REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zobacz w jaki sposób należy to robić.

Do obowiązków każdego pracodawcy, zgodnie z art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy, należy prowadzenie akt osobowych pracowników. Dokumentacja pracownicza podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się kandydata o pracę.

REKLAMA

Są to następujące dokumenty:
1. wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (do dnia 1 stycznia 2003 r. pracodawca miał obowiązek przechowywania jedynie świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy);
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. świadectwo ukończenia szkoły, potwierdzające kwalifikacje pracownika;
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy;
6. dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy lub potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe;
7. inne dokumenty, jeżeli ich obowiązek wynika z odrębnych przepisów; mogą to być np.: zaświadczenie o niekaralności, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa potwierdzające dodatkowe kwalifikacje.

Zobacz: Kodeks pracy-Spis treści

W części B pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:


1. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków;
2. zakres czynności i obowiązków pracownika (o ile nie został on określony w umowie o pracę);
3. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy lub w przypadku braku regulaminu potwierdzenie zapoznania się z informacją dotyczącą obowiązujących norm czasu pracy, terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, pory nocnej, terminu, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy;
4. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
5. zaświadczenia o odbyciu wymaganych na stanowisku szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
6. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy;
7. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Przedwstępna umowa o pracę


8. zaświadczenie o ukończeniu wymaganych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
9. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
10. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 4 oraz dziecka do lat 14 o zamiarze lub jego braku do korzystania z uprawnień do opieki (uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, 178 § 2 i art. 188 kodeksu pracy);
11. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
12. dokumenty związanie z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, takie jak dyplomy, zaświadczenia, świadectwa;
13. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany warunków w innym trybie;
14. dokumenty związane z przyznaniem prawnikowi nagrody lub wymierzeniem kary porządkowej;
15. podania pracownika i pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego i bezpłatnego;
16. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownicy uprawnionej do urlopu wychowawczego, w sytuacji określonej w art. 186[7] kodeksu pracy;
17. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;

Forum: Prawo pracy


18. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
19. korespondencję z reprezentująca pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach objętych obowiązkiem konsultowania z zakładową organizacją związkową;
20. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy);
21. wniosek pracownika o poinformowania inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
22. kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika w sytuacji jeżeli uprzednio był on zarejestrowanego jako osoba bezrobotna;
23. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
24. kartę oceny pracowniczej, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy,

Zobacz: Wynagrodzenie za pracę z mocą wsteczną

W części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
2. pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] kodeksu pracy);
3. dokumentację związaną z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 kodeksu pracy);
4. kopię świadectwa pracy wydanego pracownikowi;
5. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli strony zawarły taka umowę;
6. potwierdzenie dokonywania potrącenia z wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
7. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy;
8. kartę obiegową, o ile wynika to z odrębnych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy.

Podstawa prawna:
Ustawa kodeks pracy ( Dz.U z 1998 Nr 21 poz 94 ze zm.)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odszkodowanie za zgubione zwierzę jak za bagaż. Linie lotnicze nie muszą płacić więcej, jeśli nie złożysz tej deklaracji

Czy zwierzę to rzecz, a w podróży można traktować je jak bagaż? Przepisy nie pozostawiają w tym zakresie wątpliwości, a TSUE potwierdził jak należy je rozumieć. Jeśli podróżujesz ze zwierzakiem, lepiej żebyś znał te zasady.

Karta parkingowa 2026 – kto może ją dostać i jak złożyć wniosek

Od 2026 roku obowiązują ujednolicone przepisy dotyczące kart parkingowych dla osób z niepełnosprawnościami. Nowe karty będą wydawane w formie elektronicznej, z kodem QR i zabezpieczeniami przed fałszerstwem.

Dofinansowanie PFRON 2026 – ile wynosi wsparcie dla pracodawców zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami

W 2026 roku utrzymano system wsparcia dla pracodawców, którzy zatrudniają osoby z niepełnosprawnościami. Dofinansowania z PFRON obejmują zarówno wynagrodzenia, jak i dopłaty do wyposażenia stanowiska pracy.

Prawa pracownika z niepełnosprawnością w 2026 roku – skrócony czas pracy i dodatkowe uprawnienia

Pracownicy z niepełnosprawnością korzystają z szeregu przywilejów wynikających z Kodeksu pracy i ustawy o rehabilitacji zawodowej. W 2026 roku utrzymano kluczowe uprawnienia, ale rozszerzono możliwości pracy zdalnej i elastycznych godzin.

REKLAMA

Nowe zasady orzekania o niepełnosprawności w 2026 roku – jak złożyć wniosek i co się zmienia

Od 2026 roku wchodzi w życie zmodernizowany system orzekania o niepełnosprawności. Rząd zapowiada uproszczenie procedur, cyfrowe wnioski i ujednolicenie kryteriów. Sprawdzamy, co się zmieni i jak teraz uzyskać orzeczenie.

Dodatkowe 1500 zł dla tych seniorów. Państwo pomaga nie tylko rodzicom. Kto i jak może skorzystać ze wsparcia i poprawić stan swojego konta?

Choć dużo mówi się o wsparciu, którego państwo udziela rodzicom najmłodszych dzieci, to nie są oni jedyną grupą społeczną, która może korzystać z pomocy ponosząc koszty swojego codziennego utrzymania. Pieniądze mogą trafić również do określonej grupy seniorów.

Czy nagrywanie rozmów i spotkań jest legalne? Kiedy nagranie może być dowodem w sądzie?

Nagrywanie rozmów, zebrań czy spotkań budzi wiele wątpliwości prawnych – zwłaszcza gdy nie wszyscy uczestnicy wiedzą o nagrywaniu. W erze smartfonów i łatwego dostępu do technologii coraz częściej pojawia się pytanie: czy takie nagrania są zgodne z prawem i czy można je wykorzystać w sądzie?

W tym roku katolicy powinni uczestniczyć we mszy świętej zarówno 1, jak i 2 listopada

1 i 2 listopada przypadają w tym roku w weekend. W związku z tym katolicy mają obowiązek uczestniczenia we mszy świętej zarówno w sobotę, jak i w niedzielę. Dlaczego?

REKLAMA

Czy kobiety bez dzieci będą pracować do 65 lat? Petycja w Kancelarii Prezydenta

Nie masz dzieci? Według autora nowej petycji to powód, byś pracowała dłużej. Dokument trafił na biurko prezydenta i błyskawicznie podzielił opinię publiczną. Petycja, złożona anonimowo w Kancelarii Prezydenta, zakłada, że kobiety bez dzieci powinny przechodzić na emeryturę dopiero w wieku 65 lat tak jak mężczyźni. Pomysł wywołał falę komentarzy, od oskarżeń o dyskryminację po głosy poparcia za równością w systemie emerytalnym.

Jak dobrze sporządzić ugodę?

Mediacje, czy negocjacje nieraz doprowadzają do porozumienia między stronami. Wyrazem takiego porozumienia jest zawarcie umowy ugody (sądowej lub pozasądowej – w zależności od stanu zawisłości sporu).

REKLAMA