REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowniczą można prowadzić w wersji elektronicznej. Skrócono obowiązek przechowywania jej do 10 lat. Ponadto gromadzić należy także wnioski urlopowe, listy obecności czy skierowania na badania lekarskie. Jakie wątpliwości powstają w związku z nowymi przepisami?

Przechowywanie list obecności i wniosków urlopowych

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

REKLAMA

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY.

Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Teoretycznie sama digitalizacja ma być prosta. Wystarczy zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym pracodawcy. Jednak wymogi (np. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przed nieuprawnionym dostępem), jakie mają spełniać akta w wersji elektronicznej, mogą zniechęcić zatrudniających. – W przypadku większych firm konieczne wydaje się opracowanie odrębnego systemu elektronicznego, a to kosztuje. Na dodatek niektóre przepisy wciąż przewidują tworzenie dokumentów w formie papierowej, co oznaczałoby konieczność ciągłego ich digitilizowania. Sądzę, że większość pracodawców na razie pozostanie przy formie papierowej i będzie obserwować skutki przekształcania formy akt w tych firmach, które jednak na to się zdecydują – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Ustawa zakłada też istotną zmianę w zakresie wynagrodzeń. Co do zasady pensja ma być wpłacana na rachunek bankowy pracownika, a do jego rąk własnych – tylko jeśli złoży wniosek w tej sprawie (odwrotna zasada do tej obowiązującej obecnie).

Mniej, więcej

Wiele nowych rozwiązań i wymogów dla firm wynika też ze wspomnianego rozporządzenia. Konieczne jest m.in. utworzenie nowej części akt osobowych (D), w których należy gromadzić dokumenty związane z poniesieniem odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przez pracownika. Rozszerzona została też lista dokumentów, jakie trzeba przechowywać w pozostałych częściach. Dla przykładu konieczne jest m.in. gromadzenie skierowań na badania lekarskie (w zależności od rodzaju i momentu badania w części A lub B) oraz oświadczeń o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (część B). Bardziej istotne znaczenie mają zmiany dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (firma ma ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika). Konieczne jest m.in. gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Z kolei ewidencja czasu pracy ma zawierać m.in. informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. – Ułatwi to wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych i nadzór ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ale dla firm to nowy, trudny do realizacji obowiązek – zauważa mec. Zwolińska.

To rozwiązanie nie uwzględnia też niestandardowych systemów czasu pracy.

Powstaje wątpliwość co do tego, jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mają być określane w przypadku np. zadaniowego czasu pracy lub elastycznego rozkładu, określającego jedynie przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć wykonywanie obowiązków – podkreśla mec. Giżejowska.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian (ich nowe rozporządzenie nie dotyczy; firma może je dostosować do nowych przepisów, jeśli sama tak zdecyduje). Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

W praktyce kadrowe powinny więc oznaczyć – np. fiszką – miejsce, od którego dokumentacja jest już prowadzona zgodnie z nowymi przepisami – podkreśla mec. Giżejowska. 

Etap legislacyjny

Ustawa i rozporządzenie weszły w życie 1 stycznia 2019 r.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sejm: Bez wniosku osoby niepełnosprawnej. Od 30 września tylko zaświadczenie. Zasiłek pielęgnacyjny (215,84 zł) [Przedłużanie orzeczeń o niepełnosprawności]

Posłowie koalicji rządowej złożyli projekt nowelizacji przepisów o przedłużaniu ważności orzeczeń o niepełnosprawności. Głównym celem nowelizacji jest umożliwienie osobom niepełnosprawnym w wieku do 16-lat przedłużenie ważności orzeczeń. Ale równie ważna jest nowa zasada, że osoba niepełnosprawna starając się o przedłużenie prawa do np. zasiłku pielęgnacyjnego nie musi składać żadnego wniosku. Sprawa jest wszczynana z urzędu

Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy 2024 - różnice: wysokość, terminy, składki, podatek, podstawa wymiaru

Wynagrodzenie chorobowe jak i zasiłek chorobowy to świadczenia pieniężne, które przysługują ubezpieczonemu za czas niezdolności do pracy spowodowanych:
- chorobą, 
- odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, 
- wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, 
- chorobą przypadającą w czasie ciąży,
- poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek, narządów oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

Świadczenia te różnią się przede wszystkim okresem niezdolności do pracy ale również stroną je finansującą oraz oskładkowaniem i opodatkowaniem danego świadczenia.

