REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata

Subskrybuj nas na Youtube
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podczas rekrutacji kandydatów do pracy nie należy zapominać o ochronie ich danych osobowych. Czy każdy potencjalny pracodawca o tym pamięta? W innym przypadku należy spodziewać się kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Klauzula zgody

Większość pracodawców poszukujących pracownika wie, już o minimalnych wymaganiach ochrony danych osobowych w zakresie rekrutacji, jak choćby konieczność zamieszczania informacji o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez rekrutów. Jednak niewielu wie, co to oznacza i jakie mamy obowiązki z tym związane. Jak powinna wyglądać rekrutacyjna klauzula zgody tak, byśmy mogli zachować CV na później, na potrzeby przyszłych rekrutacji? Co oznacza sama klauzula? – W zależności od zakresu jej treści może oznaczać zgodę na jedną konkretną rekrutację lub na wszelkie rekrutacje. Innymi słowy jeżeli nasz rekrut określi, iż zgoda obejmuje jedynie tą rekrutację to nie mamy podstawy do przetwarzania jego danych po jej zakończeniu.Natomiast jeżeli nie określi, o którą rekrutację mu chodzi to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez Pracodawcę. Teoretycznie oświadczenie powinno jednoznacznie określać, iż rekrutowi chodzi o „wszelkie” rekrutacje, natomiast w tym przypadku skala jednoznaczności jest wystarczająca.

REKLAMA

Zobacz również: Kompetencje społeczne podstawą potencjału zawodowego

Dane kandydata

Czy to oznacza, że jak mamy już dane rekruta to możemy robić z nimi co chcemy? Niestety nie, rekrutacja jako proces naboru pracowników jest dość ograniczona w zakresie działania przyszłego Pracodawcy i nie możemy tych danych, ani sprzedać, ani wykorzystać w jakimkolwiek innym celu np. marketingowym. Rekrutacja jest tu rozumiana jako nabór pracowników, ewentualnie współpracowników (zleceniobiorców). Oznacza to również, że po zakończonej rekrutacji na dane stanowisko możemy dane rekrutów dalej przetwarzać jedynie w celu kolejnej rekrutacji. Jeżeli niektórzy rekruci złożyli oświadczenie tylko co do tej jednej rekrutacji to w związku z tym, iż nie mamy dalej celu przetwarzania musimy ich dane usunąć (zniszczyć/anonimizować). Niechlubną praktyką jest, szczególnie u mikro Pracodawców, utylizowanie dokumentów aplikacyjnych w zwykłych śmietnikach. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest to niedopuszczalne, gdyż dokument typu CV czy list motywacyjny zawiera bardzo dużo danych osobowych, w tym i tzw. „dane wrażliwe” takie jak informacja o stanie zdrowia (np. grupa inwalidzka), nałogach (np. palący/niepalący), nieraz przynależności związkowej lub partyjnej. Tak naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników.

Usuwanie / anonimizowanie

W zakresie niszczenia dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej sprawa jest dość prosta. Po prostu usuwamy dokumenty z załączników pocztowych i sprawa jest zakończona. Problem może się pojawić, gdy dane od kandydatów do pracy były zbierane za pośrednictwem formularza na stronie www, wtedy usunięcie wszelkich danych może być problematyczne. Dane osobowe w wersji papierowej, czyli nie tylko same CV czy listy motywacyjne, a również notatki ze spotkań kwalifikacyjnych zawierające dane osobowe powinny być usuwane z wykorzystaniem niszczarek mechanicznych. – Oczywiście zbioru danych osobowych z rekrutacji podobnie jak zbioru danych osobowych naszych pracowników nie rejestrujemy w GIODO, gdyż nie podlegają one rejestracji na mocy ustawy.–  Z jednym wyjątkiem, jeżeli prowadzimy np. biuro pośrednictwa pracy lub firma „headhunterska”, wtedy zgodnie z wytycznymi GIODO zbiór taki podlega rejestracji, gdyż pracownicy nie są rekrutowani na potrzeby własne, a na potrzeby innych podmiotów.

