Rewolucja w ZUS coraz bliżej! Nowy przepisy o ubezpieczeniach społecznych to koniec biurokracji, przejęcie rozliczeń przez ZUS i cyfrowa obsługa płatników

• Zmiana, na którą czekały miliony płatników składek ZUS – czym jest projekt UDER90 i dlaczego został przygotowany?
• Jak wygląda obecny system i jakie są jego największe problemy?
• Cele nowego projektu – co dokładnie ma się zmienić?
• Istota rozwiązań – czyli jak ZUS przejmie ciężar rozliczeń?
• Nowe terminy i obowiązki – jak zmieni się kalendarz rozliczeń?
• Etapy wdrażania zmian w systemie ZUS – od 2028 do 2031 roku
• Jakie konsekwencje zmian? Kto odpowiada za projekt i kiedy trafi do rządu?
• Dlaczego te zmiany to prawdziwa rewolucja?

Zmiana, na którą czekały miliony płatników składek ZUS – czym jest projekt UDER90 i dlaczego został przygotowany?

Nowy projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, oznaczony numerem UDER90, to jedna z najbardziej kompleksowych propozycji reformy w zakresie rozliczania składek w ostatnich latach. Dokument ten, przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, został sklasyfikowany jako projekt deregulacyjny (DER), co oznacza, że jego głównym celem jest uproszczenie procedur, ograniczenie nadmiernych obowiązków biurokratycznych oraz odciążenie przedsiębiorców i innych płatników składek w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Główna idea projektu opiera się na zasadzie, że to ZUS przejmie kluczowe zadania związane z ustalaniem podstaw wymiaru składek oraz ich naliczaniem, a nie płatnicy składek – jak ma to miejsce obecnie. Dzięki temu właściciele firm i osoby prowadzące działalność gospodarczą zyskają więcej czasu na rozwój biznesu, a nie na zmaganie się z procedurami i błędami systemu.

Projekt powstał w odpowiedzi na liczne głosy krytyki ze strony przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych, którzy od lat wskazują, że system ubezpieczeń społecznych w Polsce jest zbyt skomplikowany, pełen formalizmów i generujący tysiące błędów w dokumentach. Dane ZUS mówią same za siebie – co miesiąc instytucja ta musi wszczynać średnio 52,5 tysiąca postępowań wyjaśniających dotyczących błędów w dokumentach ubezpieczeniowych. Projekt UDER90 ma to zmienić.

Jak wygląda obecny system i jakie są jego największe problemy?

Obowiązujące przepisy w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są regulowane przede wszystkim przez ustawę z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo obowiązki płatników są rozwinięte w dwóch kluczowych rozporządzeniach – Rady Ministrów z 21 września 2017 r. oraz Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. Na ich podstawie płatnicy składek co miesiąc muszą:

• sporządzać i przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe za siebie oraz za osoby zgłoszone do ubezpieczenia,
• opłacać składki w wyznaczonych terminach – do 5., 15. lub 20. dnia miesiąca w zależności od rodzaju podmiotu.

Brak przekazania dokumentów powoduje, że ZUS dokonuje tzw. wymiaru z urzędu, ale nie oznacza to jeszcze prawidłowych zapisów na kontach ubezpieczonych. To nadal płatnik musi dostarczyć brakujące dokumenty. Problem polega na tym, że każdy błąd lub opóźnienie wpływa nie tylko na sytuację przedsiębiorcy, ale również na przyszłe świadczenia pracowników – zarówno krótkoterminowe (np. zasiłki), jak i długoterminowe (emerytury czy renty).

Na przestrzeni ostatnich lat obowiązki te dodatkowo wzrosły. Reforma tzw. Polskiego Ładu w 2021 roku cofnęła zwolnienie z obowiązku składania comiesięcznych dokumentów rozliczeniowych dla osób prowadzących działalność gospodarczą opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. W praktyce oznaczało to konieczność comiesięcznego raportowania nawet wtedy, gdy nic się nie zmieniało w wysokości podstawy składek.

Według danych ZUS, na koniec 2024 roku w systemie było zarejestrowanych niecałe 3 miliony aktywnych płatników składek, z czego ponad 1,78 miliona to osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. To właśnie ta grupa została najmocniej obciążona dodatkowymi obowiązkami.

Cele nowego projektu – co dokładnie ma się zmienić?

Projekt zakłada wprowadzenie szeregu zmian, które można podsumować jako rewolucję w sposobie komunikacji między płatnikami składek a ZUS-em. Najważniejsze cele to:

• przejęcie przez ZUS zadania ustalania podstawy wymiaru i naliczania składek,
• odciążenie płatników składek z obowiązków biurokratycznych,
• poprawa jakości danych zapisywanych na kontach ubezpieczonych,
• automatyzacja procesów i przyspieszenie obsługi,
• zwiększenie zaufania do systemu ubezpieczeń społecznych.

