Wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie

Uważano, że samo złożenie wniosku jest wystarczające i, wobec braku wyraźnego sprzeciwu pracodawcy, można rozpocząć urlop bez dalszych formalności. Pracodawca miał obowiązek udzielenia tego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, z wyjątkiem nadzwyczajnych sytuacji, a jego brak odpowiedzi nie mógł być uznany za odmowę.

Jak jest teraz?

W dniu 28 października 2009 roku zapadło orzeczenie Sądu Najwyższego dotyczące trybu udzielania urlopu na żądanie (sygn. II PK 123/09). Jest to drugie z serii orzeczeń, obok wyroku z dnia 16 września 2008 roku (sygn. II PK 26/08), które w sposób zasadniczy zmienia tryb udzielania urlopów na żądanie. Zgodnie z pierwszym z wyroków, rozpoczęcie przez pracownika urlopu bez zgody pracodawcy może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność i tym samym stać się podstawą zwolnienia dyscyplinarnego. Zgodnie z treścią drugiego, urlop na żądanie nie tylko musi być formalnie przez pracodawcę udzielony, ale także jego zasadność i konieczność podlega merytorycznej ocenie.

Zobacz: Ustalenie wymiaru urlopu- jak to zrobić?

Konsekwencją takiej interpretacji jest:

• brak bezwzględnego obowiązku udzielenia takiego urlopu,
• fakt, iż do wykorzystania tego urlopu nie uprawnia pracownika samo złożenie wniosku oznacza, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu,
• termin urlopu na żądanie nie może być też jednostronnie określony przez pracodawcę, zawsze musi to być wspólne ustalenie stanowiska pracownika i pracodawcy, chociażby
poprzez przychylenie się do propozycji pracownika,
• rozpoczęcie urlopu na żądanie bez takiej zgody jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracownika, za które może grozić zwolnienie dyscyplinarne.
„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.” Art. 1672 k.p.

Sąd Najwyższy podkreśla też, że, gdyby pracodawca miał bezwzględny obowiązek udzielenia zgody, ustawowy wymóg jej udzielania straciłby sens.

Zobacz: Kodeks pracy

Jak zatem udzielać urlopu na żądanie:

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

• wniosek taki należy złożyć najpóźniej w chwili, w której pracownik powinien przystąpić do pracy – moment zgłoszenia wniosku nie jest określony w przepisach kodeksu, szczegółową wykładnię sformułowania „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu” można jednak znaleźć w treści wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 roku (sygn. I PK 128/06),
• samo jego złożenie nie wystarczy, pracownik musi poczekać na zgodę pracodawcy, co wynika z dbałości o interes zakładu pracy i z konieczności zapewnienia prawidłowego procesu organizacji pracy,
• regulamin pracy bądź przyjęta praktyka (panujący w zakładzie pracy zwyczaj), mogą przewidywać późniejsze, bardziej korzystne dla pracownika złożenie stosownego wniosku; aby uniknąć nieporozumień, o wszelkich zmianach w terminie do składania takich wniosków, pracodawca powinien swych pracowników wyraźnie poinformować.

Stanowisko aktualnie prezentowane przez Sąd Najwyższy przyczynia się do racjonalizacji procesu udzielania urlopów na żądanie.

Pracownik powinien mieć prawo do wyjątkowej nieobecności w pracy, potrzebnej do załatwienia swoich prywatnych spraw. Niemniej jednak, tego rodzaju urlop nie może destabilizować funkcjonowania całego zakładu pracy.

Zatem „urlop na żądanie” nie jest faktycznym żądaniem urlopu, ale podaniem o jego udzielenie. Urlop na żądanie nie jest sytuacją, w której role pracownika i pracodawcy się odwracają i pracownik może od pracodawcy „żądać”. Natomiast jest on instytucją, w której powinny współgrać potrzeby pracowników i pracodawców, uprawnienia każdej ze
stron nie powinny być nadużywane, lecz w odpowiedni sposób zbalansowane.

Autorzy:

Radca Prawny  Agnieszka Wojciechowska: email: a.wojciechowska@fwsk.pl

Radca Prawny Jarosław Szewczyk email: j.szewczyk@fwsk.pl z kancelarii:

Zobacz pełną treść Law Guidance: