Zakład pracy nie musi przed świętami informować emerytów o tych świadczeniach. Jak zdobyć informacje? Sprawa jest prosta

• Zakład pracy nie musi informować emerytów o tych świadczeniach
• O treści regulaminu trzeba poinformować
• Skąd czerpać informacje o świadczeniach z ZFŚS?

Grono osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest szerokie. Znajdują się w nim: pracownicy, ich rodziny, emeryci i renciści – czyli byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Część z tych osób na co dzień ma dość luźne związki z zakładem pracy i nie ma możliwości śledzenia na bieżąco informacji dotyczących zmian wprowadzanych w obowiązujących w nich regulaminach. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia na przykład w przypadku emerytów czy pracowników korzystających z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Ma to szczególnie istotne znaczenie w okresie przedświątecznym, gdy w wielu zakładach pracy ze środków ZFŚS osobom uprawnionym przyznawane są bożonarodzeniowe świadczenia. W takich przypadkach często pojawia się pytanie, czy pracodawca ma obowiązek powiadamiania takich osób o ich prawie do uzyskania określonych świadczeń?

Zakład pracy nie musi informować emerytów o tych świadczeniach

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. To zaś oznacza, że aby odpowiedzieć na pytanie, czy obciążą go obowiązek informacyjny wobec osób uprawnionych, należy w pierwszej kolejności zapoznać się z jego postanowieniami. Wydaje się jednak mało prawdopodobne by zapisano w nim zasadę, zgodnie z którą każdą z osób uprawnionych należy bezpośrednio informować o możliwości ubiegania się o konkretne świadczenie. Takiego rozwiązania co do zasady nie stosuje się w praktyce, co ma istotne uzasadnienie organizacyjno-praktyczne.

Skąd więc osoby uprawnione mogą wiedzieć, że mają prawo do określonych świadczeń? Działalność socjalna może przybierać różne formy, a ustawodawca wskazał jedynie, że mogą to być usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
- różnych form wypoczynku,
- działalności kulturalno-oświatowej,
- sportowo-rekreacyjnej,
- opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Polecamy: Kalendarz 2026

O treści regulaminu trzeba poinformować

Najbardziej typowymi rodzajami świadczeń z ZFŚS są tzw. wczasy pod gruszą i świadczenia okołoświąteczne. Ich wspólną cechą jest to, że nawet jeśli pracownicy nie zostaliby poinformowani o możliwości ich uzyskania, to i tak z dużym prawdopodobieństwem wiedzieliby, kiedy należy zainteresować się tym, czy świadczenia te w danym roku kalendarzowym będą przyznawane. Środki funduszu mogą jednak być przeznaczane również na mniej „przewidywalne” rodzaje działalności, choćby na działalność kulturalno-oświatową.
Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest źródłem prawa wewnątrzzakładowego, a pracodawca ma obowiązek zapoznać pracowników z jego treścią. Powinien zrobić to „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. To zaś może oznaczać, że w różnych zakładach pracy sposób ten będzie różny i na przykład może polegać na:
- wywieszeniu stosownej informacji na tablicy ogłoszeń która znajduje się w miejscu dostępnym dla wszystkich uprawnionych,
- przesłaniu zbiorczej wiadomości e-mail,
- zamieszczeniu odpowiedniej informacji na wewnątrzzakładowym intranecie,
- poinformowaniu uprawnionych za pośrednictwem funkcjonującego w zakładzie pracy systemu kadrowo-płacowego, do którego uprawnieni mają dostęp.

Polecamy: ZFŚS 2025. Komentarz

Skąd czerpać informacje o świadczeniach z ZFŚS?

Wiele zakładów pracy tworzy też preliminarz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, czyli plan rzeczowo-finansowy, w którym określa przewidywane wydatki na poszczególne rodzaje działalności socjalnej. Z takiego planu często wynika dość szczegółowo, jaki charakter przybierze działalność funduszu w danym roku kalendarzowym i o jakiego rodzaju świadczenia osoby uprawnione będą mogły się ubiegać. Taki preliminarz stanowi część regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a co za tym idzie, tak samo jak w przypadku jego treści, należy zapoznać pracowników z jego treścią w sposób przyjęty u danego pracodawcy. To zaś sprawia, że w praktyce nie powinno dojść do sytuacji, w której osoby uprawnione nie będą miały możliwości powzięcia informacji na temat jego działalności.

I choć w praktyce nie wydaje się ani konieczne, ani możliwe do zrealizowania bezpośrednie informowanie każdej z osób uprawnionych o świadczeniach przyznawanych z ZFŚS, to jednak w dobie znaczących ułatwień w komunikacji, całkiem dobrym rozwiązaniem wydaje się np. stworzenie listy mailingowej czy telefonicznej osób uprawnionych, które z uwagi na swoją sytuację (np. korzystanie z emerytury czy urlopu wychowawczego) nie są uczestnikami wewnątrzzakładowego systemu komunikacji i mają utrudniony dostęp do informacji. Listy te mogą zostać w łatwy sposób wykorzystane do zbiorczego przesłania niezbędnych informacji.