Polecamy serwis: Praca

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozmowy kwalifikacyjne

W procesie rekrutacji należy również zwrócić szczególną uwagę by w trakcie rozmów kwalifikacyjnych nie udostępnić nawet przypadkiem danych osobowych jednych rekrutów, drugim. Często zdarza się, że w trakcie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych rekrut siada naprzeciwko przyszłego pracodawcy i widzi leżące na stole wydrukowane CV kogoś innego przez cały czas rozmowy. Co więcej zdarza się, że rekrut zostanie sam na sam, czyli bez nadzoru osoby upoważnionej z danymi osobowymi pozostałych rekrutów. Należy również zwrócić uwagę by umawiając czy też zapraszając rekrutów na rozmowy kwalifikacyjne nie przesłać im przypadkiem adresów mailowych wszystkich pozostałych osób zaproszonych, gdyż adres mailowy może również stanowić daną osobową. Powyższe przestrogi mogą wydawać się banalne, jednak liczba incydentów/wycieków danych osobowych w trakcie rekrutacji jest jedną z najwyższych.

Lepiej zapobiegać, niż...

Jak ustrzec się przed naruszeniem prawa do prywatności kandydata do pracy? Najprostszą metoda jest ustalenie jasnej i jednoznacznej procedury rekrutacji, która będzie również uwzględniała, nie tylko etapy rekrutacji, czy wymogi kwalifikacyjne, a również zasady zachowania poufności procesu rekrutacji. Dodatkowo warto zawrzeć w procedurze informacje o tym, jakich danych można żądać od kandydata do pracy. – W praktyce są to tylko te dane, które wynikają wprost z Ustawy (Kodeks Pracy), np. nie można żądać wyciągu z KRK lub oświadczenia o karalności. Jeżeli informacje otrzymamy od kandydata dobrowolnie  np. będą zawarte w CV to będzie to legalne natomiast, jeżeli o nie poprosimy to będzie to już naruszenia prawa do prywatności. Podsumowując rekrutacja poza znaczeniem w zakresie naboru nowego pracownika posiada również zagrożenia związane z ochroną danych osobowych, osób, które odpowiedzą na nasze ogłoszenie. Kwestie te mogą zostać przesunięte na inny podmiot, jeżeli skorzystamy z biura pośrednictwa pracy lub innego podmiotu, który trudni się doborem pracowników. W takim przypadku jako Pracodawca nie bierzemy udziału w faktycznej rekrutacji tylko otrzymujemy jej efekt, czyli gotowego do zatrudnienia pracownika, którego dane z natury rzeczy chronimy jak dane każdego innego pracownika. Rekrutacja jest dość niebezpiecznym tematem z punktu widzenia przyszłego Pracodawcy. Skarga do GIODO jest uprawnieniem coraz powszechniej stosowanym wśród obywateli. Ryzyko, że to właśnie na Nas ktoś doniesie jest coraz większe..

Zobacz też: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Autor: ODO 24 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Długi weekend i wysyp wolnego na szybko. Co może zrobić pracownik, gdy wizyta w rodzinnych stronach nie pójdzie zgodnie z planem?

Dzień Wszystkich Świętych zajmuje szczególne miejsce w sercach Polaków. Wielu z nich w czasie zbliżającego się weekendu wyjedzie w rodzinne strony. Nie tylko odwiedzą cmentarze, ale i spotkają się z rodziną. Pracodawcy mogą się spodziewać, że 3 listopada nie każdy stawi się do pracy.

Listopad to ostatni miesiąc na skorzystanie z tego uprawnienia. Aby zaoszczędzić w grudniu, trzeba szybko złożyć wniosek

Aby skorzystać z wakacji składkowych w grudniu 2025 roku, trzeba złożyć wniosek w listopadzie. Oznacza to, że czas na porządki na koncie ubezpieczonego i zawnioskowanie o ulgę, dobiega końca. Zainteresowani przedsiębiorcy powinni więc przystąpić do działania.

Sąd ogłosił upadłość znanej spółki finansowej. Co powinni zrobić wierzyciele?

W dniu 27 października 2025 roku Sąd Rejonowy w Zielonej Górze (Wydział Gospodarczy) wydał postanowienie o ogłoszeniu upadłości spółki Cinkciarz.pl Sp. z o.o. Sąd wezwał wierzycieli do zgłoszenia roszczeń, powołano także sędziego komisarza i wyznaczono syndyka. Jak poinformował PAP rzecznik Sądu Okręgowego w Zielonej Górze sędzia Bogumił Hoszowski - wszystkie postępowania o charakterze cywilnym, zarówno przed wydziałami cywilnymi, jak też przed wydziałami gospodarczymi z mocy prawa ulegają zawieszeniu.

