Mediacje – potwierdzenie prób polubownego rozstrzygnięcia sporu

Jak wynika z dyspozycji art. 187 § 1 pkt. 3) Kodeksu postępowania cywilnego („K.p.c.”) „§ 1 Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać: (…) 3) informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”.

Od czasu wejścia w życie nowych regulacji, praktyka sądów wskazuje, że pozew, w którym nie zostały wykazane przesłanki cytowanego powyżej przepisu traktowany jest przez Sąd jako pismo procesowe obarczone brakami formalnymi. Skutkiem tego Sąd może nawet pozew taki zwrócić, z wszystkimi tego faktu konsekwencjami prawnymi.

Mediacje - zmiany od 1 stycznia 2016 r.

Alternatywnie spotyka się sytuacje, w których Sąd wzywa Powoda do uzupełnienia pozwu o w/w braki formalne – a zatem bez formalnego zwrotu pozwu. Wówczas Sąd zwykle zwraca się do powoda z zapytaniem czy Strony w ogóle podejmowały próby mediacyjne, jeżeli tak, to z jakiej przyczyny (z czyjej winy) nie doszło do polubownego rozwiązania konfliktu bądź też do wyjaśnienia dlaczego w ogóle nie doszło do podjęcia prób mediacji.

Na tym etapie to Sąd zadecyduje czy po uzupełnieniu braku formalnego skierować Strony do mediacji poprzez wyznaczenie mediatora ze stałej listy mediatorów sądowych prowadzonej przez Prezesa Sądu Okręgowego w danym mieście, czy przekazać sprawę do rozstrzygnięcia merytorycznego przez Sąd.

Pojawić mogą w tym miejscu pytania, a mianowicie jak Strona może udowodnić, że podejmowała próby polubownego rozstrzygnięcia sporu oraz jakie mogą być konsekwencje nie udowodnienia bądź nie podjęcia prób.

Jak wynika z uzasadnienia wprowadzonej nowelizacji ma ona między innymi na celu szybkie i skuteczne rozwiązywanie konfliktów Stron. Do rozwiązania konfliktu może dojść na etapie przedsądowym bądź sądowym. Strony na każdym etapie postępowania sądowego mogą być kierowane do mediacji, a czas przeznaczony na mediacje został wydłużony z pierwotnie miesięcznego do obecnie trzymiesięcznego. W pierwszym przypadku to strony są zobowiązane do podjęcia próby polubownego rozstrzygnięcia sporu jeszcze na etapie przedsądowym, a dopiero w sytuacji gdy zabieg ten się nie powiedzie – otwiera się droga postępowania sądowego.

Przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po mediacje gospodarcze

Jak Strony konfliktu mogą udowodnić, iż na etapie przedsądowym podejmowały próby polubownego rozstrzygnięcia sporu?

W tym zakresie stosuje się różne możliwości, część z nich już od dawna funkcjonuje w praktyce. Przykładem tego może być np. klasyczne zawezwanie do próby ugodowej, przewidziane w art. 184 – 186 K.p.c. albo nie przewidziane kodeksem.

Inną metodą może być m.in. odpowiedni zapis w wezwaniu do zapłaty np. zawezwanie do przystąpienia do próby mediacyjnej. Zapis ten może zostać sformułowany w sposób dowolny, musi jednak z niego wynikać w sposób jasny i zrozumiały, iż strona wzywająca - poza wezwaniem drugiej do zapłaty określonej kwoty bądź określonego zachowania (w przypadku postępowań przewidzianych trybem postępowań nieprocesowych) - wzywa również Stronę do podjęcia próby mediacji, np. poprzez wskazanie terminu do którego dłużnik powinien się opowiedzieć czy chce podjąć próby pozasądowego rozstrzygnięcia sporu. Alternatywą dla takiego zapisu może być również wskazanie w wezwaniu, że wezwanie to stanowi wyraz bądź zaproszenie do polubownego zakończenia sporu. W konsekwencji odpowiedź bądź brak odpowiedzi na tak sformułowane zaproszenie może stanowić o woli albo o braku woli polubownego rozstrzygnięcia sporu.

Jakie będą konsekwencje dla Stron konfliktu gdy nie wykażą, iż były podejmowane próby polubownego rozstrzygnięcia sporu bądź zostanie wykazane, iż do polubownego rozstrzygnięcia sporu nie doszło z powodu barku woli takiego rozstrzygnięcia u jednej ze Stron.

Na czym polega zasada poufności w mediacji?

Jak już wskazano powyżej, w najgorszym scenariuszu, Sąd może wydać zarządzenie o zwrocie pozwu. W takim stanie rzeczy wniesiony pozew nie wywoła żadnych skutków prawnych.

Kolejnym interesującym aspektem nowego wymiaru mediacji jest zmiana zasady zawinienia, o której w art. 103 K.p.c. Przepis ten stanowi, że „§ 1. Niezależnie od wyniku sprawy sąd może włożyć na stronę lub interwenienta obowiązek zwrotu kosztów, wywołanych ich niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem. § 2. Przepis § 1 dotyczy zwłaszcza kosztów powstałych wskutek uchylenia się od wyjaśnień lub złożenia wyjaśnień niezgodnych z prawdą, zatajenia lub opóźnionego powołania dowodów, a także oczywiście nieuzasadnionej odmowy poddania się mediacji.”

W związku z takim brzmieniem przepisu Strona, która wygra proces, a zostanie wykazane, iż w sposób oczywiście nieuzasadniony odmówiła poddania się mediacji – może zostać zobowiązana przez Sąd do pokrycia kosztów procesu na rzecz Strony, która dążyła do polubownego rozstrzygnięcia sporu.

Autor: Angelika Tomeczko, aplikant radcowski w Kancelarii GHMW – Gach, Hulist, Prawdzic Łaszcz – radcowie prawni spółka partnerska.