REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata

Subskrybuj nas na Youtube
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podczas rekrutacji kandydatów do pracy nie należy zapominać o ochronie ich danych osobowych. Czy każdy potencjalny pracodawca o tym pamięta? W innym przypadku należy spodziewać się kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Klauzula zgody

Większość pracodawców poszukujących pracownika wie, już o minimalnych wymaganiach ochrony danych osobowych w zakresie rekrutacji, jak choćby konieczność zamieszczania informacji o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez rekrutów. Jednak niewielu wie, co to oznacza i jakie mamy obowiązki z tym związane. Jak powinna wyglądać rekrutacyjna klauzula zgody tak, byśmy mogli zachować CV na później, na potrzeby przyszłych rekrutacji? Co oznacza sama klauzula? – W zależności od zakresu jej treści może oznaczać zgodę na jedną konkretną rekrutację lub na wszelkie rekrutacje. Innymi słowy jeżeli nasz rekrut określi, iż zgoda obejmuje jedynie tą rekrutację to nie mamy podstawy do przetwarzania jego danych po jej zakończeniu.Natomiast jeżeli nie określi, o którą rekrutację mu chodzi to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez Pracodawcę. Teoretycznie oświadczenie powinno jednoznacznie określać, iż rekrutowi chodzi o „wszelkie” rekrutacje, natomiast w tym przypadku skala jednoznaczności jest wystarczająca.

REKLAMA

Zobacz również: Kompetencje społeczne podstawą potencjału zawodowego

Dane kandydata

Czy to oznacza, że jak mamy już dane rekruta to możemy robić z nimi co chcemy? Niestety nie, rekrutacja jako proces naboru pracowników jest dość ograniczona w zakresie działania przyszłego Pracodawcy i nie możemy tych danych, ani sprzedać, ani wykorzystać w jakimkolwiek innym celu np. marketingowym. Rekrutacja jest tu rozumiana jako nabór pracowników, ewentualnie współpracowników (zleceniobiorców). Oznacza to również, że po zakończonej rekrutacji na dane stanowisko możemy dane rekrutów dalej przetwarzać jedynie w celu kolejnej rekrutacji. Jeżeli niektórzy rekruci złożyli oświadczenie tylko co do tej jednej rekrutacji to w związku z tym, iż nie mamy dalej celu przetwarzania musimy ich dane usunąć (zniszczyć/anonimizować). Niechlubną praktyką jest, szczególnie u mikro Pracodawców, utylizowanie dokumentów aplikacyjnych w zwykłych śmietnikach. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest to niedopuszczalne, gdyż dokument typu CV czy list motywacyjny zawiera bardzo dużo danych osobowych, w tym i tzw. „dane wrażliwe” takie jak informacja o stanie zdrowia (np. grupa inwalidzka), nałogach (np. palący/niepalący), nieraz przynależności związkowej lub partyjnej. Tak naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników.

Usuwanie / anonimizowanie

W zakresie niszczenia dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej sprawa jest dość prosta. Po prostu usuwamy dokumenty z załączników pocztowych i sprawa jest zakończona. Problem może się pojawić, gdy dane od kandydatów do pracy były zbierane za pośrednictwem formularza na stronie www, wtedy usunięcie wszelkich danych może być problematyczne. Dane osobowe w wersji papierowej, czyli nie tylko same CV czy listy motywacyjne, a również notatki ze spotkań kwalifikacyjnych zawierające dane osobowe powinny być usuwane z wykorzystaniem niszczarek mechanicznych. – Oczywiście zbioru danych osobowych z rekrutacji podobnie jak zbioru danych osobowych naszych pracowników nie rejestrujemy w GIODO, gdyż nie podlegają one rejestracji na mocy ustawy.–  Z jednym wyjątkiem, jeżeli prowadzimy np. biuro pośrednictwa pracy lub firma „headhunterska”, wtedy zgodnie z wytycznymi GIODO zbiór taki podlega rejestracji, gdyż pracownicy nie są rekrutowani na potrzeby własne, a na potrzeby innych podmiotów.

Polecamy serwis: Praca

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozmowy kwalifikacyjne

W procesie rekrutacji należy również zwrócić szczególną uwagę by w trakcie rozmów kwalifikacyjnych nie udostępnić nawet przypadkiem danych osobowych jednych rekrutów, drugim. Często zdarza się, że w trakcie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych rekrut siada naprzeciwko przyszłego pracodawcy i widzi leżące na stole wydrukowane CV kogoś innego przez cały czas rozmowy. Co więcej zdarza się, że rekrut zostanie sam na sam, czyli bez nadzoru osoby upoważnionej z danymi osobowymi pozostałych rekrutów. Należy również zwrócić uwagę by umawiając czy też zapraszając rekrutów na rozmowy kwalifikacyjne nie przesłać im przypadkiem adresów mailowych wszystkich pozostałych osób zaproszonych, gdyż adres mailowy może również stanowić daną osobową. Powyższe przestrogi mogą wydawać się banalne, jednak liczba incydentów/wycieków danych osobowych w trakcie rekrutacji jest jedną z najwyższych.

Lepiej zapobiegać, niż...

