Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy. Kto otrzyma, ile, na jak długo i co należy zrobić

• Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy - dla kogo
• Jak długo przysługuje refundacja?
• Wniosek o refundację
• Dlaczego warto
• Podpisanie umowy o refundację
• Na co możesz przeznaczyć środki
• Wewnętrzne regulaminy

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to pomoc finansowa udzielana przez powiatowy urząd pracy w związku ze stworzeniem lub przystosowaniem stanowiska pracy i zatrudnieniem na tym stanowisku skierowanego bezrobotnego bądź poszukującego pracy niepozostającego w zatrudnieniu lub niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy - dla kogo

O refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy może ubiegać się:

• podmiot prowadzący działalność gospodarczą,
• niepubliczne przedszkole i niepubliczna szkoła, o których mowa przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe,
• osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zamieszkująca lub mająca siedzibę na terytorium RP, będąca posiadaczem gospodarstwa rolnego w rozumieniu Ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (DzU z 2013 r. nr 1381, poz. 969 z późn. zm.) lub prowadząca dział specjalny produkcji rolnej, o którym mowa w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) lub w Ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2014 r., poz. 851 z późn. zm.), zatrudniająca w okresie ostatnich sześciu miesięcy, w każdym miesiącu, co najmniej jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy,
• żłobek lub klub dziecięcy tworzony i prowadzony przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w przepisach o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3,
• podmiot prowadzący działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług rehabilitacyjnych,
• spółdzielnia socjalna.

Jeżeli ubiegasz się o taką pomoc jako podmiot, przedszkole lub szkoła, możesz ją otrzymać, gdy spełniasz łącznie następujące warunki:

• prowadzisz działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, przez okres co najmniej sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku (do wskazanego okresu prowadzenia działalności gospodarczej nie wlicza się okresu zawieszenia działalności gospodarczej) lub prowadzisz działalność (w przypadku przedszkola i szkoły) na podstawie Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przez okres sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku,
• nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy pracownika i nie rozwiązałeś stosunku pracy z pracownikiem w drodze dokonanego przez Ciebie wypowiedzenia bądź na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz od dnia złożenia wniosku do otrzymania refundacji,
• nie zalegasz w dniu złożenia wniosku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych i innych danin publicznych oraz nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych,
• nie byłeś skazany za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w okresie dwóch lat przed dniem złożenia wniosku,
• złożyłeś kompletny i prawidłowo sporządzony wniosek.

Jeżeli ubiegasz się o taką pomoc jako producent rolny, możesz ją otrzymać, gdy spełniasz łącznie następujące warunki:

• nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy pracownika i nie rozwiązałeś stosunku pracy z pracownikiem w drodze dokonanego przez Ciebie wypowiedzenia bądź na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz od dnia złożenia wniosku do otrzymania refundacji
• nie zalegasz w dniu złożenia wniosku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych i innych danin publicznych oraz nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych,
• nie byłeś skazany za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w okresie dwóch lat przed dniem złożenia wniosku,
• posiadasz gospodarstwo rolne w rozumieniu przepisów o podatku rolnym lub prowadzeniu działu specjalnego produkcji rolnej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych przez okres co najmniej sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku,
• zatrudniałeś w okresie ostatnich sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku, w każdym miesiącu, co najmniej jednego pracownika na podstawie stosunku pracy w pełnym wymiarze czasu pracy,
• złożyłeś kompletny i prawidłowo sporządzony wniosek.

Jeżeli ubiegasz się o taką pomoc jako żłobek, klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne, możesz ją otrzymać, gdy spełniasz łącznie następujące warunki:

• nie zalegasz w dniu złożenia wniosku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych i innych danin publicznych oraz nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych,
• nie byłeś skazany za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w okresie dwóch lat przed dniem złożenia wniosku,
• nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy pracownika i nie rozwiązałeś stosunku pracy z pracownikiem w drodze dokonanego przez Ciebie wypowiedzenia bądź na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz od dnia złożenia wniosku do otrzymania refundacji.

Jak długo przysługuje refundacja?

Otrzymasz refundację kosztów, jeżeli zobowiążesz się do zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku:

• skierowanego bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy,
• poszukującego pracy niepozostającego w zatrudnieniu lub niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy.

Jeśli wnioskujesz jako żłobek, klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne powinieneś zatrudniać skierowaną osobę bezrobotną, opiekuna lub poszukującego pracy absolwenta co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy.  

Wymagany okres zatrudnienia oraz utrzymania utworzonych stanowisk pracy wynosi co najmniej 24 miesiące.

Wniosek o refundację

Jeżeli chcesz otrzymać refundację, powinieneś złożyć odpowiedni wniosek w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na Twoją siedzibę lub ze względu na miejsce wykonywania pracy przez skierowanego bezrobotnego, opiekuna lub poszukującego pracy absolwenta.

Pamiętaj!

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy należy złożyć zanim zatrudnisz osobę bezrobotną. Dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez urząd, podpisaniu umowy z urzędem pracy określającej warunki refundacji oraz dokonaniu wszystkich zakupów, możliwe jest zatrudnienie osoby skierowanej.

Dlaczego warto

Powiatowy urząd pracy zwróci Ci koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy w wysokości określonej w umowie, nieprzekraczającej 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia (sprawdź aktualne kwoty).

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Podpisanie umowy o refundację

Podpisując umowę o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, zobowiązujesz się do:

• zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku, w pełnym wymiarze czasu pracy, skierowanego bezrobotnego przez okres 24 miesięcy;
• zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku poszukującego pracy niepozostającego w zatrudnieniu lub niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej, co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy, przez okres 24 miesięcy,
• zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku skierowanego bezrobotnego, opiekuna lub poszukującego pracy absolwenta co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy, przez okres 24 miesięcy (jeśli wnioskujesz jako żłobek, klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne),
• utrzymania przez okres 24 miesięcy stanowiska pracy utworzonego w związku z przyznaną refundacją;
• zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, o których mowa w art. 46 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania na utworzonych stanowiskach pracy skierowanych bezrobotnych lub opiekunów, w przypadku niespełnienia warunków zatrudnienia i utrzymania stanowisk;
• zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, o których mowa w art. 46 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w przypadku naruszenia pozostałych warunków umowy;
• zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego, zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2017 r., poz. 1221), podatku naliczonego dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanej refundacji, w terminie:
  • określonym w umowie o refundację, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu – w przypadku gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
  • 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku – w przypadku gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.

Refundację na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy otrzymasz po:

• przedłożeniu rozliczenia i udokumentowaniu kosztów poniesionych w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia zatrudnienia skierowanego bezrobotnego lub opiekuna,
• zatrudnieniu na tym stanowisku skierowanego bezrobotnego lub opiekuna oraz spełnieniu innych warunków określonych w zawartej z urzędem umowie.

Na co możesz przeznaczyć środki

Otrzymane środki będziesz mógł przeznaczyć w szczególności na: zakup środków trwałych, urządzeń, maszyn, w tym środków niezbędnych do zapewnienia zgodności stanowiska pracy z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymaganiami ergonomii.

Wewnętrzne regulaminy

Zanim złożysz wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy  zapoznaj się z regulaminem ubiegania się o tę formę wsparcia obowiązującym w wybranym urzędzie pracy. Wewnętrzne regulaminy mogą zawierać dodatkowe warunki, które należy spełniać ubiegając się o wybraną formę wsparcia, często określają one również maksymalną kwotę refundacji.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 46)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2017 r. w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej

Opracowanie: Zespół redakcyjny Zielonej Linii