Umowa najmu mieszkania - na czas określony czy nieokreślony?

• Umowa najmu nie jest taka prosta
• Postanowienia umowy najmu
• Kiedy warto stosować umowę najmu na czas nieoznaczony?
• Umowa najmu na czas oznaczony
• Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas oznaczony?
• Czy forma zawarcia umowy najmu ma znaczenie?
• Czy umowę na czas określony można zawrzeć na dowolnie długi termin?
• Wypowiedzenie umowy najmu z przyczyn leżących po stronie najemcy
• Czyli jaka forma umowy najmu dla lokalu będzie najlepsza?

Umowa najmu nie jest taka prosta

Umowa najmu nieruchomości wydaje się bardzo prostą umową, którą bez mała każdy potrafi skonstruować (lub ściągnąć z internetu). Niestety, tak nie jest. Czasem pewne logicznie brzmiące rozwiązania nie będą właściwe. Dzieje się tak dlatego, bo kiedy przepisy obowiązującego prawa w szczegółowy sposób określają daną sytuację, to wtedy zapisy umowne wbrew przepisom mogą nie mieć zastosowania. Umową możemy regulować wyłącznie te obszary, które nie są wskazane w ustawach do bezwzględnego stosowania. Jeśli do treści umowy najmu wprowadzimy zapisy niezgodne z obowiązującym prawem, to i tak będą obowiązywać te z przepisów. A o tym możemy boleśnie się przekonać będąc już w sporze z drugą stroną najmu. W szczególności właściciel nieruchomości jako wynajmujący powinien mieć wiedzę z tego zakresu, gdyż po pierwsze najczęściej to on dostarcza wzór umowy najmu a po drugie przepisy, w szczególności w zakresie najmu lokali mieszkalnych mają za cel chronić najemcę, jako tą słabszą stronę w relacji. Jednym z elementów, które mają ogromne znaczenie w relacjach najmu jest czas trwania umowy. Dlatego należy dobrze rozważyć wszystkie za i przeciw dobierając czas trwania umowy najmu.

Postanowienia umowy najmu

Zawierając umowę najmu nieruchomości określamy w niej szereg parametrów, które uzgodniliśmy m.in. kwestie związane z wysokością czynszu, opłatami ponoszonymi przez najemcę, wysokością kaucji czy szczególnymi zobowiązaniami każdej ze stron. Jednym z kluczowych elementów umowy najmu jest planowany czas jej trwania: może być ona zawarta na czas nieoznaczony lub na czas oznaczony.

Kodeks cywilny - artykuł 659:
§ 1. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Skoro przepisy wskazują, że obie formuły są prawidłowe, to czym kierować się w wyborze opcji, i jakie mogą z tego wyniknąć konsekwencje?

Kiedy warto stosować umowę najmu na czas nieoznaczony?

Kiedy nie ma znaczenia jak długo będzie trwał najem i chcemy mieć elastyczną możliwość kształtowania okresu najmu wydawać by się mogło, że najlepszym zastosowaniem będzie zawarcie umowy na czas nieoznaczony a także wskazanie odpowiedniego okresu wypowiedzenia, który pomoże zakończyć umowę w dogodnym dla nas terminie.

Kodeks cywilny - artykuł 673:
§ 1. Jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku z zachowaniem terminów ustawowych.
§ 2. Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu są następujące: gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny miesięcznie - na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu - na trzy dni naprzód; gdy najem jest dzienny - na jeden dzień naprzód.

Kodeks cywilny - artykuł 688 - Najem lokalu:
Jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Przepisy kodeksu cywilnego dopuszczają, że terminy wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas nieokreślony mogą być ustalone w umowie, jednak doprecyzowują minimalny okres wypowiedzenia w przypadku najmu lokalu, kiedy czynsz płatny jest miesięcznie. Termin ten wynosi 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Jednakże, jeśli wynajmujemy lokal mieszkalny osobie fizycznej, który będzie zaspokajał potrzeby mieszkaniowe tej osoby mamy do czynienia z “lokatorem”, a ten będzie specjalnie chroniony innym przepisem: Ustawą o ochronie praw lokatorów. W tym przypadku właściciela lokalu obowiązują ustawowe terminy wypowiedzenia umowy najmu, wymienione w Ustawie o ochronie praw lokatorów, a powyższy przepis będzie miał zastosowanie głównie dla najmu o charakterze komercyjnym.

