Istotne zmiany w biurach rachunkowych. Czy każde jest już gotowe do działania na nowych zasadach? Możliwe są dwie drogi postępowania

• Rola pracodawców w ochronie sygnalistów, a praca zarobkowa
• Obowiązki biur rachunkowych związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Rola pracodawców w ochronie sygnalistów, a praca zarobkowa

Tematyka dotycząca sygnalistów od kilku miesięcy niezmiennie znajduje się wśród tych, budzących największe zainteresowanie. Biorąc pod uwagę ilość podmiotów, które w związku ze zmianą przepisów muszą wdrożyć w swojej codziennej działalności stosowne procedury oraz ilość podmiotów, które mogą być zainteresowane skorzystaniem z tego rodzaju procedur, można śmiało powiedzieć, że może nią być zainteresowana każda pełnoletnia osoba. Oczywiście zainteresowanie jest na pewno większe w pierwszej ze wskazanych grup, bo to ona została obciążona szeregiem nowych obowiązków, z których w odpowiednim terminie musi się wywiązać. Szczególną rolę w tej grupie odgrywają pracodawcy. Z uwagi na duże zainteresowanie tematyką sygnalistów i fakt, że wciąż pojawiają się nowe publikacje na ten temat, można śmiało założyć, że każdy pracodawca już wie, że kluczowym kryterium, które w jego wypadku decyduje o powstaniu nowych obowiązków związanych z sygnalistami, jest stan zatrudnienia. Przepisy ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów przewidują bowiem, że co do zasady stosuje się je do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Co istotne, do tej liczby wlicza się pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Oznacza to, że pojęcie pracy zarobkowej jest znacznie szersze od pojęcia zatrudnienia, a zamiarem ustawodawcy było stosowanie wprowadzanych przepisów do jak największej grupy podmiotów.

Obowiązki biur rachunkowych związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Wskazana graniczna liczba 50 osób, to całkiem sporo i sprawia to, że wielu małych przedsiębiorców zatrudniających raptem kilku pracowników odetchnęło zapewne z ulgą na wieść o tym, że obowiązek wprowadzania odpowiednich procedur ich ominie. W tej grupie podmiotów warto jednak zwrócić uwagę na szczególną kategorię pracodawców, jakimi są biura rachunkowe. Choć zapewne znajdą się w niej i takie, które przekraczając ustawową granicę 50 osób, to jednak większość biur prowadzi stosunkowo niedużych rozmiarów działalność i zatrudnia od kilku do kilkunastu osób. Ich właściciele muszą jednak pamiętać o tym, że niestety nie oznacza to, że ominie ich obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej, o której mowa w przepisach dotyczących sygnalistów. Biura te są bowiem szczególną kategorią podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Podmioty te, w tym wszystkie biura rachunkowe, bez względu na liczbę osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową, będą miały obowiązek stosowania przepisów o ochronie sygnalistów. Oznacza to, że każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. W procedurze tej musi wskazać m.in. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, a także sposoby przekazywania tych zgłoszeń. Niezbędne będzie również określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Jednak w przypadku biur rachunkowych dopełnienie tych formalności może okazać się utrudnione. Dlaczego? Bo już od 13 lipca 2018 r. znajdują się one w gronie instytucji zobowiązanych do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na ich rzecz rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że w każdym biurze rachunkowym powinna już od dłuższego czasu działać tego rodzaju procedura, która niestety, w zakresie stawianych jej wymagań, nie jest zbieżna z wymaganiami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów. Oznacza to, że biuro może obecnie podjąć działania dwojakiego rodzaju: 

1. dostosować funkcjonującą już w nim procedurę zgłoszeń do wymagań obu ustaw, lub
2. ustalić drugą, odrębną procedurę, która wypełni wymogi ustawy o sygnalistach i będzie działała równolegle do procedury realizującej wymogów ustawy AML/CFT.