Choroba, wypadek, sprawy rodzinne czy kiepska pogoda – to może się przydarzyć każdemu. Czasami trzeba przesunąć termin urlopu, ale jest to możliwe?

• Plan urlopów pomaga zaplanować pracę w zakładzie
• Zgodna wolna ułatwia każde ustalenia

Plan urlopów pomaga zaplanować pracę w zakładzie

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jest to prawo, którego nie może się zrzec (art. 152 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 Kodeksu pracy). Jednak od 2003 r. tworzenie planu urlopów nie jest już obowiązkowe. Jeżeli pracodawca go nie tworzy, to ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Pracownicy nie lubią tworzyć planu urlopowego. Ma to najczęściej związek z tym, że nie chcą planować wykorzystania przysługujących im wolnych dni z nadmiernym wyprzedzeniem, czy też muszą ustalić termin wypoczynku ze swoimi najbliższymi, co nie zawsze jest możliwe wtedy, gdy oczekuje tego pracodawca. Obawiają się również tego, że przedwczesne plany mogą się zmienić, a zmiana terminu urlopu wpisanego do planu, będzie utrudniona. W takich przypadkach warto pamiętać o tym, że ustawodawca nie narzuca pracodawcy żadnych wymagać w zakresie tego, w jakim terminie i na jaki okres ma on przygotować plan urlopów. Nie jest więc tak, że jak bywało to przed laty, już na samym początku trzeba zaplanować wypoczynek na cały rok kalendarzowy. W zależności od potrzeb pracodawcy planem można obejmować krótsze okresy roku, a podstawową zasadą, której należy przestrzegać w odniesieniu do terminu ich przygotowania jest ta, że powinny one być sporządzone przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczą. Takie podejście do planowania sprawia, że plan urlopów staje się wygodnym narzędziem, które pozwala na zaplanowanie pracy i realizację tego planu bez konieczności wprowadzania w nim nadmiernie wielu poprawek.

Zgodna wolna ułatwia każde ustalenia

Niezależnie od tego, na jakie okresy plan zostanie przygotowany i jak bardzo zarówno pracodawca, jak i pracownicy będą starali się nie komplikować swojej współpracy, w praktyce może się zdarzyć, że zajdzie konieczność wprowadzenia w nim zmian. W takich sytuacjach zwykle pojawia się wątpliwość co do tego, czy jest to możliwe? Oczywiście w przypadku zgodnej woli pracodawcy i pracownika przesunięcie urlopu jest możliwe zawsze. Sytuacja wygląda inaczej, gdy tylko jedna ze stron jest zainteresowana takim przesunięciem.
Przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika. Gdy zmiany terminu chce pracownik, powinien złożyć w tym zakresie odpowiedni wniosek i uzasadnić go ważnymi przyczynami (art. 164 Kodeksu pracy). Przy czym katalog tych „ważnych przyczyn” nie został określony w przepisach. W praktyce zalicza się do nich: chorobę członka rodziny, przesunięcie terminu urlopu współmałżonkowi, śmierć bliskiej osoby, odwołanie wyjazdu zorganizowanego, czy klęskę żywiołową.
Gdy zmianą terminu urlopu jest zainteresowany pracodawca, muszą to uzasadniać jego szczególne potrzeby stwarzające sytuację, w której nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Pytaniem o dużym praktycznym znaczeniu jest to, czy w sytuacji, gdy termin zaplanowanego urlopu zostanie zmieniony z inicjatywy pracodawcy, pracownik ma prawo domagać się zwrotu kosztów, które poniósł, np. na zakup wakacyjnego wyjazdu. Choć przepisy nie regulują tego wprost, przyjmuje się, że zmiana terminu zaplanowanego urlopu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy wiąże się z obowiązkiem pokrycia przez niego kosztów, które pracownik poniósł w bezpośrednim związku z tą sytuacją poprzez odpowiednie zastosowanie art. 167 § 2 Kodeksu pracy dotyczącego odwołania z urlopu.