Sygnaliści i procedura zgłoszeń wewnętrznych – wszystko co musisz wiedzieć

• Zgłoszenia sygnalistów
• Zgłoszenia wewnętrzne sygnalisty
• Zapewnienie możliwości zgłoszeń wewnętrznych
• Ustalenie procedury zgłoszeń po konsultacjach
• Procedura zgłoszeń wewnętrznych – wejście w życie
• Obowiązek informowania o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
• Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co określa?
• Zgłoszenie ustne sygnalisty
• Zgłoszenie pisemne sygnalisty
• Rozpatrywanie zgłoszeń sygnalisty
• Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
• Kary

Zgłoszenia sygnalistów

Ponownie wracam z tematem sygnalistów. Obiecałam wam, że będzie o kanałach zgłoszeń wewnętrznych, zewnętrznych i o zgłoszeniach a raczej ujawnieniach publicznych. 

Wiecie już kto może być sygnalista i jakie naruszenia prawa może zgłaszać. Dziś powiem wam w jaki sposób może to zgłaszać. Jak już wspomniałam mamy trzy możliwości. 

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

Zgłoszenia wewnętrzne sygnalisty

Pierwsza to zgłoszenie wewnętrzne – i właśnie na nich chcę się dzisiaj skupić bo temat jest dość obszerny. 

Pod pojęciem zgłoszeń wewnętrznych należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa; No to teraz sobie ustalmy kto to taki jest ten podmiot prawny – to podmiot prywatny lub podmiot publiczny. Rozwijamy dalej ten kłębek 😊 podmiot publiczny czyli wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego z kolei przez podmiot prywatny rozumiemy osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi.

Zapewnienie możliwości zgłoszeń wewnętrznych

I tutaj dochodzimy do tego co nas zapewne najbardziej interesuje a mianowicie – kto musi udostępnić możliwość takich zgłoszeń wewnętrznych? Przepisy ustawy stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Gdybyście mieli problem jak liczyć liczbę osób, ustawodawca nam to wyjaśnił - do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Od razu mówię, że jeśli chcecie wprowadzić u siebie procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych to możecie to zrobić nawet jak zatrudniacie 20 czy 30 osób. 

No ale oczywiście żeby nie było tak prosto – to mamy tutaj wyjątki – próg 50 osób, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej. Mogą to być np.  

• podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów, banki, instytucje parabankowe
• firmy ubezpieczeniowe,
• podmioty świadczące usługi finansowe, obrót papierami wartościowymi, instrumentami rynku pieniężnego, fundusze inwestycyjne
• firmy świadczące usługi audytu,
• biura rachunkowe,
• podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw gospodarczych w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej i kwestii z nimi związanych, jak również doradztwo i usługi dotyczące łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw gospodarczych.

W przypadku podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego obowiązki podmiotu prawnego wykonują jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego.

Przepisów dotyczących zgłoszeń wewnętrznych  nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gmin lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawców

Ustalenie procedury zgłoszeń po konsultacjach

Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z: 

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Takie konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od momentu przedstawienia przez podmiot prawny czyli np. pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – wejście w życie

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Obowiązek informowania o procedurze zgłoszeń wewnętrznych

Teraz uwaga, ważna kwestia, o której należy pamiętać - osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co określa?

Wiecie już, że trzeba wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych – tylko co ona powinna określać? Co powinno się w niej znajdować? Spokojnie – tutaj również mamy jasne wytyczne 😊 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Jeśli udało się wam przebrnąć przez to, co powinna określać procedura zgłoszeń wewnętrznych to zapewne zauważyliście, że jest tam kilka ważnych terminów – jako podmiot który wprowadził taką procedurę mamy 7 dni na potwierdzenie sygnaliście, że przyjęliśmy jego zgłoszenie, a następnie 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej co dzieje się z jego zgłoszeniem, jak zostało rozpatrzone, jakie podjęliśmy środki naprawcze itd.    – chyba że sygnalista nie podał nam adresu, na który taką informacje możemy przesłać.

