Diety zagraniczne 2020 – wysokość, jak liczyć?

Diety zagraniczne w podróży służbowej w 2020 r.

Diety mają na celu pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży służbowej. Wyjazd służbowy za granicę Polski do krajów Unii Europejskiej wiąże się z otrzymaniem diety zagranicznej właściwej dla państwa będącego docelowym punktem podróży. O tym, jaka jest wysokość diety dla danego kraju, można dowiedzieć się z załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Co do zasady stawki te obowiązują także pracowników spoza sfery budżetowej, chyba że pracodawca w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę postanowił inaczej. W umowie o pracę zawiera się zasady dotyczące podróży służbowej, jeśli pracodawca nie podlega pod układ zbiorowy pracy lub nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.

Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową? Gdy łącznie spełnia ona 3 warunki:

• wyjazd na polecenie pracodawcy,
• wyjazd poza stałe miejsce pracy oraz
• wyjazd w celu wykonania zadania służbowego.

Podróż służbowa do więcej niż jednego państwa daje pracodawcy możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego.

Początek i koniec służbowej podróży zagranicznej

Na wstępie należy określić, czy dana podróż spełnia przesłanki podróży służbowej. Następnie oblicza się jej długość. Początkiem zagranicznej podróży służbowej jest moment przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę, a końcem przekroczenie granicy naszego kraju w drodze powrotnej.  Inaczej sytuacja kształtuje się w sytuacji lotu samolotem. Zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna swój bieg już w chwili startu samolotu lecącego za granicę, a kończy się w momencie pierwszego lądowania w Polsce w drodze powrotnej. Podobna zasada dotyczy przemieszczania się drogą morską. Wówczas zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się w chwili wypłynięcia statku z ostatniego portu w Polsce i kończy w momencie wpłynięcia do pierwszego portu na terytorium Polski.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach

Przy podróżach do:

• Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,
• Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,
• Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.

* Wiele osób pyta o stawki dla Holandii, gdyż nie mogą znaleźć ich w tabeli z załącznika do rozporządzenia. Tymczasem widnieje ona pod pozycją 71. i nazwą Niderlandy :)

Jak liczyć kwotę należnej diety?

O tym, jak wyliczyć należną pracownikowi dietę, traktuje § 13 ust. 3 rozporządzenia. Za każdą ukończoną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast w przypadku jedynie części doby podróży zagranicznej stosuje się następujące zasady:

1. do 8 godzin –1/3 diety,
2. ponad 8 do 12 godzin – 50% diety,
3. ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Pracownik 14 stycznia 2020 r. wyleciał samolotem z Warszawy na polecenie pracodawcy na spotkanie służbowe do Berlina. Podróż wraz z powrotem trwała 50 godz. Dla Niemiec kwota diety wynosi 49 euro. Pracodawca rozliczając dietę powinien posłużyć się podanym przykładem: 49 euro x 2 + 49 euro x 1/3 = 98 euro + 16,33 euro = 114,33 euro

Pomniejszenie diety o zagwarantowane wyżywienie

W przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego, całodobowego wyżywienia, przysługuje mu niższa dieta, a mianowicie 25% diety ustalonej zgodnie z powyższymi zasadami z § 13 ust. 3 omawianego rozporządzenia.

Przyjmuje się, że koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

Dotyczy to również korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewnia się wyżywienie.

Jeśli pracownik otrzymał pieniądze na wyżywienie, nie będzie przysługiwała mu dieta. Gdyby jednak kwota ta była niższa od należytej diety, należy wyrównać ją do wysokości diety ustalonej w rozporządzeniu.

Ponadto, może zdarzyć się, że pracownik w trakcie trwania podróży służbowej zagranicznej znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.  Wówczas za każą dobę pobytu w placówkach leczniczych przysługuje 25% diety.

Część podróży służbowej krajowa a druga część zagraniczna

Często podróż służbowa zagraniczna łączy się z podróżą krajową. Czy należy rozliczać je wspólnie, czy osobno dla kraju i zagranicy? Warto zwrócić uwagę na fakt, że rozdzielne rozliczanie jednej podróży, która składa się z przejazdu w Polsce i poza granicami kraju może skutkować przyznaniem niższej diety. Ma to związek z tym, że krajowa podróż służbowa poniżej 8 godzin nie daje prawa do otrzymania diety.

Na liczne zapytania w tym temacie Główny Inspektorat Pracy dnia 2 lutego 2009 r. wydał swoje stanowisko (GPP-417-4560-10/09/PE/RP). Zgodnie z GIP krajowe odcinki zagranicznej podróży służbowej należy traktować oddzielnie, chyba że przypadają one w tej samej dobie podróży, wówczas można je uznać za całość. Jeśli jednak wyjazd i przyjazd pracownika odbywały się w innej dobie, rozlicza się dwie podróże krajowe i jedną zagraniczną.

Potwierdza to opinia MPiPS z dnia 21 maja 2013 r. (nr DPR-V-4280-14BW/TW/13), zgodnie z którą z chwilą przekroczenia granicy polskiej kończy się podróż krajowa a rozpoczyna zagraniczna, natomiast w drodze powrotnej moment przekroczenia granicy oznacza zakończenie podróży zagranicznej i początek podróży krajowej. Można więc wywnioskować, że krajowe odcinki zagranicznych podróży traktuje się oddzielnie.

Pracownik na polecenie pracodawcy w celu wykonania zadania służbowego udał się samochodem firmowym w poniedziałek 20 stycznia 2020 r. z Warszawy o godz. 7:00 do Hamburga. Do granicy w miejscowości Frankfurt nad Odrą jechał 4 godz. 30 min. Na miejscu przebywał do środy 22 stycznia 2020 r. Tego dnia wyruszył również w drogę powrotną. Do Frankfurtu dotarł o godz. 17. Natomiast w Warszawie był o godz. 22:00. Zgodnie z podanym przykładem pracodawca powinien rozliczyć 3 podróże służbowe: 2 krajowe i jedną zagraniczną. 1. Warszawa - Frankfurt 4 godz. 30 min. 2. Frankfurt-Hamburg-Frankfurt 2 doby i 4 godz. 30 min. 3. Frankfurt-Warszawa 5 godz.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1040)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dziennik Ustaw rok 2013 poz. 167)