Czy oskładkowanie umów cywilnoprawnych da wyższe emerytury w przyszłości? Polacy w to nie wierzą, chcą renegocjacji KPO

Aż 71,5% Polaków nie wierzy, że przyszła państwowa emerytura pozwoli im na godne życie, wynika z najnowszych badań dla Useme.com. Za to coraz więcej rodaków zaczyna oszczędzać na emeryturę poza systemem ZUS. Co więcej, Polacy oczekują od rządu renegocjacji z Komisją Europejską kamienia milowego KPO dot. oskładkowania umów cywilnoprawnych.

12 rat dla powodzian. Rząd pomoże spłacić kredyt hipoteczny, ale szykuje też ulgi dla powodzian w spłatach innych zobowiązań

Rząd zapowiedział możliwości wsparcia dla kredytobiorców poszkodowanych w wyniku powodzi. Rozwiązanie zakłada, że Fundusz Wsparcia Kredytobiorców spłaci 12 rat kredytu hipotecznego dla powodzian. Rząd pracuje też nad wprowadzeniem ulg dla powodzian w spłatach także innych zobowiązań – nie tylko tych hipotecznych.

REKLAMA

Zasiłek opiekuńczy na zdrowe dziecko. Do 60 dni w roku. ZUS przypomina, który rodzic może dostać te pieniądze. Sprawdź zasady

Zasiłek opiekuńczy na zdrowe dziecko. Do 60 dni w roku. ZUS przypomina, że każdy może dostać te pieniądze. Jest to informacja szczególnie istotna dla osób z terenów dotkniętych powodzią, na których zajęcia w przedszkolach i szkołach zostały zawieszone.

ZUS: Świadczenia na zalanych terenach wypłacane są na bieżąco

Rzecznik Prasowy ZUS Paweł Żebrowski poinformował, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych na bieżąco wypłaca świadczenia na terenach dotkniętych powodzią, w tym 14 emerytury. Obecnie około 85 proc. emerytów w ZUS otrzymuje emeryturę bezpośrednio na rachunek bankowy

MON: Ubrać szpiega - kwoty na zakup cywilnego ubrania przez funkcjonariuszy Służby Wywiadu Wojskowego

Zmieni się wysokość równoważnika pieniężnego i kwota na zakup ubrania typu cywilnego w zamian za umundurowanie przyznawanego funkcjonariuszom Służby Wywiadu Wojskowego. W Ministerstwie Obrony Narodowej trwają prace nad nowelizacją przepisów.

Rewolucja w szkołach! Czy biologia, chemia i geografia znikną ze szkół podstawowych? MEN stawia sprawę jasno

Rewolucja w szkołach! Czy biologia, chemia i geografia znikną ze szkół podstawowych? Ministerstwo Edukacji Narodowej stawia sprawę jasno. Założenia dotyczące profilu absolwenta przedszkola i szkoły podstawowej są już przygotowane.

REKLAMA

Lex Kamilek: Niespójne przepisy powodują problemy organizacyjne w szkołach. Środowisko pedagogiczne skupia się na biurokracji

Ustawa Kamilka, lub inaczej lex Kamilek, wywołała pewne zamieszanie w kręgach m.in. nauczycieli i dyrektorów szkół. Ich wątpliwości budzi m. in. przepis o konieczności przedstawienia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Ten fragment ustawy pozostawia szerokie pole do interpretacji.

Wcześniejsze emerytury dla tych pracowników w 2025 r.

Wcześniejsze emerytury dla tych pracowników w 2025 r. Kto może liczyć na wcześniejszą emeryturę w 2025 r.? Czy pracownik musi osiągnąć powszechny wiek emerytalny, by uzyskać prawo do emerytury? Co z emeryturami stażowymi?

REKLAMA