REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zobacz w jaki sposób należy to robić.

Do obowiązków każdego pracodawcy, zgodnie z art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy, należy prowadzenie akt osobowych pracowników. Dokumentacja pracownicza podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się kandydata o pracę.

REKLAMA

Są to następujące dokumenty:
1. wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (do dnia 1 stycznia 2003 r. pracodawca miał obowiązek przechowywania jedynie świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy);
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. świadectwo ukończenia szkoły, potwierdzające kwalifikacje pracownika;
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy;
6. dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy lub potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe;
7. inne dokumenty, jeżeli ich obowiązek wynika z odrębnych przepisów; mogą to być np.: zaświadczenie o niekaralności, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa potwierdzające dodatkowe kwalifikacje.

Zobacz: Kodeks pracy-Spis treści

W części B pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:


1. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków;
2. zakres czynności i obowiązków pracownika (o ile nie został on określony w umowie o pracę);
3. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy lub w przypadku braku regulaminu potwierdzenie zapoznania się z informacją dotyczącą obowiązujących norm czasu pracy, terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, pory nocnej, terminu, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy;
4. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
5. zaświadczenia o odbyciu wymaganych na stanowisku szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
6. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy;
7. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Przedwstępna umowa o pracę


8. zaświadczenie o ukończeniu wymaganych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
9. oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
10. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 4 oraz dziecka do lat 14 o zamiarze lub jego braku do korzystania z uprawnień do opieki (uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, 178 § 2 i art. 188 kodeksu pracy);
11. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
12. dokumenty związanie z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, takie jak dyplomy, zaświadczenia, świadectwa;
13. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany warunków w innym trybie;
14. dokumenty związane z przyznaniem prawnikowi nagrody lub wymierzeniem kary porządkowej;
15. podania pracownika i pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego i bezpłatnego;
16. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownicy uprawnionej do urlopu wychowawczego, w sytuacji określonej w art. 186[7] kodeksu pracy;
17. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;

Forum: Prawo pracy


18. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
19. korespondencję z reprezentująca pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach objętych obowiązkiem konsultowania z zakładową organizacją związkową;
20. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy);
21. wniosek pracownika o poinformowania inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
22. kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika w sytuacji jeżeli uprzednio był on zarejestrowanego jako osoba bezrobotna;
23. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
24. kartę oceny pracowniczej, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy,

Zobacz: Wynagrodzenie za pracę z mocą wsteczną

W części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
2. pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] kodeksu pracy);
3. dokumentację związaną z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 kodeksu pracy);
4. kopię świadectwa pracy wydanego pracownikowi;
5. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli strony zawarły taka umowę;
6. potwierdzenie dokonywania potrącenia z wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
7. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy;
8. kartę obiegową, o ile wynika to z odrębnych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy.

Podstawa prawna:
Ustawa kodeks pracy ( Dz.U z 1998 Nr 21 poz 94 ze zm.)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd naprawia emerytury czerwcowe! Koniec z niesprawiedliwością z lat 2009–2019 – znamy szczegóły projektu ustawy

Rząd szykuje rewolucję dla tysięcy emerytów i rencistów! Nowy projekt ustawy ma zlikwidować wieloletnią niesprawiedliwość wobec osób, którym przyznano emeryturę lub rentę rodzinną w czerwcu w latach 2009–2019. Zmiany mają wyrównać ich sytuację ze świadczeniobiorcami z późniejszych lat i położyć kres tzw. „sezonowości emerytalnej”. Decyzja już we wtorek.

To może być pierwsza taka sytuacja w historii Polski: Prezes NBP Adam Glapiński już ostrzega!

Historyczny moment dla polskiej gospodarki? Prezes NBP Adam Glapiński ostrzega, że już w 2026 roku dług publiczny może po raz pierwszy przekroczyć unijny próg 60 proc. PKB. Choć inflacja zbliża się do celu NBP, to fiskalna polityka rządu – najluźniejsza w całej UE poza Rumunią – może zachwiać stabilnością makroekonomiczną kraju.

