Umowa szkoleniowa (tzw. „Lojalka”) – zasady, terminy, plusy i minusy. Kiedy trzeba dać pracownikowi urlop szkoleniowy?

• Czym jest „lojalka”?
• Kiedy można podpisać „lojalkę”?
• Okres obowiązywania „lojalki”
• Koszty, które można odzyskać
• 5. Urlop szkoleniowy – kiedy się należy?
• Urlop szkoleniowy w zamian za podpisanie umowy szkoleniowej. Przykład
• Plusy i minusy „lojalki”

Czym jest „lojalka”?

„Lojalka” to potoczne określenie umowy szkoleniowej zawieranej między pracodawcą a pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.

Jej istotą jest:
- określenie praw i obowiązków obu stron,
- zabezpieczenie interesów pracodawcy poprzez zobowiązanie pracownika do pozostania w firmie przez określony czas po ukończeniu nauki,
- ustalenie, że w przypadku wcześniejszego odejścia, pracownik zwróci część kosztów szkolenia.

Umowa musi być zawarta na piśmie. Bez tego pracodawca nie może skutecznie żądać zwrotu kosztów.

Kiedy można podpisać „lojalkę”?

Warunkiem jest, by podnoszenie kwalifikacji:
- odbywało się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy,
- dotyczyło wiedzy i umiejętności przydatnych w pracy u tego pracodawcy.

Przykłady:
- studia podyplomowe,
- kursy branżowe,
- certyfikaty zawodowe,
- szkolenia specjalistyczne.

Okres obowiązywania „lojalki”

Kodeks pracy (art. 103⁵ § 1) jasno określa, że maksymalny czas zobowiązania do pozostania w zatrudnieniu po zakończeniu szkolenia to 3 lata.

Jeżeli pracownik odejdzie przed upływem tego okresu — w warunkach przewidzianych w umowie — może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu, którego nie przepracował.

Koszty, które można odzyskać

Do zwrotu można zaliczyć m.in.:
• opłaty za studia/szkolenia,
• koszty podróży i zakwaterowania,
• materiały szkoleniowe.

Nie można żądać zwrotu wynagrodzenia wypłaconego za czas urlopu szkoleniowego.

5. Urlop szkoleniowy – kiedy się należy?

Urlop szkoleniowy to dodatkowy, płatny czas wolny na przygotowanie się do egzaminów lub pracy dyplomowej.

Przysługuje pracownikowi tylko wtedy, gdy podnosi kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.

Wymiar:
• 6 dni – np. na egzaminy eksternistyczne, maturalne, zawodowe,
• 21 dni – w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej i obronę.

Urlop szkoleniowy w zamian za podpisanie umowy szkoleniowej. Przykład

Stan faktyczny: Pracodawca finansuje studia podyplomowe. Pracownik pyta o urlop szkoleniowy (6 dni). Szef nie chce się na to zgodzić, ale proponuje dodatkowy urlop w zamian za podpisanie „lojalki” na 2 lata po zakończeniu studiów. Umowa ma przewidywać też 6-miesięczny okres wypowiedzenia.

Analiza:
- Skoro studia odbywają się za zgodą i na koszt pracodawcy, to zgodnie z prawem urlop szkoleniowy przysługuje z mocy ustawy — pracodawca nie może tego prawa „zamienić” na inny urlop warunkowy.
- „Lojalka” może zostać zawarta i jest legalnym zabezpieczeniem inwestycji.
- Okres 2 lat po zakończeniu studiów jest zgodny z prawem (limit to 3 lata).
- Wydłużenie okresu wypowiedzenia do 6 miesięcy nie wynika z przepisów o podnoszeniu kwalifikacji i musi mieć odrębne uzasadnienie oraz zgodę pracownika — w praktyce to rzadko stosowane rozwiązanie, bo bywa kwestionowane.

Plusy i minusy „lojalki”

Z punktu widzenia pracodawcy:
(+) zabezpieczenie zwrotu części kosztów, jeśli pracownik odejdzie,
(+) większa pewność, że inwestycja w szkolenie przyniesie zwrot,
(-) ryzyko, że pracownik niechętnie zgodzi się na szkolenie z powodu zobowiązania.

Z punktu widzenia pracownika:
(+) sfinansowanie kosztownej nauki,
(+) formalne potwierdzenie prawa do dodatkowych świadczeń,
(-) ograniczenie mobilności zawodowej przez okres lojalności,
(-) obowiązek zwrotu kosztów w razie wcześniejszego odejścia.

Najlepiej podpisywać umowę szkoleniową zgodną z Kodeksem pracy, zachować ustawowe prawo do urlopu szkoleniowego i ewentualnie ustalić rozsądny okres lojalności (np. 1,5–2 lata). Wtedy obie strony mają poczucie bezpieczeństwa — pracodawca wie, że inwestycja się zwróci, a pracownik nie jest nadmiernie „przywiązany” do firmy.

Karolina Woźniczka, starszy specjalista ds. kadr i płac