Dodatkowo w procedurze zgłoszeń wewnętrznych możemy np. umieścić wskazanie naruszeń, dotyczących regulacji wewnętrznych (np. regulaminu pracy)  lub standardów etycznych ustanowionych w podmiocie, co pozwoli sygnaliście zgłaszać również takie naruszenia. 

W procedurze musimy opisać sposoby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Tutaj mamy małą swobodę, ponieważ ustawodawca mówi wyraźnie, że musi to być co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. 

Zgłoszenie ustne sygnalisty

Jeśli chodzi o zgłoszenia ustne, mamy konkretne wytyczne. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie: 

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2. kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę lub osobę, lub podmiot zewnętrzny 

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez jednostkę lub osobę, lub podmiot zewnętrzny. 

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. 

W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez jednostkę lub osobę, lub podmiot zewnętrzny. 

Sygnalista w każdym z tych w/w przypadków może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia czy to protokołu z rozmowy, czy transkrypcji tej rozmowy poprzez złożenie swojego podpisu. 

Podkreślam jednak, że „może” a nie „musi”. 

Zgłoszenie pisemne sygnalisty

Ze zgłoszeniem pisemnym nie ma już takich wymogów - może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Pamiętajcie jednak, że dane sygnalisty muszą być chronione, więc warto wpisać w procedurze, gdzie opisujemy możliwość składania zawiadomień pisemnie na adres korespondencyjny, że powinien się tam znaleźć dopisek „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych pełnomocnika”. To z pewnością uchroni nas przed sytuacja, że osoba niepowołana może poznać dane sygnalisty. 

Rozpatrywanie zgłoszeń sygnalisty

Skoro mowa o osobie upoważnionej to warto zaznaczyć, ze tutaj podobnie jak we wspomnianym już RODO – osoby, które będą się zajmować rozpatrywaniem zgłoszeń sygnalistów, muszą mieć wydane stosowne upoważnienia, oraz muszą być poinstruowane o konieczności zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, jakie powezmą w toku prowadzenia postepowania wyjaśniającego. Ważne jest, aby to były osoby bezstronne, empatyczne o dużej wiedzy. 

Możemy również upoważnić podmiot zewnętrzny do obsługiwania zgłoszeń wewnętrznych w naszej firmie czyli do np. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazania informacji zwrotnej sygnaliście czy też procedury zgłoszeń wewnętrznych  – tutaj należy pamiętać o podpisaniu stosownych umów. Pamiętajcie jednak o tym, że podpisanie umowy z podmiotem zewnętrznym nie zwalnia z odpowiedzialności podmiotu prawnego - czyli np., pracodawcy, właściciela firmy, - za dochowanie obowiązków zawartych w ustawie przede wszystkim obowiązków dotyczących zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej czy podjęcia działań następczych – czyli w skrócie wyjaśnienia zgłoszenia sygnalisty. 

Fajne jest to, że podmioty prawne należące do grupy kapitałowej mogą ustalić sobie jedną wspólną procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych..

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Mamy procedurę ale to nie koniec papierologii. Żeby nie było tak prosto to podmiot prawny musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, gdzie staje się ADO (Administratorem Danych Osobowych) zgromadzonych danych osobowych zawartych w tym rejestrze, Wpisów do takiego rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszeń wewnętrznych, 

Co powinien zawierać taki Rejestr zgłoszeń wewnętrznych? Już wam mówię: 

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji  tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

Kary

A teraz na zakończenie wątku zgłoszeń wewnętrznych wisienka na torcie:

Gdybyście przypadkiem stwierdzili, że nie będziecie wdrażać u siebie takiej procedury zgłoszeń wewnętrznych lub że jednak umilicie życie sygnaliście za to, że złożył zawiadomienie i podejmiecie jakieś działania odwetowe, albo ujawnicie jego tożsamość  to postraszę was trochę sankcjami, jakie nakłada na nas ustawa.

1. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
2. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3
3. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
4. Jeżeli sprawca w/w czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
6. Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Mam nadzieję że kwestię zgłoszeń wewnętrznych i procedur z tym związanych macie już w małym palcu. Zostały nam jeszcze zgłoszenia zewnętrzne i publiczne i kilka kwestii związanych ze statystykami. Ale o tym napiszę wam przy następnej okazji.