Jak rozliczyć obiadokolację w ramach podróży służbowej?

Jeżeli podróż trwała nie dłużej niż 12 godzin, dieta nie przysługuje, jeśli natomiast delegacja trwała powyżej 12 godzin, pracownik powinien otrzymać 15 zł.

Dieta z tytułu delegacji na terenie kraju przeznaczona jest na pokrycie jedynie zwiększonych, a nie pełnych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu. Nie przypisano jej zatem do zapewnienia całkowitego wyżywienia. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w sposób wskazany w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.

Zobacz serwis: Podróże służbowe

Od 1 marca 2013 r. dieta wynosi 30 zł. Należności z tytułu diet przysługują pracownikowi w następują­cej wysokości:

• jeśli delegacja trwa nie dłużej niż dobę:

• od 8 do 12 godzin - 1/2 diety (15 zł),
• powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł);

• jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepeł­ną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - 1/2 diety (15 zł),
• ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł)

- § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Kwotę diety za czas podróży służbowej na terenie kraju zmniejsza się o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety;
• obiad - 50% diety;
• kolacja - 25% diety.

Kwoty zmniejszenia wyrażone w procentach należy odnieść do pełnej kwoty diety, a nie jej części uzależnionej od czasu spędzonego w podróży służbowej. Wskazuje na to § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, w którym określono, że „kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia". W ust. 1 tego paragrafu określona jest zaś pełna kwota diety w wysokości 30 zł.

Nie można więc odnosić procentowych pomniejszeń do należnych pracownikowi cząstek diety ze względu na czas przebywania w podróży służbowej.

Obiadokolacja jest jednym posiłkiem, a zatem nie ma możliwości obniżenia diety w związku z tym o 75% (obiad + kolacja). Ważne jest jednak to, jak ten posiłek zakwalifikujemy - jako obiad (50% obniżenie diety) czy jako kolację (25% obniżenie diety).

Zobacz serwis: Prawa pracownika

Obiadokolacją określa się „posiłek o charakterze obiadu spożywany w porze kolacji", „obiad spożywa­ny w porze kolacji", „późny obiad". Takie rozumienie tego określenia wskazywane słownikowo prowadzi do wniosku, że należy przyjąć do rozliczenia tego posiłku zapewnionego w trakcie delegacji obniżenie diety o 50%, a zatem o 15 zł.

Przykładowo, jeżeli delegacja trwała 13 godzin, to przy zapewnieniu pracownikowi obiadokolacji po­winno mu zostać wypłacone 15 zł (30 zł pomniejszone o 50% z 30 zł). Jeżeli zaś pracownik był w delegacji do 12 godzin (np. 9 godzin), to zapewnienie takiego posiłku powodowałoby brak prawa do diety (30 zł * 50% pomniejszone o 50% z 30 zł).

Podstawa prawna:

• § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracowni­kowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167