Jak ustrzec się przed naruszeniem prawa do prywatności kandydata do pracy? Najprostszą metoda jest ustalenie jasnej i jednoznacznej procedury rekrutacji, która będzie również uwzględniała, nie tylko etapy rekrutacji, czy wymogi kwalifikacyjne, a również zasady zachowania poufności procesu rekrutacji. Dodatkowo warto zawrzeć w procedurze informacje o tym, jakich danych można żądać od kandydata do pracy. – W praktyce są to tylko te dane, które wynikają wprost z Ustawy (Kodeks Pracy), np. nie można żądać wyciągu z KRK lub oświadczenia o karalności. Jeżeli informacje otrzymamy od kandydata dobrowolnie  np. będą zawarte w CV to będzie to legalne natomiast, jeżeli o nie poprosimy to będzie to już naruszenia prawa do prywatności. Podsumowując rekrutacja poza znaczeniem w zakresie naboru nowego pracownika posiada również zagrożenia związane z ochroną danych osobowych, osób, które odpowiedzą na nasze ogłoszenie. Kwestie te mogą zostać przesunięte na inny podmiot, jeżeli skorzystamy z biura pośrednictwa pracy lub innego podmiotu, który trudni się doborem pracowników. W takim przypadku jako Pracodawca nie bierzemy udziału w faktycznej rekrutacji tylko otrzymujemy jej efekt, czyli gotowego do zatrudnienia pracownika, którego dane z natury rzeczy chronimy jak dane każdego innego pracownika. Rekrutacja jest dość niebezpiecznym tematem z punktu widzenia przyszłego Pracodawcy. Skarga do GIODO jest uprawnieniem coraz powszechniej stosowanym wśród obywateli. Ryzyko, że to właśnie na Nas ktoś doniesie jest coraz większe..

Zobacz też: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Autor: ODO 24 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd szykuje zmiany w emeryturach – grupa pracowników popracuje do 70 roku życia

Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad projektem zmian w przepisach, które mają wydłużyć maksymalny wiek pełnienia funkcji przez komorników sądowych oraz ich asesorów. Zgodnie z planowanymi regulacjami, osoby wykonujące te zawody miałyby obowiązek pozostawać aktywne zawodowo nawet do 70. roku życia.

Prawne ryzyka używania AI przez pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Prawo pracy, prawo autorskie, ochrona danych poufnych i osobowych

Sztuczna inteligencja (AI) stanowi dużą pomoc w pracy, ułatwiając ją i przyspieszając w znacznym stopniu. Zdają sobie z tego sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Tak jednak ze strony pracodawców lub potencjalnych pracodawców wobec pracowników lub kandydatów, jak po ze strony pracowników, nieodpowiedzialne korzystania z AI może rodzić określone ryzyka prawne, które możemy ocenić przez pryzmat prawa pracy. Świadomość tych ryzyk jest ważna pod kątem znalezienia rozwiązań przed nimi zabezpieczających w sytuacji w której prawo powszechne takiego zabezpieczenia nie przewiduje.

Zmiana miejsca głosowania. Wybory 2025. Jak zagłosować w innym obwodzie?

Zmiana miejsca głosowania w wyborach na Prezydenta RP w dniu 18 maja 2025 r. jest możliwa. Co zrobić, aby zagłosować w obwodzie poza stałym miejscem zamieszkania? Niezbędne jest zaświadczenie o zmianie miejsca głosowania.

Ostatni dzień na rozliczenie PIT 2024 Sprawdź, co musisz zrobić, zanim system zamknie dostęp

Ministerstwo Finansów przypomina: 30 kwietnia mija termin składania zeznań podatkowych za 2024 rok. Ponad 8 milionów Polaków skorzystało już z usługi Twój e-PIT. Sprawdź, co zrobić, by nie zapłacić kary, jak uniknąć błędów i co grozi za brak reakcji.

REKLAMA

Specustawa o przeliczeniu emerytur: Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I dopiero od połowy 2026 r.

Specustawa: ZUS załatwi sam ponowne przeliczenie emerytur. Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I niestety dopiero od połowy 2026 r.

Artur Bartoszewicz – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Artur Bartoszewicz – czy należy do partii politycznej? Przedstawiamy program wyborczy kandydata na Prezydenta RP w 2025 roku, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź pełną listę kandydatów w wyborach 2025 r. i wyniki najnowszego sondażu.

Kamery nasobne dla ratowników medycznych a RODO [Ochrona danych osobowych]

Z pewnością zgodzicie się że ratownicy medyczni są bardzo często narażeni na brutalne ataki ze strony agresywnych pacjentów. Coraz głośniej mówi się o wprowadzeniu kamer nasobnych dla ratowników medycznych. Co na to przepisy RODO i Konstytucja?

Koniec z wypłacaniem przez pracodawcę 140 zł, za okulary które kosztowały 900 zł i limitowaniem częstotliwości refundacji? Nareszcie jest decyzja A. Dziemianowicz-Bąk

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przedstawiło swoje stanowisko w sprawie uregulowania minimalnej kwoty refundacji okularów (lub soczewek kontaktowych) korygujących wzrok dla osób pracujących przy komputerze oraz częstotliwości przysługiwania tegoż dofinansowania od pracodawcy. Wynika ono z odpowiedzi na interpelację poselską nr 4813 posłanki Marta Stożek, z dnia 12 września 2024 r.

REKLAMA

Praca w majówkę. Czy należy się dodatek?

Zbliżają się 3 ważne dni w roku 2025: 1 maja, 2 maja, 3 maja. Niektórzy w tym czasie pracują. Czy zatem za pracę w majówkę należy się dodatek pieniężny czy inna rekompensata?

Kto nowym papieżem? Media kreują „papabile”, a Kościół przygotowuje się do konklawe 2025

7 maja rozpoczyna się konklawe, które wybierze nowego papieża. Papież Franciszek niestety już nie żyje, a świat katolicki z napięciem śledzi możliwych następców. Media już teraz lansują swoich faworytów – tzw. papabili. Kim są kandydaci na nowego papieża? Jakie poglądy reprezentują? Czy Kościół czeka kontynuacja, czy radykalna zmiana?

REKLAMA