Rekrutacja do żłobków - jak informować rodziców o wynikach?

O wynikach rekrutacji do żłobka możesz dowiedzieć się np. z maila

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpływają pytania dotyczące zasad informowania rodziców dzieci do lat trzech o wynikach postępowania rekrutacyjnego do żłobków. Nie ma przeszkód, aby informację o decyzji  przekazano za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej.

Polecamy: Nowa matryca stawek VAT

Zasady opieki nad dziećmi w żłobkach reguluje ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat trzech. Ustawa ta nie zawiera przepisów, które ustanawiałyby jednolite zasady sposobu ogłaszania informacji o przyjęciu lub nieprzyjęciu danego dziecka do żłobka, pozostawiając podmiotowi tworzącemu żłobek możliwość określenie tej kwestii w statucie.

Jednocześnie warto zauważyć, że obecnie minister ds. rodziny, pracy i polityki społecznej nie wydał rozporządzenia na podstawie tzw. specustawy ws. koronawirusa, które wprowadzałoby odrębne unormowania w zakresie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego do żłobków czy też innych form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech, tak jak to zrobił minister edukacji narodowej w stosunku do przedszkoli i szkół (więcej na temat rekrutacji w przedszkolach i szkołach podstawowych https://uodo.gov.pl/pl/138/1497).

Zatem wybór sposobu informowania rodziców (opiekunów dzieci) o wynikach rekrutacji należy do podmiotu tworzącego żłobek. Obowiązujące przepisy nie stanowią przeszkody do przekazywania informacji o wynikach rekrutacji do żłobka za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej.

Co istotne, informacje o wynikach rekrutacji zawierające dane osobowe dzieci powinny być odpowiednio zabezpieczone, i co oczywiste, powinny trafić bezpośrednio do osoby uprawnionej do ich uzyskania. Jeżeli podmiot tworzący żłobek pozyskał od rodziców lub opiekunów dzieci informacje o ich numerach telefonów lub adresach skrzynek elektronicznych w celu kontaktu z tymi osobami, to za pośrednictwem tych środków komunikacji może przekazać tym osobom informacje o wynikach rekrutacji. Podstawą do przetwarzania danych kontaktowych rodziców będzie art. 6 ust. 1 lit c (obowiązek prawny) w związku z art. 3a ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Należy przy tym pamiętać, że zakres pozyskanych informacji powinien być adekwatny i niezbędny do celu ich udostępnienia, jakim będzie poinformowanie rodzica lub opiekuna o przyjęciu lub nieprzyjęciu jego dziecka do żłobka oraz stosowny do przyjętego sposobu informowania.

W przypadku korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej na administratorze będzie ciążył obowiązek dodatkowego technicznego (informatycznego) zabezpieczenia udostępnianych w taki sposób informacji.

Ważne, aby administrator zastosował środki ochrony przetwarzania danych osobowych dostosowane do skali ryzyka i ocenił je pod kątem utraty poufności, integralności i dostępności danych.

Takie środki zabezpieczające muszą być skuteczne i adekwatne, a także zgodne z aktualnym stanem wiedzy technicznej. Można zaliczyć do nich metody szyfrowania pamięci urządzeń lub plików z danymi osobowymi, co warto stosować.

Nawet jeśli dojdzie do przejęcia zawartości np. wysłanej wiadomości lub wysłania jej do niewłaściwego odbiorcy, to nadal jej załącznik będzie niemożliwy do odczytania bez posiadania klucza deszyfrującego. Istotnym elementem procesu zapewnienia bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji elektronicznej jest przekazywanie hasła (klucza deszyfrującego) innym, bezpiecznym kanałem komunikacji.

Polecamy serwis: Dziecko i prawo