Dokumentacja pracownicza 2019 - akta w wersji elektronicznej

1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania. Szybkość zmian w technologiach cyfrowych powoduje, że wskazanie na jakiekolwiek rozwiązanie obecnie powszechnie uznawane za wystarczające mogłoby w niesprzyjających okolicznościach powodować albo narażenie dokumentacji na niebezpieczeństwo utraty, albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty w przypadku, gdyby stosowane przez ten podmiot metody były inne niż wskazane w rozporządzeniu, a mimo to wystarczające.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Dokumentacja papierowa - odwzorowanie cyfrowe

Mimo, prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, pracodawca nadal będzie miał do czynienia z dokumentacją w wersji papierowej, choćby wtedy, gdy pracownik dostarczy do pracodawcy oświadczenie, wniosek lub jakiekolwiek pismo czy też kopię jakiegoś dokumentu.

W takim przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.