Zanim zarzucisz pracodawcy, że łamie prawo, zobacz co wynika z przepisów. Dlaczego będziesz musiał pokazać PIT współmałżonka?

• Zanim zarzucisz pracodawcy, że łamie prawo, zobacz co wynika z przepisów
• Dlaczego czasami trzeba pokazać PIT współmałżonka?

Zbliża się okres świąteczny, a wraz z nim czas przekazywania osobom uprawnionym świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Bo choć fundusz działa przez cały rok, to jednak jego największą aktywność można odnotować w okresie wakacyjnym oraz przed świętami Bożego Narodzenia. To oznacza, że na znaczeniu zyskają problemy dotyczące zasad udzielania świadczeń, a przede wszystkim weryfikowania spełniania kryterium socjalnego. Pracownicy bez wątpienia będą zadawali pracownikom działów kadr pytania o to, na jakiej podstawie żądają od nich informacji dotyczących członków ich rodziny (np. współmałżonka), a także spotkają się z argumentem, że przepisy o ochronie danych osobowych nie pozwalają im na takie działania.

Zanim zarzucisz pracodawcy, że łamie prawo, zobacz co wynika z przepisów

Zasadą jest, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. Co więcej, pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jak wynika z wyjaśnień (wytycznych) dla zakładów pracy wydanych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, nie budzi wątpliwości to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika (osoby uprawnionej), z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika (osoby uprawnionej) i członków jego rodziny. Jednak przetwarzanie tych danych nie może prowadzić do ich gromadzenia w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane.

Polecamy: Kalendarz 2026

Dlaczego czasami trzeba pokazać PIT współmałżonka?

Pracodawca nie musi pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od członków rodziny pracownika (uprawnionego), bowiem żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Administrator jest w tym wypadku także zwolniony z obowiązku informacyjnego wobec rodziny pracownika (uprawnionego). Co prawda zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach. Administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych. Jednak administrator jest zwolniony ze spełniania tego obowiązku w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Skoro więc art. 8 ustawy o ZFŚS określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika (uprawnionego) w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, to w takim przypadku obowiązku informacyjnego nie trzeba wypełniać

Polecamy: ZFŚS 2025. Komentarz