Poczta Polska: e-Doręczenia działają już prawidłowo. Nie będzie problemów gdy ten system wdrożą przedsiębiorcy i inne podmioty

• Wiceprezes Poczty Polskiej: usługi związane z e-Doręczeniami działają już prawidłowo (wywiad)
• Poczta Polska ma propozycje 3 zmian w e-Doręczeniach

Wiceprezes Poczty Polskiej: usługi związane z e-Doręczeniami działają już prawidłowo (wywiad)

Od 1 stycznia system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Część z nich mierzyło się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, które już są w systemie.

PAP: Jak działa system e-Doręczeń, którego Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym?

Dariusz Śpiewak (D.Ś.): Polska Poczta obsługuje przesyłki nadane elektronicznie przez podmiot publiczny do użytkownika końcowego, którym jest firma lub obywatel, który ma zarejestrowany adres do e-Doręczeń, czyli ADE, albo inny podmiot publiczny. Obsługujemy doręczenia PURDE, czyli całkowicie elektroniczne oraz PUH, czyli hybrydowe. W przypadku tej ostatniej usługi Poczta dostaje dokument elektroniczny, drukuje go, nie zaglądając do środka do korespondencji, kopertuje i nadaje w imieniu podmiotu publicznego.
Usługa e-Doręczeń jest dostępna od prawie czterech lat, czyli od 2021 roku. Od 1 stycznia br. podmioty publiczne miały obowiązek założenia ADE i komunikacji drogą elektroniczną. Od 2021 roku ponad 706 tys. podmiotów założyło skrzynki, z czego 201 tys. w styczniu tego roku.

PAP: Pojawiły się jednak problemy techniczne, czym były spowodowane?

D.Ś.: Od 1 stycznia do 2 lutego tego roku w systemie e-Doręczeń nadano około 460 tys. przesyłek PURDE, z czego odrzucono 1 tys. 494 z powodu błędów, takich jak niewłaściwe rozszerzenie pliku czy uznanie pliku przez skaner antywirusowy za szkodliwy. Z kolei z nadanych ponad 2 mln przesyłek PUH odrzucono 28 tys. 457. Powodem były błędy, takie jak nieprawidłowe marginesy czy brak adresu. Od stycznia wpłynęło też 2 tys. 589 reklamacji. Rozpatrzyliśmy 454 z nich, z czego 228 uznaliśmy za zasadne.

W roku 2024 r. Poczta przeszła testy wydajnościowe i bezpieczeństwa prowadzone przez NASK i ABW. Usługę e-Doręczeń zdefiniował minister cyfryzacji, on też nadaje ADE oraz opisał interfejs. Poczta jedynie implementuje i udostępnia odbiorcom końcowym interfejs, do którego oni podłączają się samodzielnie i integrują z nim swoje wewnętrzne systemy zarządzania dokumentacją.

W latach 2021-2024 powstały trzy wersje tego interfejsu, które różnią się usługami i sposobem integracji. Podmioty publiczne, które integrują się nami, robią to więc trzema różnymi metodami, a także przez wejście w przeglądarce na stronę www. Efekt był taki, że nieprawidłowa integracja, za która Poczta nie odpowiada, doprowadziła do opóźnień w nadawaniu przesyłek. Znaczenie miało także to, że dużo jednostek czekało z dołączeniem do sytemu do ostatniej chwili, więc problemy nawarstwiły się w pierwszym tygodniu stycznia.

Przez cały tamten miesiąc prowadziliśmy spotkania i warsztaty z samorządami i firmami przez nie zatrudnionymi, które zajmują się integracją i tłumaczyliśmy, co mają naprawić. W efekcie podmioty publiczne rozwiązały problemy po swojej stronie i w tej chwili wszystkie usługi działają prawidłowo.

PAP: W styczniu problemy z integracją zdiagnozowano u 34 podmiotów na 200 tys. Oznacza to, że większość zintegrowała się prawidło. Tak twierdzi Urząd Miasta Lublin, który podał, że z przesyłek nadanych tylko z jednego dnia, czyli 15 stycznia, 10 dni później ponad 350 tys. miało status „w trakcie weryfikacji”. Z czego wynikały problemy u podmiotów, które nie miały problemów z integracją?

D.Ś.: Prowadziliśmy warsztaty z Urzędem Miasta w Lublinie i było tam kilka kwestii, które musiał on poprawić po swojej stronie. Problem był taki, że te nieprawidłowo zintegrowane systemy, wysyłały dużą ilość zapytań o nadane przesyłki - co sekundę. Doprowadziło to do blokady komunikacji z innymi podmiotami, które zgłaszały problemy. System po naszej stronie zacinał się, tak jak się to dzieje przy atakach DDoS. Na około tydzień musieliśmy zatrzymać komunikację od niektórych podmiotów, usprawnić wysyłkę od podmiotów nieprawidłowo zintegrowanych, a dopiero następnie mogliśmy odpowiedzieć tym, którzy mieli prawidłowo skonfigurowaną usługę.

