Czy od odszkodowania za wydatki poniesione w związku z przesunięciem udzielonego wcześniej urlopu należy opłacić podatek i składki?

Zwrot kosztów związanych z przesunięciem urlopu w kwotach faktycznie poniesionych i udokumento­wanych nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Natomiast zwrot kosztów poniesionych na wyjazd żony i dzieci Państwa pracownika w sytuacji, gdy mieli oni możliwość wykorzystać wycieczkę w pierwot­nym terminie, stanowi przychód ze stosunku pracy i musi zostać opodatkowany i oskładkowany.

Zwrot kosztów w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika w związku z planowanym urlopem, który został przesunięty przez pracodawcę lub z którego pracownik został odwołany, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy. Przychód podatkowy polega bowiem na zwiększeniu wartości aktywów albo zmniejszeniu wartości zobowiązań. W Państwa przypadku zwrot kosztów wycieczki nie będzie stanowił żad­nego przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, ponieważ jedynie wyrówna stratę, jaką pracownik poniósł w związku z przesunięciem terminu urlopu. Strata polega na tym, że pracownik, mimo poniesienia określonych wydatków, nie mógł skorzystać z wykupionych świadczeń (zakup wycieczki). W omawianym przy­padku nie mamy więc do czynienia ze sfinansowaniem przez pracodawcę świadczeń (przysporzeniem po stronie pracownika), ponieważ pracownik z tych świadczeń nie skorzystał (nie mógł skorzystać).

Zobacz serwis: Urlopy

Stanowisko to potwierdza m.in. wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu interpretacja po­datkowa z 22 października 2010 r. (sygn. ILPB2/415-704/09/10-S/WM) oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r. (SA/Go 56/10), zgodnie z którym pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych z tytułu przesunięcia pracownikowi terminu urlopu ma charakter odszkodowawczy, a w kon­sekwencji przedmiotowe środki nie mieszczą się w otwartym katalogu przychodów określo­nych w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kwoty wypłacone pracownikowi, które nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, nie podlegają rów­nież oskładkowaniu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi bo­wiem przychód uzyskany ze stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej).

Inaczej będzie w przypadku nieformalnego odszkodowania, które ma być wypłacone z tytułu odwo­łania wyjazdu rodziny Państwa pracownika. Jako pracodawca nie mają Państwo obowiązku pokrywania kosztów poniesionych na wyjazd osób, które mogły się udać w zaplanowanym terminie na wykupioną wycieczkę - nawet jeżeli są członkami najbliższej rodziny pracownika. Zwrot połowy kosztów związanych z odwołaniem ich wyjazdu nie stanowi odszkodowania z tytułu kosztów bezpośrednio związanych z prze­sunięciem urlopu, ponieważ obecność pracownika w pracy nie oznaczała konieczności rezygnacji z po­dróży przez jego żonę i dzieci. Inaczej byłoby w sytuacji, gdyby pracownik planował urlop np. wyłącznie z dziećmi, które nie mogłyby same i bez nadzoru wyjechać na wycieczkę.

Zobacz serwis: Prawa pracownika

Zwrot kosztów z tytułu niewykorzystanej wycieczki przez żonę i dzieci pracownika stanowi zatem jego przychód ze stosunku pracy i należy od niego obliczyć i opłacić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS.

Podstawa prawna:

• art. 117 § 2, art. 164, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863
• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831