Kategorie

Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata

Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia
Podczas rekrutacji kandydatów do pracy nie należy zapominać o ochronie ich danych osobowych. Czy każdy potencjalny pracodawca o tym pamięta? W innym przypadku należy spodziewać się kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Klauzula zgody

Większość pracodawców poszukujących pracownika wie, już o minimalnych wymaganiach ochrony danych osobowych w zakresie rekrutacji, jak choćby konieczność zamieszczania informacji o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez rekrutów. Jednak niewielu wie, co to oznacza i jakie mamy obowiązki z tym związane. Jak powinna wyglądać rekrutacyjna klauzula zgody tak, byśmy mogli zachować CV na później, na potrzeby przyszłych rekrutacji? Co oznacza sama klauzula? – W zależności od zakresu jej treści może oznaczać zgodę na jedną konkretną rekrutację lub na wszelkie rekrutacje. Innymi słowy jeżeli nasz rekrut określi, iż zgoda obejmuje jedynie tą rekrutację to nie mamy podstawy do przetwarzania jego danych po jej zakończeniu.Natomiast jeżeli nie określi, o którą rekrutację mu chodzi to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez Pracodawcę. Teoretycznie oświadczenie powinno jednoznacznie określać, iż rekrutowi chodzi o „wszelkie” rekrutacje, natomiast w tym przypadku skala jednoznaczności jest wystarczająca.

Zobacz również: Kompetencje społeczne podstawą potencjału zawodowego

Dane kandydata

Czy to oznacza, że jak mamy już dane rekruta to możemy robić z nimi co chcemy? Niestety nie, rekrutacja jako proces naboru pracowników jest dość ograniczona w zakresie działania przyszłego Pracodawcy i nie możemy tych danych, ani sprzedać, ani wykorzystać w jakimkolwiek innym celu np. marketingowym. Rekrutacja jest tu rozumiana jako nabór pracowników, ewentualnie współpracowników (zleceniobiorców). Oznacza to również, że po zakończonej rekrutacji na dane stanowisko możemy dane rekrutów dalej przetwarzać jedynie w celu kolejnej rekrutacji. Jeżeli niektórzy rekruci złożyli oświadczenie tylko co do tej jednej rekrutacji to w związku z tym, iż nie mamy dalej celu przetwarzania musimy ich dane usunąć (zniszczyć/anonimizować). Niechlubną praktyką jest, szczególnie u mikro Pracodawców, utylizowanie dokumentów aplikacyjnych w zwykłych śmietnikach. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest to niedopuszczalne, gdyż dokument typu CV czy list motywacyjny zawiera bardzo dużo danych osobowych, w tym i tzw. „dane wrażliwe” takie jak informacja o stanie zdrowia (np. grupa inwalidzka), nałogach (np. palący/niepalący), nieraz przynależności związkowej lub partyjnej. Tak naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników.

Usuwanie / anonimizowanie

W zakresie niszczenia dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej sprawa jest dość prosta. Po prostu usuwamy dokumenty z załączników pocztowych i sprawa jest zakończona. Problem może się pojawić, gdy dane od kandydatów do pracy były zbierane za pośrednictwem formularza na stronie www, wtedy usunięcie wszelkich danych może być problematyczne. Dane osobowe w wersji papierowej, czyli nie tylko same CV czy listy motywacyjne, a również notatki ze spotkań kwalifikacyjnych zawierające dane osobowe powinny być usuwane z wykorzystaniem niszczarek mechanicznych. – Oczywiście zbioru danych osobowych z rekrutacji podobnie jak zbioru danych osobowych naszych pracowników nie rejestrujemy w GIODO, gdyż nie podlegają one rejestracji na mocy ustawy.–  Z jednym wyjątkiem, jeżeli prowadzimy np. biuro pośrednictwa pracy lub firma „headhunterska”, wtedy zgodnie z wytycznymi GIODO zbiór taki podlega rejestracji, gdyż pracownicy nie są rekrutowani na potrzeby własne, a na potrzeby innych podmiotów.

