reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Infor.pl > Prawo > Praca > Praca > Pracodawca > Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

Zmiany w dokumentacji pracowniczej zaczną obowiązywać 1 stycznia 2019 r. Akta osobowe pracowników będzie można prowadzić i przechowywać w formie elektronicznej. Szczegółowe zasady określa projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak zabezpieczyć elektroniczną dokumentację pracowniczą? Jak wprowadzić do e-akt dokumentację papierową?

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Dokumentacja papierowa - odwzorowanie cyfrowe

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

reklama

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Donata Hermann-Marciniak

Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej. /fot. Shutterstock

Czas pracy 2020. Planowanie, rozliczanie i ewidencja59.00 zł
reklama

Narzędzia

reklama
reklama

POLECANE

reklama

KORONAWIRUS TWOJE PRAWA

reklama

Ostatnio na forum

reklama
reklama

Eksperci portalu infor.pl

Marta Olewińska

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »

reklama
reklama
reklama