REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zobacz w jaki sposób należy to robić.

Do obowiązków każdego pracodawcy, zgodnie z art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy, należy prowadzenie akt osobowych pracowników. Dokumentacja pracownicza podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się kandydata o pracę.

REKLAMA

Są to następujące dokumenty:
1. wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (do dnia 1 stycznia 2003 r. pracodawca miał obowiązek przechowywania jedynie świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy);
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. świadectwo ukończenia szkoły, potwierdzające kwalifikacje pracownika;
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy;
6. dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy lub potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe;
7. inne dokumenty, jeżeli ich obowiązek wynika z odrębnych przepisów; mogą to być np.: zaświadczenie o niekaralności, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa potwierdzające dodatkowe kwalifikacje.

Zobacz: Kodeks pracy-Spis treści

W części B pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:


1. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków;
2. zakres czynności i obowiązków pracownika (o ile nie został on określony w umowie o pracę);
3. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy lub w przypadku braku regulaminu potwierdzenie zapoznania się z informacją dotyczącą obowiązujących norm czasu pracy, terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, pory nocnej, terminu, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy;
4. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
5. zaświadczenia o odbyciu wymaganych na stanowisku szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
6. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy;
7. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Przedwstępna umowa o pracę


8. zaświadczenie o ukończeniu wymaganych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
9. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
10. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 4 oraz dziecka do lat 14 o zamiarze lub jego braku do korzystania z uprawnień do opieki (uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, 178 § 2 i art. 188 kodeksu pracy);
11. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
12. dokumenty związanie z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, takie jak dyplomy, zaświadczenia, świadectwa;
13. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany warunków w innym trybie;
14. dokumenty związane z przyznaniem prawnikowi nagrody lub wymierzeniem kary porządkowej;
15. podania pracownika i pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego i bezpłatnego;
16. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownicy uprawnionej do urlopu wychowawczego, w sytuacji określonej w art. 186[7] kodeksu pracy;
17. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;

Forum: Prawo pracy


18. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
19. korespondencję z reprezentująca pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach objętych obowiązkiem konsultowania z zakładową organizacją związkową;
20. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy);
21. wniosek pracownika o poinformowania inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
22. kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika w sytuacji jeżeli uprzednio był on zarejestrowanego jako osoba bezrobotna;
23. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
24. kartę oceny pracowniczej, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy,

Zobacz: Wynagrodzenie za pracę z mocą wsteczną

W części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
2. pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] kodeksu pracy);
3. dokumentację związaną z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 kodeksu pracy);
4. kopię świadectwa pracy wydanego pracownikowi;
5. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli strony zawarły taka umowę;
6. potwierdzenie dokonywania potrącenia z wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
7. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy;
8. kartę obiegową, o ile wynika to z odrębnych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy.

Podstawa prawna:
Ustawa kodeks pracy ( Dz.U z 1998 Nr 21 poz 94 ze zm.)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister infrastruktury: w 2025 r. wprowadzimy obowiązek jazdy w kasku na rowerze i hulajnodze elektrycznej przez dzieci i młodzież do lat 16

Jest uchwała w sprawie wprowadzenia ustawowego obowiązku noszenia kasku podczas jazdy m.in. rowerem i hulajnogą elektryczną przez dzieci do lat 16. Przepis ma zostać dodany do nowelizacji ustawy Prawo o ruchu drogowym - poinformował 14 lipca szef MI Dariusz Klimczak.

Renta wdowia zabierze czternastkę. Czy emeryci się tego spodziewali?

Nowe przepisy wprowadzane w 2025 roku miały być ulgą dla tysięcy seniorów, którzy po śmierci małżonka zostali z ograniczonymi środkami do życia. Renta wdowia, nowy instrument łączący własną emeryturę z częścią renty rodzinnej, budziła nadzieję. Niestety, radość nie trwała długo. Okazuje się, że w wielu przypadkach przyjęcie renty wdowiej może pozbawić seniora czternastej emerytury.