Ugoda sądowa czy postępowanie sądowe w sprawach o naruszenie własności?

Praktyka pokazuje, iż spory o własność mogą trwać latami. Czy w takich sprawach właściciel rzeczy i naruszyciel mogą zawrzeć ugodę? Jak wygląda kwestia kosztów? Warto przyjrzeć się możliwym rozwiązaniom i ich prawnym skutkom.

REKLAMA

Milczące załatwienie sprawy po nowemu. Rewolucyjne przepisy, które już na zawsze mogą zmienić relacje obywatel–urząd

Rząd szykuje istotną zmianę w Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) – milczenie urzędnika może wkrótce oznaczać znacznie więcej niż tylko opieszałość. Projekt ustawy, który trafił właśnie do konsultacji, przewiduje rozszerzenie stosowania tzw. milczącego załatwienia sprawy. To część szerokiego pakietu deregulacyjnego, który ma uprościć życie zarówno obywatelom, jak i przedsiębiorcom.

Osoby powyżej 65 roku życia wykluczone przez rząd z najważniejszego świadczenia dla osób niepełnosprawnych – Rada Ministrów przyjęła ustawę, która rozczaruje wielu seniorów

W dniu 28 października br. rząd przyjął projekt ustawy o asystencji osobistej osób z niepełnosprawnościami, który – według informacji przekazanej przez Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych Łukasz Krasonia – czyni zadość wymaganiom Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych. Jednocześnie jednak – całkowicie wyklucza on z zakresu wsparcia (tj. prawa do świadczenia w postaci asystencji osobistej) niepełnosprawnych seniorów, czyli osoby z niepełnosprawnościami powyżej 65 roku życia. Z ww. Konwencji wynika natomiast, że – państwa, będące stronami Konwencji, zobowiązane są do uznania równego prawa wszystkich osób niepełnosprawnych do życia w społeczeństwie, nie wprowadzając żadnego ograniczenia ze względu na wiek osoby niepełnosprawnej.

Okularnicy muszą się mieć na baczności za kierownicą. Za to grozi mandat w wysokości 500 zł! O tym musisz pamiętać

Kierowcy z wadami wzroku powinni zachować szczególną ostrożność. Mimo że jazda w okularach korekcyjnych wydaje się standardowa, w niektórych przypadkach może skutkować mandatem w wysokości nawet 500 zł. Wysokość kary zależy od kodów, które są wpisane w twoim prawie jazdy. Upewnij się, że znasz obowiązujące przepisy, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

Nowe zasady nadawania polskiego obywatelstwa cudzoziemcom jako realizacja strategii migracyjnej. Co się zmieni?

Propozycje Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji dotyczące zaostrzenia zasad nadawania obywatelstwa polskiego to istotna zmiana w polityce migracyjnej państwa. Kierunek zaproponowany przez resort obejmuje m.in. wprowadzenie testu integracyjnego, obowiązek dobrej znajomości języka polskiego, deklarację lojalności wobec Rzeczypospolitej oraz wydłużenie wymaganego okresu pobytu. Celem rządu jest wzmocnienie znaczenia obywatelstwa jako przywileju, a nie wyłącznie formalnego statusu administracyjnego.

REKLAMA

To koniec z mrożeniem cen prądu - Minister Energii wydał jasny komunikat. W 2026 zapłacimy więcej?

Ceny prądu dla odbiorców mają pozostać zamrożone jedynie do końca tego roku, a rząd nie będzie kontynuował programu mrożenia cen prądu. To oznacza, że ceny za energię elektryczną zostaną uwolnione od stycznia 2026 r. Czy to oznacza, że już od stycznia trzeba będzie sięgać głębiej do portfela przy rachunkach za prąd?

Ranking lokat bankowych [październik 2025 r.] Masowa obniżka oprocentowania oszczędności

W październiku 2025 r. aż 12 banków pogorszyło warunki lokat i rachunków oszczędnościowych. Podobny ruch zaplanował też Minister Finansów ogłaszając od listopada kolejne cięcie oprocentowania detalicznych papierów skarbowych. Na razie napływ oszczędności do banków nie maleje, bo Polacy spodziewając się dalszych cięć stóp procentowych, chcą skorzystać z dotychczasowych ofert - ocenia Bartosz Turek, niezależny analityk rynku finansowego.

REKLAMA