Polecamy serwis: Praca

Rozmowy kwalifikacyjne

W procesie rekrutacji należy również zwrócić szczególną uwagę by w trakcie rozmów kwalifikacyjnych nie udostępnić nawet przypadkiem danych osobowych jednych rekrutów, drugim. Często zdarza się, że w trakcie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych rekrut siada naprzeciwko przyszłego pracodawcy i widzi leżące na stole wydrukowane CV kogoś innego przez cały czas rozmowy. Co więcej zdarza się, że rekrut zostanie sam na sam, czyli bez nadzoru osoby upoważnionej z danymi osobowymi pozostałych rekrutów. Należy również zwrócić uwagę by umawiając czy też zapraszając rekrutów na rozmowy kwalifikacyjne nie przesłać im przypadkiem adresów mailowych wszystkich pozostałych osób zaproszonych, gdyż adres mailowy może również stanowić daną osobową. Powyższe przestrogi mogą wydawać się banalne, jednak liczba incydentów/wycieków danych osobowych w trakcie rekrutacji jest jedną z najwyższych.

Lepiej zapobiegać, niż...

Jak ustrzec się przed naruszeniem prawa do prywatności kandydata do pracy? Najprostszą metoda jest ustalenie jasnej i jednoznacznej procedury rekrutacji, która będzie również uwzględniała, nie tylko etapy rekrutacji, czy wymogi kwalifikacyjne, a również zasady zachowania poufności procesu rekrutacji. Dodatkowo warto zawrzeć w procedurze informacje o tym, jakich danych można żądać od kandydata do pracy. – W praktyce są to tylko te dane, które wynikają wprost z Ustawy (Kodeks Pracy), np. nie można żądać wyciągu z KRK lub oświadczenia o karalności. Jeżeli informacje otrzymamy od kandydata dobrowolnie  np. będą zawarte w CV to będzie to legalne natomiast, jeżeli o nie poprosimy to będzie to już naruszenia prawa do prywatności. Podsumowując rekrutacja poza znaczeniem w zakresie naboru nowego pracownika posiada również zagrożenia związane z ochroną danych osobowych, osób, które odpowiedzą na nasze ogłoszenie. Kwestie te mogą zostać przesunięte na inny podmiot, jeżeli skorzystamy z biura pośrednictwa pracy lub innego podmiotu, który trudni się doborem pracowników. W takim przypadku jako Pracodawca nie bierzemy udziału w faktycznej rekrutacji tylko otrzymujemy jej efekt, czyli gotowego do zatrudnienia pracownika, którego dane z natury rzeczy chronimy jak dane każdego innego pracownika. Rekrutacja jest dość niebezpiecznym tematem z punktu widzenia przyszłego Pracodawcy. Skarga do GIODO jest uprawnieniem coraz powszechniej stosowanym wśród obywateli. Ryzyko, że to właśnie na Nas ktoś doniesie jest coraz większe..

Zobacz też: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Autor: ODO 24 Sp. z o.o.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    23 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Rosną długi Polaków wobec wymiaru sprawiedliwości

    Z danych BIG InfoMonitor wynika, iż długi wobec wymiaru sprawiedliwości najczęściej dotyczą grzywien i kosztów sądowych.

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, przedłożony przez ministra sprawiedliwości. Celem tej nowelizacji jest usprawnienie i doprecyzowanie przepisów Kodeku cywilnego dotyczących przerwania i zawieszenia biegu przedawnienia oraz wymagania aktu notarialnego w przypadku gruntów rolnych, mających wchodzić w skład rolniczej spółdzielni produkcyjnej. Zmiany dotyczyć będą także przepisów zawiązanych z instytucją wyzysku oraz odpowiedzialnością pełnoletnich dzieci najemców za zobowiązania rodziców wynikające z tytułu umowy najmu.

    Wniosek o "Dobry start" - pomoc w wybranych placówkach

    Wniosek o "Dobry start" od 1 lipca 2021 r. będzie można złożyć tylko elektronicznie. Rodzice otrzymają pomoc w niektórych placówkach ZUS, KRUS i Poczty Polskiej.

