Udostępnianie dokumentacji medycznej

Czym jest dokumentacja medyczna?

Dokumentacja medyczna pacjenta to zbiór dokumentów, zawierających dane na temat szeroko rozumianego zdrowia pacjenta. Ma ona dwojaki charakter: zewnętrzny (obejmuje dokumenty przeznaczone na użytek pacjenta, a więc np. zalecenia czy skierowania) i wewnętrzny (w zakresie w jakim sporządzona jest na potrzeby zakładu świadczącego usługi zdrowotne). Regulacje ustawy o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta z 2008 roku regulują problematykę indywidualnej dokumentacji wewnętrznej pacjenta. Każda taka dokumentacja musi zawierać oznaczenie pacjenta (jego dane, adres, numer PESEL, oznaczenie płci itp.), a ponadto  informacje na temat podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, opis stanu zdrowia pacjenta oraz przeprowadzanych zabiegów i czynności medycznych. Wszystkie dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie i szczególnym ograniczeniom w zakresie ich udostępniania.

Zobacz także: Wszystko o dokumentacji medycznej

Przechowywanie

Do prowadzenia i przechowywania dokumentacji jest zobowiązany podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, czyli na przykład szpital lub przychodnia zdrowia.Obowiązek należytego zarządzania dokumentacją leży więc w gestii placówki, w której została sporządzona. Jest ona również obowiązana do należytej ochrony danych zawartych w dokumentacji. Jedynymi uprawnionymi do uzyskiwania oraz dokonywania zmian w treści dokumentacji są lekarze, pielęgniarki i położne danej placówki zdrowia.  Obowiązek przechowywania dokumentacji ciąży na świadczeniodawcy jednak jedynie przez określony czas. Co do zasady jest to czas 20 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu). W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia termin ten wynosi 30 lat, natomiast dokumentację dzieci do 2 roku życia przechowuje się aż 22 lata. Odrębnej regulacji podlegają zdjęcia rentgenowskie – są przechowywane 10 lat, oraz skierowania i zalecenia – 5 lat. Po upływie określonego okresu podmiot przechowujący dokumentację obowiązany jest do zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.

Prawo dostępu do dokumentacji

Ze względu na to, że dokumentacja medyczna zawiera dane osobowe pacjentów, dostęp do nich mają tylko ściśle określone osoby. Przede wszystkim prawo dostępu do dokumentacji medycznej przysługuje pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu (np. rodzicom w wypadku osoby niepełnoletniej), a także osobie upoważnionej przez pacjenta na piśmie. Osoby te mogą pozyskać informacje o stanie zdrowia pacjenta, a także udzielonych świadczeń medycznych. W przypadku śmierci pacjenta prawo wglądu do dokumentacji przysługuje przede wszystkim osobie, która została przez niego upoważniona za życia. Ustawa o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta w artykule 26 § 3 przewiduje również możliwość udostępnienia dokumentacji medycznej w określonych sytuacjach innym podmiotom. Na przykład: organom władzy publicznej i NFZ, innym placówkom świadczącym usługi zdrowotne (gdy wymaga tego ciągłość leczenia), organom rentowym (w związku z prowadzonym postępowaniem) czy wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych. Dokumentacja medyczna może być udostępniona także dla celów naukowych: szkole wyższej lub instytutowi badawczemu, jednak z tym zastrzeżeniem, że nie zawiera wówczas danych umożliwiających identyfikację pacjenta.

Zobacz także: Czy pacjent małoletni ma prawo do informacji?

Sposób udostępniania dokumentacji

Podstawową formą udostępniania dokumentacji jest prawo wglądu. Wgląd jest bezpłatny i następuje w placówce świadczeniodawcy po uprzednim uzgodnieniu terminu. Istotne jest, że placówka, w której pacjent się leczył, nie może odmówić mu dostępu do dokumentacji medycznej. Inną metodą uzyskania danych z dokumentacji  medycznej jest poproszenie o sporządzenie kopii, wyciągu lub odpisu. Uzyskanie którejkolwiek z tych form informacji podlega opłacie, której maksymalna kwota została ustalona na określonym poziomie. Opłaty nie mogą przekraczać: za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji – 8,03 zł, za jedna stronę kopii dokumentacji – 0,8 zł, za sporządzenie wyciągu, opisu lub kopii dokumentacji – 8,03 zł. W określonych sytuacjach uprawnione podmioty mogą również żądać udostępnienia dokumentacji w oryginale. Wówczas udostępniona jest z zastrzeżeniem terminu zwrotu.

Odpowiedzialność

Za odpowiednie przechowywanie i ochronę dokumentacji medycznej jest odpowiedzialna placówka medyczna, która daną dokumentację sporządziła. Również placówki, które zakończyły swoją działalność w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych obowiązane są wskazać wojewodzie miejsce przechowywania swoich dokumentacji, przy czym wybór tego miejsca nie jest regulowany przepisami. W razie wątpliwości to właśnie od stosownego wydziału w urzędzie wojewódzkim należy udać się z pytaniem o miejsce, w którym znajduje się dana dokumentacja medyczna. Może również zdarzyć się, że z jakichś przyczyn dokumentacja medyczna zaginie lub zostanie zniszczona. Wówczas osoba obowiązana do ochrony danych zawartych w dokumentacji medycznej podlega odpowiedzialności za naruszenie zasad ich ochrony. W takim wypadku stosuje się przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, która przewiduje dla administratora danych karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch, a w wypadku działań nieumyślnych – do roku.

Zobacz także: Sankcje za zagubienie dokumentacji medycznej

Podstawa prawna: Ustawa o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta