REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata

Subskrybuj nas na Youtube
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia
Rekrutacja a ochrona danych osobowych kandydata. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podczas rekrutacji kandydatów do pracy nie należy zapominać o ochronie ich danych osobowych. Czy każdy potencjalny pracodawca o tym pamięta? W innym przypadku należy spodziewać się kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Klauzula zgody

Większość pracodawców poszukujących pracownika wie, już o minimalnych wymaganiach ochrony danych osobowych w zakresie rekrutacji, jak choćby konieczność zamieszczania informacji o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez rekrutów. Jednak niewielu wie, co to oznacza i jakie mamy obowiązki z tym związane. Jak powinna wyglądać rekrutacyjna klauzula zgody tak, byśmy mogli zachować CV na później, na potrzeby przyszłych rekrutacji? Co oznacza sama klauzula? – W zależności od zakresu jej treści może oznaczać zgodę na jedną konkretną rekrutację lub na wszelkie rekrutacje. Innymi słowy jeżeli nasz rekrut określi, iż zgoda obejmuje jedynie tą rekrutację to nie mamy podstawy do przetwarzania jego danych po jej zakończeniu.Natomiast jeżeli nie określi, o którą rekrutację mu chodzi to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez Pracodawcę. Teoretycznie oświadczenie powinno jednoznacznie określać, iż rekrutowi chodzi o „wszelkie” rekrutacje, natomiast w tym przypadku skala jednoznaczności jest wystarczająca.

REKLAMA

Zobacz również: Kompetencje społeczne podstawą potencjału zawodowego

Dane kandydata

Czy to oznacza, że jak mamy już dane rekruta to możemy robić z nimi co chcemy? Niestety nie, rekrutacja jako proces naboru pracowników jest dość ograniczona w zakresie działania przyszłego Pracodawcy i nie możemy tych danych, ani sprzedać, ani wykorzystać w jakimkolwiek innym celu np. marketingowym. Rekrutacja jest tu rozumiana jako nabór pracowników, ewentualnie współpracowników (zleceniobiorców). Oznacza to również, że po zakończonej rekrutacji na dane stanowisko możemy dane rekrutów dalej przetwarzać jedynie w celu kolejnej rekrutacji. Jeżeli niektórzy rekruci złożyli oświadczenie tylko co do tej jednej rekrutacji to w związku z tym, iż nie mamy dalej celu przetwarzania musimy ich dane usunąć (zniszczyć/anonimizować). Niechlubną praktyką jest, szczególnie u mikro Pracodawców, utylizowanie dokumentów aplikacyjnych w zwykłych śmietnikach. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest to niedopuszczalne, gdyż dokument typu CV czy list motywacyjny zawiera bardzo dużo danych osobowych, w tym i tzw. „dane wrażliwe” takie jak informacja o stanie zdrowia (np. grupa inwalidzka), nałogach (np. palący/niepalący), nieraz przynależności związkowej lub partyjnej. Tak naprawdę rekruci mogą umieścić w swoich dokumentach aplikacyjnych wszystko, wiec należy objąć te dokumenty szczególną ochroną, co najmniej taką, jaką zabezpieczamy akta osobowe naszych pracowników.

Usuwanie / anonimizowanie

W zakresie niszczenia dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej sprawa jest dość prosta. Po prostu usuwamy dokumenty z załączników pocztowych i sprawa jest zakończona. Problem może się pojawić, gdy dane od kandydatów do pracy były zbierane za pośrednictwem formularza na stronie www, wtedy usunięcie wszelkich danych może być problematyczne. Dane osobowe w wersji papierowej, czyli nie tylko same CV czy listy motywacyjne, a również notatki ze spotkań kwalifikacyjnych zawierające dane osobowe powinny być usuwane z wykorzystaniem niszczarek mechanicznych. – Oczywiście zbioru danych osobowych z rekrutacji podobnie jak zbioru danych osobowych naszych pracowników nie rejestrujemy w GIODO, gdyż nie podlegają one rejestracji na mocy ustawy.–  Z jednym wyjątkiem, jeżeli prowadzimy np. biuro pośrednictwa pracy lub firma „headhunterska”, wtedy zgodnie z wytycznymi GIODO zbiór taki podlega rejestracji, gdyż pracownicy nie są rekrutowani na potrzeby własne, a na potrzeby innych podmiotów.

Polecamy serwis: Praca

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozmowy kwalifikacyjne

W procesie rekrutacji należy również zwrócić szczególną uwagę by w trakcie rozmów kwalifikacyjnych nie udostępnić nawet przypadkiem danych osobowych jednych rekrutów, drugim. Często zdarza się, że w trakcie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych rekrut siada naprzeciwko przyszłego pracodawcy i widzi leżące na stole wydrukowane CV kogoś innego przez cały czas rozmowy. Co więcej zdarza się, że rekrut zostanie sam na sam, czyli bez nadzoru osoby upoważnionej z danymi osobowymi pozostałych rekrutów. Należy również zwrócić uwagę by umawiając czy też zapraszając rekrutów na rozmowy kwalifikacyjne nie przesłać im przypadkiem adresów mailowych wszystkich pozostałych osób zaproszonych, gdyż adres mailowy może również stanowić daną osobową. Powyższe przestrogi mogą wydawać się banalne, jednak liczba incydentów/wycieków danych osobowych w trakcie rekrutacji jest jedną z najwyższych.

Lepiej zapobiegać, niż...

Jak ustrzec się przed naruszeniem prawa do prywatności kandydata do pracy? Najprostszą metoda jest ustalenie jasnej i jednoznacznej procedury rekrutacji, która będzie również uwzględniała, nie tylko etapy rekrutacji, czy wymogi kwalifikacyjne, a również zasady zachowania poufności procesu rekrutacji. Dodatkowo warto zawrzeć w procedurze informacje o tym, jakich danych można żądać od kandydata do pracy. – W praktyce są to tylko te dane, które wynikają wprost z Ustawy (Kodeks Pracy), np. nie można żądać wyciągu z KRK lub oświadczenia o karalności. Jeżeli informacje otrzymamy od kandydata dobrowolnie  np. będą zawarte w CV to będzie to legalne natomiast, jeżeli o nie poprosimy to będzie to już naruszenia prawa do prywatności. Podsumowując rekrutacja poza znaczeniem w zakresie naboru nowego pracownika posiada również zagrożenia związane z ochroną danych osobowych, osób, które odpowiedzą na nasze ogłoszenie. Kwestie te mogą zostać przesunięte na inny podmiot, jeżeli skorzystamy z biura pośrednictwa pracy lub innego podmiotu, który trudni się doborem pracowników. W takim przypadku jako Pracodawca nie bierzemy udziału w faktycznej rekrutacji tylko otrzymujemy jej efekt, czyli gotowego do zatrudnienia pracownika, którego dane z natury rzeczy chronimy jak dane każdego innego pracownika. Rekrutacja jest dość niebezpiecznym tematem z punktu widzenia przyszłego Pracodawcy. Skarga do GIODO jest uprawnieniem coraz powszechniej stosowanym wśród obywateli. Ryzyko, że to właśnie na Nas ktoś doniesie jest coraz większe..

Zobacz też: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Autor: ODO 24 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polacy chcą szybko na emeryturę, ale nie chcą przestać żyć aktywnie. Tylko nieliczni pracują po 60-tce

Choć prawo pozwala łączyć emeryturę z pracą, robi to zaledwie 11,6 proc. Polaków w wieku 50–74 lat. Ponad połowa osób zbliżających się do wieku emerytalnego nie wyobraża sobie dalszej aktywności zawodowej. Eksperci ostrzegają: bez zachęt do pracy po 60. roku życia system emerytalny może się nie utrzymać.

Nowe prawo planistyczne 2026: Co oznacza dla właścicieli gruntów rolnych? Ekspert wyjaśnia

Najistotniejszą zmianą wydaje się fakt, iż „dla właścicieli gruntów rolnych tych najlepszych klas bonitacyjnych, położonych poza granicami miast zasadniczo do czasu uchwalenia planu ogólnego nie będzie możliwe uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy, a więc i faktyczne odrolnienie nieruchomości.” – mówi Barbara Pancer w wywiadzie z ekspertem INFOR, [Radca prawny, local partner w warszawskiej praktyce nieruchomości kancelarii Greenberg Traurig].