    Ojciec na macierzyńskim to wciąż rzadkość [AUDIO]

    Przepisy dopuszczają, by część okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przejmowali mężczyźni. Okazuje się, że ojcowie niechętnie korzystają z tej możliwości.

    Uznanie ojcostwa przed porodem w 2021 r.

    Uznanie ojcostwa przed porodem wywołuje ważne skutki dla rodziców i dziecka. Jakie zasady obowiązują w 2021 r.?

    Prawa autorskie - odpowiedzialność operatorów platform internetowych

    Prawa autorskie. W obecnym stanie prawa UE operatorzy platform internetowych, co do zasady, sami nie dokonują publicznego udostępniania treści chronionych prawem autorskim, bezprawnie zamieszczanych na tych platformach przez ich użytkowników. Niemniej jednak owi operatorzy dokonują tej czynności z naruszeniem prawa autorskiego, jeżeli przyczyniają się – w inny sposób niż samo udostępnienie tych platform – do publicznego udostępniania takich treści. Tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 22 czerwca 2021 r. w sprawach połączonych C-682/18, YouTube i C-683/18, Cyando.

    Nowelizacja procedur karnych w okresie pandemii

    22 czerwca 2021 r. weszła w życie nowelizacja dotycząca procedur karnych w okresie pandemii. Zmiany dotyczą m.in. liczebności składów orzekających.

    Spis powszechny 2021- wywiady bezpośrednie od 23 czerwca

    Wywiady bezpośrednie w spisie powszechnym rachmistrzowie rozpoczną 23 czerwca 2021 r. Jak można sprawdzić tożsamość rachmistrza?

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r.

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r. rodzą wiele pytań m.in. o testy czy świadectwa szczepień. Jakie są aktualne zasady w poszczególnych krajach?

    Uznanie ojcostwa w 2021 r. – jak i kiedy?

    Zasady dotyczące uznania ojcostwa w 2021 r. nie zmieniły się. Na czym polega uznanie ojcostwa i jak tego dokonać?

    Kto ponosi odpowiedzialność za wypadek na basenie?

    Czy i od kogo można żądać odszkodowania za wypadek na basenie? Kwestię odpowiedzialności należy wywodzić z Kodeksu cywilnego.

    26.07.2021 wojewodowie ogłoszą termin kwalifikacji wojskowej

    26.07.2021 ogłoszony zostanie termin drugiej w tym roku kwalifikacji wojskowej. Kwalifikacja potrwa do 19.11.2021 i przeprowadzona zostanie przez powiatowe komisje lekarskie. Za powołanie tych komisji odpowiedzialni są wojewodowie.

    Upadłość konsumencka - koszty

    Upadłość konsumencka wiąże się z kilkoma kosztami, które dłużnik zobowiązany jest pokryć. Jak przygotować się do złożenia wniosku?

    RDOŚ powoła nowe strefy ochronne

    Nowe strefy ochronne dla rzadkich gatunków ptaków. Leśnicy z Nadleśnictwa Połczyn (RDLP w Szczecinku) znaleźli aż trzy nowe stanowiska ptaków chronionych, które wymagają ustalenia stref ochrony. Dwa gniazda są zajęte przez bociana czarnego (Ciconia nigra), a jedno przez orlika krzykliwego (Clanga pomarina).

    Delegowanie funkcjonariuszy SW do ośrodka w Gostyninie

    20.06.2021 weszła w życie ustawa mająca zapewnić środki na stworzenie tymczasowej placówki dla pacjentów ośrodka w Gostyninie, w którym przebywają najgroźniejsi przestępcy już po odbyciu kary. Przepisy pozwolą też na czasowe delegowanie tam funkcjonariuszy Służby Więziennej.

    Loty przeciwpożarowe i gaśnicze 2021 r.

    W 2021 r. zmieniły się przepisy ustawy – Prawo lotnicze. Umożliwiono Prezesowi Urzędu Lotnictwa Cywilnego wydanie – na wniosek zainteresowanego podmiotu – zezwolenia na wykonywanie zarobkowych operacji specjalistycznych wysokiego ryzyka statkami powietrznymi pozostającymi pod nadzorem krajowym, a także na wykonywanie zarobkowych operacji polegających na wykonywaniu lotów przeciwpożarowych i gaśniczych.

