Dodatkowy obowiązek pracodawców w 2025 roku. To trzeba przeliczyć jeszcze raz. Takie zmiany zdarzają się rzadko i łatwo o błąd

• W 2025 roku pracodawcy muszą ponownie przeliczyć wskaźniki
• Wskaźnik współczynnika urlopowego zmieni się w trakcie roku
• Dodatek za pracę w nocy też trzeba przeliczyć

W 2025 roku pracodawcy muszą ponownie przeliczyć wskaźniki

Rozpoczęcie nowego roku kalendarzowego wiąże się w działach księgowości i kadr z koniecznością dopełnienia wielu dodatkowych obowiązków. Trzeba m.in. przeliczyć czas pracy na nowy rok, a wraz z nimi wskaźniki, które od niego zależą. Zazwyczaj zmianie ulega też wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, a wraz z nim znów wysokość powiązanych z nim wskaźników. Trzeba też przeprowadzić inwentaryzację urlopów wypoczynkowych i dopełnić wielu innych obowiązków. Co do zasady te rozmaite przeliczenia dokonane raz, służą działom kadr przez resztę roku kalendarzowego. W 2025 roku jest jednak inaczej. W dniu 1 lutego 2025 r. wejdą bowiem w życie postanowienia ustawy z 27 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, na mocy których Wigilia stanie się dniem wolnym od pracy. Choć pracownicy mieli nadzieję na to, że zyskają ten dzień wolny już w 2024 r., to jednak tak się nie stało, a uchwalone przepisy dopiero wejdą w życie. To zaś oznacza, że już w lutym trzeba będzie przeliczyć ponownie wskaźniki powiązane z obowiązującym w 2025 roku czasem pracy. Dotyczy to np. dodatku za pracę w godzinach nocnych i współczynnika urlopowego.

Wskaźnik współczynnika urlopowego zmieni się w trakcie roku

Współczynnik urlopowy oblicza się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy, a następnie dzieląc wynik przez 12. Obliczenie go jest istotne podczas wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Przy obliczaniu ekwiwalentu należy stosować współczynnik obowiązujący w dacie nabycia prawa do niego. Oznacza to, że w 2025 roku ekwiwalent, do którego pracownicy nabędą prawo w styczniu, będzie obliczany przy użyciu innego współczynnika, niż ekwiwalent, do którego prawo zostanie nabyte w lutym.
Współczynnik urlopowy służący do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany wynosi w styczniu 20,83, a w lutym i kolejnych miesiącach roku będzie wynosił 20,75.

Dodatek za pracę w nocy też trzeba przeliczyć

Również wysokość dodatku za pracę w nocy jest uzależniona od obowiązującego czasu pracy. Pracownicy działów kadr muszą pamiętać o tym, że jeśli na początku roku dokonali obliczeń na każdy miesiąc, którymi chcieli posługiwać się przez resztę roku kalendarzowego, to trzeba będzie nanieść w nich odpowiednie poprawki.
Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. W stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek ten może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej. Jak z tego wynika, w przypadku pracownika otrzymującego dodatek, jego wysokość będzie każdorazowo uzależniona od 3 elementów – wysokości minimalnego wynagrodzenia, liczby godzin pracy w danym miesiącu i liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu w porze nocnej. Oznacza to, że ustanowienie w grudniu dodatkowego dnia wolnego, wiąże się z koniecznością ponownego przeliczenia wskaźnika na ten miesiąc.