Wielka zmiana w polskiej polityce! Premier Donald Tusk ogłosił nowy rząd: mniej ministrów, więcej odpowiedzialności, nowa jakość zarządzania państwem

„Porządek, bezpieczeństwo i przyszłość” – to trzy filary, które mają kierować nowym gabinetem Donalda Tuska. Premier ogłosił zmniejszenie liczby ministrów konstytucyjnych z 26 do 21, utworzenie nowych superministerstw, powołanie kontrolingu pracy ministrów i całkowicie nowe podejście do energetyki, finansów i relacji międzynarodowych.

Niższa renta: dla jednych tak a dla drugich nie. RPO interweniuje

Niższa renta: dla jednych tak a dla drugich nie. RPO interweniuje - dlaczego? Chodzi o osiemnaste urodziny i rentę rodzinną. Mówi się, że 18-stka to symboliczny próg dorosłości, czas nowych praw, ale też i obowiązków. Chociaż dla większości młodych ludzi to radosny moment, to istnieje jednak grupa, dla której ten dzień, zamiast otwierać nowe możliwości, przynosi pewne bolesne finansowe rozczarowanie. Chodzi o rentę rodzinną, która dla niektórych nie jest już tak wysoka, jak przed ukończeniem 18. roku życia.

REKLAMA

Rewolucja technologiczna bez kobiet? Sztuczna inteligencja może pogłębić nierówności

Rewolucja technologiczna bez kobiet? Sztuczna inteligencja może pogłębić nierówności, chociaż sektor sztucznej inteligencji woła o nowych specjalistów, ale kobiet wciąż jest w nim jak na lekarstwo. Choć to one częściej niż mężczyźni kończą studia wyższe, rzadziej wybierają karierę w branży technologicznej. Jaki będzie miało to wpływ na sytuację kobiet na rynku pracy?

Koniec z ulgami na dzieci. Rodzice lawinowo tracą wsparcie: paradoksalnie za sprawą dzieci i wzrostu płac

Koniec z ulgami na dzieci. Rodzice lawinowo tracą wsparcie: paradoksalnie za sprawą dzieci i wzrostu płac. Jak to możliwe? A no tak, że dzieci często dorabiają w wakacje a ich zarobki mają wpływ na sytuację finansową rodziców i przekroczenie pewnych progów podatkowych, które wpływają na utratę różnych ulg.

Rekonstrukcja rządu. 23 lipca 2025 r. premier przedstawi nową Radę Ministrów

Premier ogłosi skład nowej Rady Ministrów w środę o godz. 10:00. Zgodnie z deklaracjami rządu celem rekonstrukcji ma być efektywniejsza i skuteczniejsza praca Rady Ministrów.

Hołownia chce badać posłów alkomatem. Projekt ustawy po incydentach w Sejmie

Marszałek Sejmu Szymon Hołownia przygotował projekt ustawy, który umożliwi marszałkowi zlecenie badania alkomatem posła podejrzewanego o nietrzeźwość w czasie obrad. "Kończymy tolerowanie pijanych posłów" – zapowiedział. Projekt ma być odpowiedzią na incydenty, do których dochodziło już kilkukrotnie.

REKLAMA

Jak wspierać naukę i zaangażowanie pracowników?

Dla 70 proc. pracowników z pokolenia Z cotygodniowe zdobywanie nowych umiejętności jest jednym z podstawowych oczekiwań wobec pracodawcy. Młode pokolenie coraz częściej poszukuje w pracy sensu, wyzwań i realnych możliwości rozwoju. Dlatego firmy oferują coraz więcej różnorodnych inicjatyw wspierających naukę i zaangażowanie.

Szybciej, łatwiej, taniej: rozwód pozasądowy. Opinia RPO do projektu

Szybciej, łatwiej, taniej: rozwody pozasądowe. Być może tak - jest projekt, a RPO właśnie wydał o nim opinię. Główne założenie jest takie, że ma dojść do stworzenia alternatywnej, szybszej i mniej sformalizowanej ścieżki do rozwiązania małżeństwa, omijającej sale sądowe. Ma to być odpowiedź na potrzeby tych par, które rozstają się w pełnej zgodzie i nie chcą przechodzić przez często długotrwały i stresujący proces sądowy. A wszystko to za sprawą projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (nr UDER24, wersja z 17 czerwca 2025 r.).

REKLAMA