Aby mieć od stycznia więcej urlopu i wyższe wypłaty, już teraz zadbaj o dokumenty. Dotyczy wszystkich pracowników

Przed nami duża zmiana dla wszystkich pracowników. Będzie dotyczyła zarówno pracowników budżetówki, jak i sektora prywatnego. Chodzi o większe pieniądze i wyższy wymiar urlopu. Żeby skorzystać, trzeba będzie mieć dowody.

Za nowy trawnik z rolki zapłaci… dostawca prądu. Przełomowy wyrok NSA, na podstawie którego tysiące właścicieli nieruchomości będzie mogło bezkosztowo odtworzyć swoje ogrody

Niejeden właściciel nieruchomości zmagał się już na pewno z usuwaniem drzew (lub krzewów) z jego nieruchomości na wniosek właściciela urządzeń przesyłowych służących do doprowadzania energii elektrycznej, z tego względu, że drzewa te (lub krzewy) – z tymi urządzeniami kolidowały (a konkretniej – zagrażały funkcjonowaniu tych urządzeń). Okazuje się, że zgodnie z najnowszym wyrokiem NSA – w takim przypadku – odszkodowanie należne od przedsiębiorstwa energetycznego, obejmuje nie tylko wartość usuniętych drzew (lub krzewów), koszty ich wycinki, ponownego zalesienia i pielęgnacji, ale również koszty odtworzenia trawnika, który – na skutek powyższych działań – uległ zniszczeniu.

REKLAMA

Kupując tę nieruchomość, wpadniesz w finansową pułapkę i poniesiesz dodatkowy koszt sięgający nawet 50 tys. zł. To skutek nowych wymogów Unii Europejskiej

Dla wielu z nas zakup nieruchomości to jedna z najważniejszych decyzji w życiu. W związku z nowymi klimatycznymi celami Unii Europejskiej, nieruchomości ogrzewane węglem lub gazem będą musiały przejść kosztowną modernizację. W przeciwnym razie ich utrzymanie stanie się bardzo drogie.

Nowe uprawnienia PIP i wyższe kary dla firm od 2026 r. Czy dojdzie do masowej zamiany śmieciówek w umowy o pracę? Szef PIP: uszczęśliwianie etatami na siłę się nie sprawdza

Nie będziemy masowo zmieniać umów cywilnoprawnych na etaty, a jedynie działać w przypadkach niebudzących wątpliwości – powiedział PAP szef Państwowej Inspekcji Pracy, główny inspektor pracy Marcin Stanecki. Zaznaczył, że w planowanych zmianach nie chodzi o „uszczęśliwianie etatami na siłę”, tylko o reagowanie na skargi.

Zmiana cen gazu. Chodzi o kwoty od 1 tysiąca, nawet do kilkunastu tysięcy złotych. Kto odczuje nową taryfę?

Choć większość z nas od miesięcy żyje tematem cen energii, to dla wielu osób równie istotne są ceny gazu. A te właśnie się zmieniły. Różnica obejmie rocznie kwoty od tysiąca, nawet do kilkunastu tysięcy.

Renta wdowia 2025. ZUS wypłaca świadczenia w zbiegu [Ważne terminy]

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca już wdowie renty. Jak informuje ZUS, dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 359,82 zł. Dlaczego ważne jest szybkie złożenie wniosku?

REKLAMA

Milion wniosków o rentę wdowią. ZUS: tym osobom świadczenia nie przyznamy
Dodatek pielęgnacyjny przed ukończeniem 75 lat. Ważny warunek i przykład z sądu

Po ukończeniu 75 lat Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyzna emerytowi dodatek z urzędu. Inaczej jest jednak w przypadku młodszych osób, które muszą spełnić dodatkowe warunki.

REKLAMA