PAP: Czy w trakcie testów wykryto, że tak się może stać?

D.Ś.: Testy wydajnościowe, które zakładały dużo większe wolumeny ilości transakcji, nie wskazały na taką możliwość. Jednak w procesie testowania nie przewidzieliśmy, że niektóre z podmiotów będą nieprawidłowo integrowały się z naszym systemem i w konsekwencji wysyłać zapytania co sekundę.

Poczta Polska ma propozycje 3 zmian w e-Doręczeniach

PAP: Czy Poczta Polska nie ma sobie nic do zarzucenia w kontekście problemów technicznych?

D.Ś.: Przeanalizowaliśmy sytuację po naszej stronie i wysłaliśmy do Ministerstwa Cyfryzacji trzy propozycje. Jesteśmy już w fazie ustalania z resortem, żeby wycofać dwie, starsze metody integracji i zostawić tylko jedną. Podmioty publiczne będą musiały przenieść się do najnowszej wersji interfejsu. Wszystkie nowe podmioty, które dołączą do e-Doręczeń, będą miały dostęp tylko do niej. To zdecydowanie uprości proces integracji.

Drugi postulat to pomoc Poczty nowym jednostkom w testowaniu integracji, aby miały pewność, że wszystko działa prawidłowo, zanim zaczną one aktywnie korzystać z e-Doręczeń.

PAP: Czy Poczta dysponuje zespołem specjalistów, który mógłby się tym zająć?

D.Ś.: Tak, mamy spółkę zależną Poczta Polska Usługi Cyfrowe, która jest do tego przygotowana. Jesteśmy też otwarci na podział obowiązków w tym zakresie z Centralnym Ośrodkiem Informatyki. W związku z taką dodatkową usługą oczekujemy, że w jakiś sposób zostaniemy wsparci – zasobami albo środkami finansowymi.

Chciałbym zwrócić uwagę, że Poczta finansuje usługę e-Doręczeń w całości ze środków własnych. To koszt około 20 mln zł rocznie, na który składa się utrzymanie systemu, zapewnienie mu bezpieczeństwa, testowanie oraz rozwój, który cały czas ma miejsce. Przychody, które otrzymujemy do tej pory, nie pokrywają się z wydatkami, które ponosimy, ponieważ 78 proc. korespondencji to przesyłki nadawane między jednostkami publicznymi, które są dla nich darmowe, więc Poczta nie ma z nich zysków. Otrzymamy zwrot kosztów poniesionych w latach 2021-2024, ale one nie pokrywają wydatków bieżących. A tylko w styczniu obsłużyliśmy dwa miliony e-Doręczeń.

Trzeci postulat, który konsultujemy z Ministerstwem Cyfryzacji, to szczegółowe zaplanowanie rozwoju systemu e-Doręczeń, w tym kwestii technicznych.

PAP: Samorządy skarżyły się, że w pierwszych dwóch tygodniach działania systemu reakcja Poczty na zgłaszane problemy nie była wystarczająco szybka. Z czego to wynikało?

D.Ś.: Samorządy zgłaszały problemy po stronie użytkownika oraz wydajnościowe. Musieliśmy najpierw sprawdzić, z czego wynika problem wydajnościowy. Kiedy dostrzegliśmy problem z interfejsem, odpowiadaliśmy podmiotom w ciągu kilku dni, maksymalnie w ciągu tygodnia z informacją, co muszą poprawić. Przykładowo komornicy w lipcu weszli w system e-Doręczeń właściwie bez większych problemów. W ich przypadku okres stabilizacji po integracji produkcyjnej trwał kilka miesięcy, co pozwoliło dograć integrację i przeprowadzić walidację. Był też czas, by nauczyć się właściwie korzystać z usług i je interpretować, a także przygotować procesy wewnątrz nadawców do przejścia na usługę cyfrową. Po jednej sesji z Ministerstwem Finansów, które nadaje 100 tys. przesyłek dziennie, system też działał poprawnie. Jesteśmy również prawidłowo zintegrowani z ZUS.

PAP: 1 kwietnia do e-Doręczeń dołączą nowe podmioty – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 1 stycznia tego roku. Czy Poczta jest na to przygotowana?

D.Ś.: Będziemy jeszcze poprawiać procedury komunikacji i nie przewidujemy problemów z dniem 1 kwietnia.

Monika Blandyna Lewkowicz (PAP)
mbl/ pad/ amac/