski przez zagranicznego pracodawcę (C)
- na pracę sezonową (D)

W przypadku zezwolenia typu A zasadą jest, że cudzoziemiec musi otrzymywać co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę i nie może to być wynagrodzenie dyskryminujące, czyli ma być porównywalne z wynagrodzeniem innych pracowników na podobnych stanowiskach. W przypadku zezwolenia typu C cudzoziemiec musi otrzymywać co najmniej 70% przeciętnego wynagrodzenia, a pracodawca musi oświadczyć, że będą przestrzegane polskie przepisy prawa pracy. Zezwolenia typu D jest przewidziane dla pracodawców działających w rolnictwie, ogrodnictwie i turystyce. Mogą dotyczyć maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Pracodawcę obciąża szereg obowiązków

Obowiązki pracodawcy związane z pracą cudzoziemców:
1) weryfikacja legalności pobytu
- obowiązek żądania dokumentu potwierdzającego prawo do legalnego pobytu,
- obowiązek przechowywania jego kopii przez cały okres zatrudnienia + 2 lata
- dokument musi być ważny przez cały okres zatrudnienia
2) zawarcie umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem do prac
umowa musi uwzględniać warunki określone w zezwoleniu (oświadczeniu)
3) umowa o pracę musi być przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca
4) należy sporządzić i przechowywać przez 2 lata po zakończeniu pracy tłumaczenie umowy z języka obcego na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego
5) kopię podpisanej umowy trzeba przesłać do urzędu wojewódzkiego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy (w przypadku pomocy przy zbiorach w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy)

Pracodawca, który uzyskał zezwolenie na pracę cudzoziemca, musi również w ciągu 7 dni poinformować wojewodę, że cudzoziemiec:
- nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od dnia ważności zezwolenia,
- przerwał wykonywanie pracy na okres dłuższy niż 2 miesiące,
- zakończył pracę co najmniej 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia.

Nieprzekazanie takiej informacji może skutkować grzywną do 5000 zł. Z kolei cudzoziemca trzeba informować o prawie przystąpienia do związków zawodowych (w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca).