REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej. Skrócono obowiązek przechowywania jej do 10 lat. Ponadto gromadzić należy także wnioski urlopowe, listy obecności czy skierowania na badania lekarskie. Jakie wątpliwości powstają w związku z nowymi przepisami?

Przechowywanie list obecności i wniosków urlopowych

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

REKLAMA

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY.

Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Teoretycznie sama digitalizacja ma być prosta. Wystarczy zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym pracodawcy. Jednak wymogi (np. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przed nieuprawnionym dostępem), jakie mają spełniać akta w wersji elektronicznej, mogą zniechęcić zatrudniających. – W przypadku większych firm konieczne wydaje się opracowanie odrębnego systemu elektronicznego, a to kosztuje. Na dodatek niektóre przepisy wciąż przewidują tworzenie dokumentów w formie papierowej, co oznaczałoby konieczność ciągłego ich digitilizowania. Sądzę, że większość pracodawców na razie pozostanie przy formie papierowej i będzie obserwować skutki przekształcania formy akt w tych firmach, które jednak na to się zdecydują – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Ustawa zakłada też istotną zmianę w zakresie wynagrodzeń. Co do zasady pensja ma być wpłacana na rachunek bankowy pracownika, a do jego rąk własnych – tylko jeśli złoży wniosek w tej sprawie (odwrotna zasada do tej obowiązującej obecnie).

Mniej, więcej

Wiele nowych rozwiązań i wymogów dla firm wynika też ze wspomnianego rozporządzenia. Konieczne jest m.in. utworzenie nowej części akt osobowych (D), w których należy gromadzić dokumenty związane z poniesieniem odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przez pracownika. Rozszerzona została też lista dokumentów, jakie trzeba przechowywać w pozostałych częściach. Dla przykładu konieczne jest m.in. gromadzenie skierowań na badania lekarskie (w zależności od rodzaju i momentu badania w części A lub B) oraz oświadczeń o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (część B). Bardziej istotne znaczenie mają zmiany dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (firma ma ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika). Konieczne jest m.in. gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Z kolei ewidencja czasu pracy ma zawierać m.in. informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. – Ułatwi to wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych i nadzór ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ale dla firm to nowy, trudny do realizacji obowiązek – zauważa mec. Zwolińska.

To rozwiązanie nie uwzględnia też niestandardowych systemów czasu pracy.

Powstaje wątpliwość co do tego, jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mają być określane w przypadku np. zadaniowego czasu pracy lub elastycznego rozkładu, określającego jedynie przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć wykonywanie obowiązków – podkreśla mec. Giżejowska.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian (ich nowe rozporządzenie nie dotyczy; firma może je dostosować do nowych przepisów, jeśli sama tak zdecyduje). Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

W praktyce kadrowe powinny więc oznaczyć – np. fiszką – miejsce, od którego dokumentacja jest już prowadzona zgodnie z nowymi przepisami – podkreśla mec. Giżejowska. 

Etap legislacyjny

Ustawa i rozporządzenie weszły w życie 1 stycznia 2019 r.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowelizacja: Szkoła musi gromadzić zaświadczenia o niekaralności rodziców [Opieka na wycieczce, basen, teatr, kino]

Pytania wynikają z opisanych w artykule przepisów i dotyczą rodziców angażujących się w opiekę nad dziećmi taką jak: 1) wyjazd z uczniami na wycieczkę szkolną, 2) wyjście uczniów ze szkoły do teatru, do kina, na basen. Przepisy nakazują dyrektorom szkół i przedszkoli prowadzenie - tu cytat z przepisów - "dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do takiej działalności jak np. opieka nad dziećmi." W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia akt dla rodziców, którzy np. jadą na wycieczkę z uczniami jako opiekunowie.

W ubiegłym roku urodziło się 272 tys. dzieci, czyli najmniej od II wojny światowej. Tegoroczne dane są jeszcze gorsze. Zdrowiu reprodukcyjnemu w Polsce wciąż poświęca się za mało uwagi

Polska stoi w obliczu największego kryzysu demograficznego od czasów II wojny światowej. Liczba narodzin spada z roku na rok, a problem zastępowalności pokoleń narasta. Choć w debatach publicznych dużo mówi się o polityce prorodzinnej, wciąż niewiele uwagi poświęca się zdrowiu reprodukcyjnemu, które według WHO jest kluczowym aspektem problemów z dzietnością.

Awans zawodowy nauczycieli. Czy nauczyciele stracą wypracowane osiągnięcia i dorobek zawodowy?

Czy długotrwałe zwolnienie lekarskie powoduje utratę dorobku zawodowego przez nauczyciela? MEN odpowiada na interpelację poselską dotyczącą przepisów w sprawie awansu zawodowego nauczycieli.

Polacy wskazali 63 nazwiska. Kto zostanie prezydentem RP?

Który ze znanych polityków lub osób publicznych najlepiej sprawdziłby się w roli kolejnego prezydenta Polski? Prawie 40 proc. Polaków nie potrafi zaproponować swojego kandydata. Tak wynika z badań przeprowadzonych przez CBOS.

REKLAMA

Rząd chce wiedzieć o obywatelach również i to. Będzie zbierał dane jeszcze w tym roku. W jaki sposób? Sprawdź zasady

Rząd będzie gromadził jeszcze więcej informacji o obywatelach. Z mStłuczki skorzystamy jeszcze w 2024 roku. Umożliwi spisanie na miejscu zdarzenia oświadczenia i przekazanie danych bezpośrednio do ubezpieczycieli.

Sąd: Wzór pisma w sprawie wyroku, o którym nie wiedziałeś. Jak odzyskać od komornika pieniądze

To wciąż częsta sytuacja. Zapadł przeciwko Tobie wyrok nakazowy e-sądu z Lublina. Nie wiedziałeś, że pozwano Cię za jakąś przeoczoną płatność za telefon czy kablówkę. Komornik wszedł na konto. Co wtedy zrobić? Trzeba złożyć pismo w sądzie informujące, że nie otrzymałaś żadnej informacji o wyroku przeciwko Tobie. Jest krótki termin - 7 dni.

Jednak będzie zakaz palenia w oknach, na balkonach i klatkach schodowych? Sprawa powraca. Wzorem będą regulacje litewskie?

Zakaz palenia na balkonach i klatkach schodowych. Sprawa powraca w Ministerstwie Zdrowia. Wzorem będą regulacje litewskie? Palenie papierosów w miejscach publicznych wciąż budzi emocje. Resort nie jest jednak chętny do podjęcia radykalnej decyzji.

1000 zł zasiłek losowy dla dzieci + do 2000 zł dla niepełnosprawnych + do 8000 zł z pomocy społecznej + 2000 zł zasiłku powodziowego

Dla osób, które ucierpiały w wyniku powodzi lub podtopień w Polsce, są dostępne różne formy pomocy, w tym finansowe. O pomoc mogą starać się rodziny z dziećmi, osoby niepełnosprawne, rolnicy, przedsiębiorcy czy studenci.

REKLAMA

Sejm: MOPS otrzyma zaświadczenia dla zasiłków pielęgnacyjnego (215,84 zł) i rodzinnego. I sam załatwi sprawę przedłużenia świadczenia

W MOPS nie trzeba będzie składać wniosków o przedłużenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. Zniknie też problem orzeczeń o niepełnosprawności dla osób poniżej 16-ego roku życia. Po osiągnięciu 17. roku życia definitywnie wygasają. Nawet jak 16-latek złożył wniosek o przedłużenie w odpowiednim terminie. Musi wystąpić o nowe orzeczenie o niepełnosprawności. Czekając na nie traci prawa do ulg i świadczeń. Najczęściej przez kilka miesięcy. W Sejmie pojawił się pomysł rozwiązania tego problemu. Jest on jednak nielogiczny, gdyż zakłada przedłużenie ważności orzeczeń, które już wygasły.  

Nie więcej niż 3 kody w orzeczeniu o niepełnosprawności. Co przysługuje? [Przykłady]

„Na co dzień borykam się z wieloma chorobami. Są to m.in. problemy neurologiczne, cukrzyca, choroby wzroku, a także dolegliwości związane z poruszaniem się. Czy wszystkie te choroby zostaną wymienione w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności?” – pyta Czytelnik. Otóż zgodnie z przepisami w orzeczeniu znajdą się maksymalnie trzy przyczyny niepełnosprawności.

REKLAMA