W praktyce oznacza to, że płatnik składek nie będzie już musiał samodzielnie wypełniać i przesyłać pełnych dokumentów rozliczeniowych. Zamiast tego otrzyma od ZUS propozycję dokumentów, przygotowaną na podstawie dostępnych danych, którą będzie mógł zatwierdzić, poprawić lub uzupełnić.

Jakie korzyści odczują przedsiębiorcy i inni płatnicy składek? Oczekiwane efekty projektu to:

• znaczne ograniczenie liczby dokumentów przekazywanych do ZUS,
• zmniejszenie liczby błędów i postępowań wyjaśniających,
• oszczędność czasu i pieniędzy,
• większa pewność i stabilność rozliczeń,
• łatwiejszy dostęp do danych i płatności w formie elektronicznej.

Warto podkreślić, że projekt zakłada również wprowadzenie jednolitego pliku ubezpieczeniowego (JPU), czyli odpowiednika znanego z podatków Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). JPU będzie zestawieniem danych płatnika i ubezpieczonego przekazywanych drogą elektroniczną do ZUS, co umożliwi pełną cyfryzację procesu.

Istota rozwiązań – czyli jak ZUS przejmie ciężar rozliczeń?

Głównym elementem projektu jest to, że ZUS będzie tworzył propozycję dokumentów rozliczeniowych, które następnie trafią do płatnika składek. Będzie to możliwe dzięki danym:

• przekazywanym w JPU,
• już posiadanym w systemie ZUS,
• pobieranym z zewnętrznych rejestrów (np. Ministerstwa Finansów).

Dokumenty będą widoczne w systemie eZUS (PUE ZUS) lub w aplikacji mobilnej mZUS. W razie konieczności płatnik będzie mógł wprowadzić korekty, ale każda zmiana będzie wymagała uzasadnienia. Co istotne, jeśli płatnik nie zatwierdzi dokumentów w terminie, zostaną one automatycznie uznane za zatwierdzone – analogicznie do deklaracji podatkowych.

Nowe terminy i obowiązki – jak zmieni się kalendarz rozliczeń?

Projekt przewiduje także nowe terminy i procedury:

• do 5. dnia miesiąca – płatnicy będą musieli zatwierdzić dane do rozliczenia składek,
• do 25 stycznia każdego roku – obowiązek zgłoszenia danych do „małego ZUS plus”,
• do 28 lutego – ZUS przekaże każdemu ubezpieczonemu roczną informację składkową na eZUS.

Wprowadzona zostanie również możliwość opłacania składek bezpośrednio z poziomu PUE ZUS lub aplikacji mobilnej, z wykorzystaniem indywidualnego numeru rachunku składkowego.

Etapy wdrażania zmian w systemie ZUS – od 2028 do 2031 roku

Reforma nie wejdzie w życie od razu w całości. Zaplanowano dwa etapy:

1. Pierwszy etap – od 1 stycznia 2028 roku: obejmie osoby rozliczające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, tj. będą to prowadzący jednoosobową pozarolniczą działalność, duchowni oraz osoby opłacające składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którzy nie mają tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń.
2. Drugi etap – od 1 stycznia 2031 roku: obejmie pozostałych płatników składek, w tym pracodawców zatrudniających pracowników.

Takie rozwiązanie ma dać czas ZUS na przygotowanie się do nowych zasad rozliczeń. Jednocześnie przedsiębiorcy zyskają możliwość dostosowania swoich systemów kadrowo-płacowych do planowanych zmian.

Jakie konsekwencje zmian? Kto odpowiada za projekt i kiedy trafi do rządu?

Projekt wymaga nowelizacji wielu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym m.in. zasad zgłaszania do ubezpieczenia, prowadzenia kont, rozliczania składek czy przechowywania dokumentów. Co ważne, konieczne będą także zmiany dostosowawcze w systemach informatycznych ZUS oraz w systemach kadrowo-płacowych pracodawców, aby mogły one komunikować się z JPU.

Za przygotowanie projektu odpowiada Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a osobą odpowiedzialną jest Sebastian Gajewski – Podsekretarz Stanu. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to pierwszy kwartał 2026 roku.

Dlaczego te zmiany to prawdziwa rewolucja?

Projekt UDER90 to nie tylko zmiana techniczna, ale fundamentalna przebudowa systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce. Dzięki niemu:

• to ZUS, a nie przedsiębiorca, będzie odpowiadał za naliczanie składek,
• płatnicy zyskają mniej obowiązków i więcej czasu,
• zmniejszy się liczba błędów i postępowań wyjaśniających,
• wprowadzony zostanie jednolity plik ubezpieczeniowy (JPU),
• rozliczenia będą bardziej stabilne, przejrzyste i cyfrowe.

Reforma ta ma potencjał zmienić codzienność milionów przedsiębiorców i pracowników. Choć jej pełne wdrożenie zaplanowano dopiero do 2031 roku, już dziś wiadomo, że będzie to jedna z największych zmian w ZUS od lat 90.