Samodzielność kontra mikrozarządzanie: jak zaufanie wpływa na rozwój pracowników

Choć wielu pracowników deklaruje gotowość do samodzielnego działania, to wiele organizacji boryka się z deficytem zaufania do podwładnych. Nadal można obserwować, że style zarządzania opierają się na ścisłej kontroli, przez co ograniczają możliwości rozwoju pracowników i tłumią ich kreatywność.

Co przy spadku daje tzw. transmisja?

Co przy spadku daje tzw. transmisja? Mało osób ma świadomość tej instytucji. a jest ona kluczowa w postępowaniu spadkowym, bo daje ochronę spadkobiercom i spadkodawcom. Co to zatem jest transmisja oraz kim jest transmitent i transmitariusz?

REKLAMA

Takich przelewów jeszcze nie było. We wrześniu emeryci otrzymają rekordowe wypłaty czternastek!

Wrzesień 2025 roku przyniesie długo wyczekiwaną „czternastkę” – dodatkową emeryturę, która dla wielu seniorów stanowi realne wsparcie domowego budżetu. W tym roku jej wysokość to aż 1878,91 zł brutto. Kto dostanie pełną kwotę i jakie są zasady? Sprawdź, co musisz wiedzieć.

Umowę leasingu można zawrzeć online bez podpisu kwalifikowanego. Prawo już na to pozwala ale firmy leasingowe muszą przestawić swoje systemy

Możliwość zawarcia umowy leasingu w formie elektronicznej, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego, będzie powszechnie dostępna na rynku prawdopodobnie za kilka - kilkanaście tygodni – ustalili eksperci Superauto.pl. To rynek, którego wartość przekroczyła w 2024 r. 110 mld zł. Firmy leasingowe są w trakcie dostosowywania swoich systemów informatycznych oraz procedur do nowego prawa, które właśnie weszło w życie. Pierwsze firmy leasingowe udostępnią jednak tzw. formę dokumentową od razu. Są to Velo Leasing, Vehis, Cofidis oraz Millennium Leasing.

System kaucyjny w Polsce od 2025. Większość Polaków o nim słyszała, ale wciąż nie wie, jak działa

Aż 75% Polek i Polaków wie, że od 2025 roku wejdzie w życie system kaucyjny – ale aż 71% nie rozumie jego zasad. Zamiast jasnych informacji – domysły i nieporozumienia. Eksperci alarmują: bez skutecznej edukacji i komunikacji nawet najlepsze rozwiązania mogą zawieść.

Przełomowy wyrok TK: tysiące Polaków mogą odzyskać podatek od sprzedaży nieruchomości

Trybunał Konstytucyjny uznał, że wymóg składania oświadczenia o zameldowaniu przy uldze meldunkowej w latach 2007–2008 był niezgodny z Konstytucją. To otwiera drogę do odzyskania niesłusznie zapłaconego podatku – nawet sprzed kilkunastu lat – wraz z odsetkami. Czas na działanie jest ograniczony.

REKLAMA

Już teraz zabierają 800 plus i 300 plus dużej grupie. To koniec bezwarunkowego wsparcia: nie spełniasz kryterium, nie masz świadczenia

Od 1 czerwca 2025 roku program "Rodzina 800+" oraz "Dobry Start" przeszedł zmiany. Obowiązują one również w lipcu, w III kwartale 2025 r., jak i w 2026 r. Wraz z nowym okresem świadczeniowym weszło w życie rygorystyczne kryterium, które pozbawi czy już pozbawiło wsparcia finansowego znaczną grupę beneficjentów. Kończy się więc era, w której świadczenie wychowawcze przysługiwało niemal każdemu dziecku w Polsce.

Koniec darmowych worków na śmieci od gminy. Zmiany w sposobie segregacji odpadów

Coraz więcej gmin w Polsce nie udostępnia już darmowych worków na śmieci dla swoich mieszkańców. Jest to związane ze zmianą sposobu segregacji odpadów. Zmiany mają na celu walkę z niewłaściwym sortowaniem śmieci.

REKLAMA