Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata

Klauzula zgody

Większość pracodawców poszukujących pracownika wie, już o minimalnych wymaganiach ochrony danych osobowych w zakresie rekrutacji, jak choćby konieczność zamieszczania informacji o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez rekrutów. Jednak niewielu wie, co to oznacza i jakie mamy obowiązki z tym związane. Jak powinna wyglądać rekrutacyjna klauzula zgody tak, byśmy mogli zachować CV na później, na potrzeby przyszłych rekrutacji? Co oznacza sama klauzula? – W zależności od zakresu jej treści może oznaczać zgodę na jedną konkretną rekrutację lub na wszelkie rekrutacje. Innymi słowy jeżeli nasz rekrut określi, iż zgoda obejmuje jedynie tą rekrutację to nie mamy podstawy do przetwarzania jego danych po jej zakończeniu.– Natomiast jeżeli nie określi, o którą rekrutację mu chodzi to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez Pracodawcę. Teoretycznie oświadczenie powinno jednoznacznie określać, iż rekrutowi chodzi o „wszelkie” rekrutacje, natomiast w tym przypadku skala jednoznaczności jest wystarczająca.

Zobacz również: Kompetencje społeczne podstawą potencjału zawodowego

Dane kandydata

Czy to oznacza, że jak mamy już dane rekruta to możemy robić z nimi co chcemy? Niestety nie, rekrutacja jako proces naboru pracowników jest dość ograniczona w zakresie działania przyszłego Pracodawcy i nie możemy tych danych, ani sprzedać, ani wykorzystać w jakimkolwiek innym celu np. marketingowym. Rekrutacja jest tu rozumiana jako nabór pracowników, ewentualnie współpracowników (zleceniobiorców). Oznacza to również, że po zakończonej rekrutacji na dane stanowisko możemy dane rekrutów dalej przetwarzać jedynie w celu kolejnej rekrutacji. Jeżeli niektórzy rekruci złożyli oświadczenie tylko co do tej jednej rekrutacji to w związku z tym, iż nie mamy dalej celu przetwarzania musimy ich dane usunąć (zniszczyć/anonimizować). Niechlubną praktyką jest, szczególnie u mikro Pracodawców, utylizowanie dokumentów aplikacyjnych w zwykłych śmietnikach. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest to niedopuszczalne, gdyż dokument typu CV czy list motywacyjny zawiera bardzo dużo danych osobowych, w tym i tzw. „dane wrażliwe” takie jak informacja o stanie zdrowia (np. grupa inwalidzka), nałogach (np. palący/niepalący), nieraz przynależności związkowej lub partyjnej. Tak naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników.