Protokół jako czynność urzędowa

Jednym z głównych dokumentów jest protokół. W przypadku gdy przepisy nie nakazują jego sporządzenia, wówczas organ procesowy może sporządzić notatkę służbową.

Protokół jako forma zapisu czynności urzędowych

Podstawowym dokumentem procesowym jest protokół. Zgodnie z treścią przepisu art. 37 p. 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, protokół spisuje się z każdej czynności mającej istotne znaczenie dla sprawy, a w szczególności z rozprawy i posiedzenia, a także z dokonanych poza rozprawą czynności dowodowych (chyba że ustawa stanowi inaczej). Wskazany zwrot oznaczać będzie, iż protokół będzie sporządzony w szczególności z następujących czynności:

• z przebiegu rozprawy,
• z przebiegu posiedzenia,
• z przebiegu czynności dowodowych,
• tzw. sądowe czynności wyjaśniające oraz czynności wyjaśniające.

Rodzaje protokołów

Po 1 lipca 2003 procedura w sprawach o wykroczenia przewiduje obok protokołu zwykłego także i tzw. protokół ograniczony (tzw. uproszczony, skrócony). Zgodnie z przyjętym do stosowania art. 148 § 2 zdanie pierwsze kodeksu postępowania karnego, w protokole zwykłym należy zamieścić „z możliwą dokładnością” wyjaśnienia, zeznania, oświadczenia oraz stwierdzenia określonych czynności a w przypadku protokołu uproszczonego można ograniczyć się do „zapisu najbardziej istotnych oświadczeń” osób biorących udział w czynności.

Zobacz serwis: Sprawy karne

Treść protokołu a stenogram

W przypadku, kiedy czynność procesowa została utrwalona za pomocą stenogramu, to protokół można ograniczyć do zapisania najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział. W wskazanej sytuacji stenograf przekłada stenogram na pismo zwykłe, z tym że czyni wzmiankę, jakim posługiwał się systemem. Równocześnie pierwopis stenogramu zostaje dołączony do protokołu.

Treść protokołu a utrwalania czynności za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk

Należy wskazać, iż przepisy przewidują identyczne uregulowanie dla sytuacji, w której czynność procesową utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk. W takiej sytuacji również protokół można ograniczyć do zapisania najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących udział w tej czynności zaś zapis obrazu lub dźwięku, a także przekład zapisu dźwięku, zostają załączone do protokołu.

Zobacz serwis: Wykroczenia

Niezbędna treść protokołu oraz kwestia jego podpisania

Protokół powinien być sporządzony w taki sposób aby jak najdokładniej odzwierciedlał przebieg danej czynności. Przykładowo musi on zawierać oznaczenie czynności, jej czasu i miejsca oraz osób w niej uczestniczących, przebieg czynności oraz oświadczenia i wnioski jej uczestników.