Ustawa o ochronie praw lokatorów - art 11:
1. Jeżeli lokator jest uprawniony do odpłatnego używania lokalu, wypowiedzenie przez właściciela stosunku prawnego może nastąpić tylko z przyczyn określonych w ustawie [….]. Wypowiedzenie powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie oraz określać przyczynę wypowiedzenia.

Te terminy wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego w zależności od sytuacji opisanej w ustawie wynoszą od miesiąca (głównie z przyczyn leżących po stronie najemcy) do nawet 3 lat, a mogą też zaistnieć przypadki, gdy nie ma możliwości wypowiedzenia umowy najmu (np. w pewnych przypadkach gdy najemcą jest osoba w wieku lat 75 i więcej). Dlatego, jeśli wynajmujący chce mieć możliwość zakończenia umowy najmu, w szczególności dla lokali mieszkalnych, w określonym terminie to podpisanie umowy najmu na czas nieoznaczony może mocno skomplikować jego plany.

Inaczej sytuacja ma się do najemcy - jego obowiązują umowne terminy wypowiedzenia umowy najmu (lub ustawowe, jeśli w umowie ich nie określono).

Umowa najmu na czas oznaczony

Umowa najmu może być zawarta na czas oznaczony. Wtedy w umowie precyzyjnie określamy okres na jaki jest najem np. okres dwóch lat lub wskazujemy daty w jakich umowa obowiązuje. Cechą umowy zawartej na czas oznaczony jest trwałość przez wskazany okres. Oznacza to, że każda ze stron będzie wykonywała umowę najmu w określonym terminie: korzystała z lokalu i opłacała czynsz (najemca) lub udostępniała odpłatnie lokal (wynajmujący). Dzięki temu już na wstępie można określić ramy czasowe, w których będziemy wynajmować nieruchomość. W przypadku, gdy po zakończeniu czasu najmu zdecydujemy się nadal wynajmować lokal, nie ma przeszkód, aby nowym najemcą został dotychczasowy lokator. Wtedy najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest podpisanie aneksu przedłużającego umowę najmu.

Ważne jest, aby przed końcem umowy najmu, która ma ulec przedłużeniu został podpisany odpowiedni aneks. Przepisy przewidują dorozumiane przedłużenie umowy najmu, jeśli po upływie czasu najmu najemca za zgodą wynajmującego kontynuuje najem. Niestety przedłużenie następuje wtedy na czas nieoznaczony.

Kodeks cywilny - artykuł 674:
Jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nie oznaczony.

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas oznaczony?

Określając czas oznaczony w umowie, zapewniamy o trwałości tego stosunku prawnego przez umówiony czas. Dlatego wypowiedzenie umowy zawartej na czas oznaczony może być wyłącznie w sytuacjach jakie przewidują przepisy lub zostały wskazane w umowie najmu.

Kodeks cywilny - artykuł 673:
§ 3. Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Oznacza to, że w umowie najmu na czas oznaczony nie będą skuteczne terminy wypowiedzenia umowy, jeśli nie odpowiadają przypadkom ustawowym lub umownym. Dopuszczenie wypowiedzenia umowy w wypadkach w umowie wskazanych daje jednak dużą elastyczność stronom umowy najmu zarówno lokali mieszkalnych jak i komercyjnych, którzy przewidując pewne wydarzenia, które mogą pojawić się w przyszłości mogą zastrzec przy ich zaistnieniu możliwość wcześniejszego zakończenia stosunku najmu.

W przypadku najmu lokali mieszkalnych zastrzeżenia mogą dotyczyć m.in. utraty źródła dochodów przez najemcę, sytuacji związanej z koniecznością wyprowadzki najemcy do innego miasta związanej ze zmianą miejsca pracy, czy też powiększenia rodziny najemcy. W przypadku wynajmującego może to być na przykład chęć sprzedaży lokalu (np. zawarcie umowy przedwstępnej) czy powrót bliskiego członka rodziny z zagranicy, który będzie miał zamieszkać w lokalu po powrocie. Oczywiście wszystkie te wypadki powinny być opisane precyzyjnie, aby mogły być wykorzystane zgodnie z pierwotną intencją i nie stanowiły pola do nadużyć.

Czy forma zawarcia umowy najmu ma znaczenie?