    500 plus – czerwiec 2021 r.

    Dla świadczeń „500 plus” czerwiec 2021 r. jest ważnym miesiącem. O jakim terminie warto pamiętać?

    Zmiany w zawiadamianiu wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej od 29.06.2021

    Od 29.06.2021 obowiązywać będą nowe wzory zawiadomień wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawach powszechnego obowiązku obrony.

    Nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej w Służbie Więziennej od 29.06.2021

    29.06.2021 r. w Służbie Więziennej obowiązywać będzie nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej. Skierowane dotyczy kandydata, funkcjonariusza, funkcjonariusza zwolnionego, emeryta oraz rencisty.

    Czy Policja nie będzie musiała już badać stanu trzeźwości pracownika?

    Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowało przepisy, które umożliwią pracodawcom - pod pewnymi warunkami - wprowadzenie prewencyjnego badania pracowników na obecność alkoholu lub podobnie działających środków, a także zasady jego przeprowadzania.

    30.06.2021 r. upływa termin na dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego do Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych

    Od 1 lipca 2021 r. podmioty, które nie zostały zarejestrowane w CRPA nie będą mogły prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wyrobów akcyzowych. Z kolei podmioty zużywające wyroby akcyzowe nieprowadzące działalności gospodarczej i niebędące osobami fizycznymi (takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojsko, policja, straż graniczna) nie będą mogły nabywać zwolnionych od akcyzy - ze względu na ich przeznaczenie - paliw lotniczych, paliw żeglugowych i gazu LPG.

    NIK o resocjalizacji więźniów poprzez aktywizację zawodową

    Nastąpił wzrost aktywności pracowniczej i społecznej więźniów oraz zwiększenie ich zdolności do zatrudnienia. Przyczynił się do tego specjalny program szkoleń, które w ramach resocjalizacji prowadziła Służba Więzienna. Choć praca osadzonych po zakończonych szkoleniach była istotą projektu, to jednak jego założenia nie gwarantowały utrwalania zdobytych umiejętności. W konsekwencji większość uczestników projektu wykonywało nieodpłatne prace porządkowe i pomocnicze na rzecz zakładów karnych. W wielu przypadkach prace te pozostawały bez związku z tematem ukończonego szkolenia a wykonywane były przez krótkie okresy. Ograniczało to skuteczność wejścia na rynek pracy po opuszczeniu jednostki penitencjarnej.

    Podsumowanie operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021

    Od 31 maja do 6 czerwca 2021r. polska Policja uczestniczyła w międzynarodowej operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021 mającej na celu zwalczanie handlu ludźmi wykorzystywanymi do pracy przymusowej. Wydział dw. z Handlem Ludźmi Biura Kryminalnego Komendy Głównej Policji, jako krajowy koordynator platformy EMPACT THB, koordynował działania podjęte przez wszystkie Komendy Wojewódzkie Policji i Komendę Stołeczną Policji. W operacji wzięli udział również funkcjonariusze Straży Granicznej, pracownicy Okręgowych Inspekcji Pracy oraz Sanepidu. Całość działań koordynowana była przez Europol.

    Trwają prace nad projektem nowelizacji przepisów i zasad regulujących obszar przeprowadzania czynności kontrolno-rozpoznawczych oraz prowadzenia postępowań pokontrolnych

    18.06.2021 odbyło się spotkanie zespołu roboczego Komendanta Głównego PSP do spraw opracowania projektu nowelizacji przepisów i zasad regulujących obszar przeprowadzania czynności kontrolno-rozpoznawczych oraz prowadzenia postępowań pokontrolnych.

    Pobieranie torrentów - wyrok TSUE

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej orzekł, iż dostawca internetu może systematycznie rejestrować adresy IP użytkowników oraz udostępniać ich nazwy i adresy pocztowe podmiotowi praw własności intelektualnej lub osobie trzeciej, zajmującej się windykacją tych praw.