Znakiem czasów jest, że coraz częściej chcemy załatwić wszystko zdalnie, bez papierów. Jednakże umowa najmu lokalu została ściśle opisana w przepisach i ma to również odniesienie do formy umowy najmu. Aby nie było wątpliwości co do szczegółowych ustaleń związanych z umową to w interesie stron umowy jest aby wszelkie postanowienia jakie poczynili były możliwe do udowodnienia. Dlatego rozsądnie jest, aby umowa najmu zawarta była w formie co najmniej dokumentowej (ustalenia mailowe, podpisany dokument na skanie itp). Jednakże w przypadku gdy umowa najmu ma być zawierana na okres powyżej roku musi być ona zawarta na piśmie, w przeciwnym razie bez względu na umówiony okres umowy będzie umową na czas nieoznaczony.

Kodeks cywilny - artykuł 673:
Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nie oznaczony.

Jeżeli więc ważne jest, aby umowa była zawarta na czas oznaczony np. na dwa lata, bezwzględnie należy zawrzeć ją tradycyjnie, w formie pisemnej.

Czy umowę na czas określony można zawrzeć na dowolnie długi termin?

Formalnie nie ma przeszkód, aby umowę najmu zawrzeć na dowolny okres, np. na lat 50. Tylko dziś trudno przewidzieć sytuację w tak odległym terminie. Dlatego przepisy w przypadku najmu dłuższego niż 10 lat, a w przypadku przedsiębiorców dłuższego niż 30 lat, zmieniają z automatu po tym okresie umowę na czas nieoznaczony. 

Kodeks cywilny - artykuł 661:
§ 1. Najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nie oznaczony.
§ 2. Najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

Jeśli zawieramy umowę najmu okazjonalnego, przepisy wskazują, że może być zawarta na czas maksymalnie lat 10.

Ustawa o ochronie praw lokatorów - Art. 19a. Umowa najmu okazjonalnego lokalu: 
1. Umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Natomiast w przypadku najmu instytucjonalnego ten czas dla odmiany w żaden sposób nie jest ograniczony, a wręcz przeciwnie, przepisy o przekształceniu umowy najmu na czas nieoznaczony po upływie pewnego terminu nie mają zastosowania. Dlatego w trybie najmu instytucjonalnego nie ma przeszkód i komplikacji by wskazać np. 50-letni czas trwania umowy.

Ustawa o ochronie praw lokatorów - Art. 19f. Umowa najmu instytucjonalnego lokalu:
2. Umowa najmu instytucjonalnego lokalu zawierana jest na czas oznaczony. Przepisu art. 661 przedłużenie umowy najmu § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny nie stosuje się.

Wypowiedzenie umowy najmu z przyczyn leżących po stronie najemcy

Nie zawsze najemca, który zostanie wybrany okaże się tym odpowiednim. Jeżeli nie płaci ustalonego czynszu lub jego zachowanie nie jest odpowiednie, a także w przypadkach gdy z lokalu korzysta niezgodnie z umową - można wypowiedzieć umowę najmu, zgodnie z terminami wskazanymi w przepisach Ustawy o ochronie praw lokatorów (najem na cele mieszkalne) lub Kodeksu cywilnego (pozostały najem lokali).

Czyli jaka forma umowy najmu dla lokalu będzie najlepsza?

Decydując się na wynajem lokalu zawsze warto pomyśleć o czasie, na który lokal udostępniamy. Bardzo często wynajmującemu zależeć będzie na stałym wieloletnim najemcy, ale nie jest tak zawsze. Mając mieszkanie zakupione pod kątem dorastających dzieci lub wynajęte na czas wyjazdu do pracy do innego miasta lub kraju z perspektywą powrotu istotne jest, aby w odpowiednim momencie samemu móc korzystać z lokalu. Czasem też z najemcą nie najlepiej się dogadujemy, choć ten nie daje formalnych powodów do wypowiedzenia.

Z tych przyczyn lepszym rozwiązaniem dla wynajmującego (w szczególności dla lokalu mieszkalnego) będzie zawarcie umowy najmu na czas oznaczony. Nie tylko z góry określa on czas trwania umowy, która po prostu zakończy się po ustalonym terminie, ale też otrzymuje pewną gwarancję najemcy przez pewien czas, co zamortyzuje mu koszt pozyskania najemcy i udostępnienia lokalu do najmu. Kosztów tych wcale nie jest mało, to m.in. wynagrodzenie pośrednika, koszty marketingu czy ogłoszeń, przygotowanie lokalu do najmu - odświeżenie, uzupełnienie wyposażenia, koszty dojazdów, fotografa, home-stagera, czy koszty prawnika itp.

Agata Stradomska, menedżer agencji nieruchomości